KOFA: Kvalifikasjonskrav må være oppfylt ved søknads- eller tilbudsfrist
En ny KOFA-avgjørelse bekrefter hovedregelen om at kvalifikasjonskrav må være oppfylt når leverandøren søker om deltakelse eller leverer tilbud. Samtidig presiserer nemnda at det ikke er tilstrekkelig å vise til planer om å etablere nødvendig kapasitet – leverandøren må kunne dokumentere en allerede etablert ordning.
Den ferske KOFA-saken gjaldt en begrenset anbudskonkurranse om parallelle rammeavtaler for sammensatte håndverkertjenester. Som et av kvalifikasjonskravene stilte oppdragsgiver krav om at leverandørene skulle ha en vaktordning og tilstrekkelig kapasitet til å håndtere oppdrag med behov for døgnkontinuerlig beredskap.
En av leverandørene opplyste i kvalifikasjonssøknaden at virksomheten planla å etablere en slik ordning. Oppdragsgiver mente dette ikke var tilstrekkelig og avviste leverandøren. KOFA kom til samme resultat.
Hovedregelen gjelder
KOFA tok utgangspunkt i den etablerte hovedregelen om at kvalifikasjonskrav skal være oppfylt ved søknads- eller tilbudsfristen, med mindre konkurransegrunnlaget uttrykkelig åpner for noe annet.
Nemnda la særlig vekt på ordlyden i kvalifikasjonskravet. Formuleringen om at leverandøren skal ha en vaktordning innebar at ordningen måtte være etablert allerede på kvalifiseringstidspunktet. En plan om å etablere en slik ordning senere var derfor ikke tilstrekkelig.
Samtidig presiserer KOFA at kravet ikke innebærer at vaktordningen må være i operativ drift for den aktuelle kontrakten før kontraktsinngåelse. Det avgjørende er at leverandøren kan dokumentere en etablert ordning med definerte strukturer, rutiner og responstider.
Dokumentasjonskravene fikk betydning
KOFA viser også til at dokumentasjonskravene støttet denne forståelsen. Leverandørene skulle beskrive den eksisterende vaktordningen, herunder struktur, rutiner og responstid. Dette underbygget at konkurransegrunnlaget forutsatte en allerede etablert ordning, og ikke bare planer om en fremtidig løsning.
Verken uklart eller ulovlig
Klager anførte subsidiært at konkurransegrunnlaget var uklart og at kvalifikasjonskravet var ulovlig konkurransebegrensende. KOFA var ikke enig. Nemnda mente at en rimelig opplyst leverandør ville forstå at kravet gjaldt en etablert vaktordning, og at det derfor ikke forelå noen uklarhet.
Videre fant KOFA at kvalifikasjonskravet var saklig begrunnet og forholdsmessig. Rammeavtalen omfattet et stort volum av service- og hasteoppdrag, hvor responstiden kunne være så kort som to timer, også utenfor ordinær arbeidstid. Under disse omstendighetene var det legitimt å kreve at leverandørene allerede hadde en etablert beredskapsordning.
Betydningen av presis utforming
Avgjørelsen bekrefter at leverandører som hovedregel må oppfylle kvalifikasjonskravene allerede når søknaden eller tilbudet leveres. Samtidig illustrerer den betydningen av en presis utforming av både kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav. Når konkurransegrunnlaget legger opp til at leverandøren skal beskrive en eksisterende ordning, vil det normalt ikke være tilstrekkelig å vise til planer om å etablere den senere.