KOFA: Langvarig bemanningskrise er ingen unnskyldning for direkteanskaffelser
Kommuner over hele landet sliter med å rekruttere helsepersonell. Men bemanningskriser fritar ikke fra anskaffelsesregelverket. Det er hovedbudskapet i en ny KOFA-avgjørelse, der Vågå kommune ilegges et overtredelsesgebyr på 900 000 kroner etter å ha kjøpt helsevikartjenester uten konkurranse.
Mangelen på kvalifisert helsepersonell er blitt en av de største utfordringene for norske kommuner. Høyt sykefravær, ubesatte stillinger og økende bruk av bemanningsbyråer preger mange helse- og omsorgstjenester.
Når bemanningen svikter, kan det samtidig oppstå et dilemma for offentlige oppdragsgivere: Hvordan sikrer man et forsvarlig tjenestetilbud uten å komme på kollisjonskurs med anskaffelsesregelverket? Den ferske KOFA-avgjørelsen mot Vågå kommune gir et tydelig svar.
Offentlige innkjøpere må planlegge
Selv om kommunen sto midt i en alvorlig bemanningskrise, mener klagenemnda at situasjonen ikke ga grunnlag for å kjøpe helsevikartjenester uten kunngjort konkurranse. Tvert imot understreker KOFA at langvarige bemanningsutfordringer er noe offentlige oppdragsgivere må planlegge for.
Avgjørelsen vil derfor være interessant langt utover den konkrete saken. Den gir viktige føringer for kommuner, helseforetak og andre offentlige virksomheter som opplever vedvarende rekrutteringsutfordringer.
Kjøpte vikartjenester for over ni millioner uten kunngjøring
Bakgrunnen var en krevende situasjon i Vågå kommunes helse- og omsorgstjenester.
Interne notater beskrev høyt sykefravær, mange vakante stillinger, omfattende bruk av ufaglærte og bekymring for om kommunen kunne opprettholde et faglig forsvarlig tjenestetilbud.
For å løse situasjonen inngikk kommunen våren 2025 en avtale med et bemanningsbyrå. Avtalen ble senere utvidet flere ganger gjennom sommeren og høsten etter hvert som bemanningsproblemene fortsatte.
Ved utgangen av året hadde kommunen kjøpt helsevikartjenester for om lag 9,16 millioner kroner uten at anskaffelsen var kunngjort.
Kommunen bestred ikke at konkurransen aldri ble kunngjort, men viste til at den akutte bemanningssituasjonen gjorde det nødvendig å handle raskt for å sikre forsvarlige helse- og omsorgstjenester.
Høy terskel for hasteunntaket
KOFA minner om at anskaffelsesregelverket åpner for direkte anskaffelser bare i helt ekstraordinære situasjoner. For at unntaket skal kunne brukes, må oppdragsgiver blant annet dokumentere at situasjonen var uforutsett, at den ikke skyldes oppdragsgiveren selv, at det var umulig å gjennomføre en ordinær konkurranse, og at kontrakten ikke er mer omfattende enn det som er strengt nødvendig.
KOFA understreker at disse vilkårene skal tolkes strengt, og at det er oppdragsgiver som har bevisbyrden.
Må ta høyde for personellmangel
Det mest interessante ved avgjørelsen er imidlertid ikke gebyret, men begrunnelsen. KOFA legger til grunn at Vågå kommune sto overfor reelle og alvorlige bemanningsutfordringer, likevel mener nemnda at personellmangel er en risiko arbeidsgivere må ta høyde for gjennom planlegging.
Kommunen kunne eksempelvis ha kunngjort en konkurranse og etablert en rammeavtale for helsevikartjenester før situasjonen utviklet seg til en bemanningskrise. Dermed trekker KOFA en viktig grense: En bemanningskrise kan være reell uten at den anses som en uforutsett hendelse etter anskaffelsesregelverket.
Manglende anskaffelsesprotokoll
Et annet interessant trekk ved avgjørelsen er at KOFA bygger store deler av vurderingen på kommunens egne interne dokumenter. I en e-post fra juli 2025 beskriver kommunen selv behovet for mer langsiktig planlegging. Samtidig advares det om at tjenestene kan kollapse dersom kommunen ikke lykkes med å rekruttere eller beholde ansatte.
For KOFA viser dette at utfordringene var kjent over tid, og at behovet derfor ikke kunne anses som uforutsett. Nemnda konkluderer med at situasjonen i stor grad skyldtes mangelfull langsiktig planlegging, ikke en ekstraordinær hendelse.
KOFA peker også på en annen svakhet. Kommunen hadde verken skrevet anskaffelsesprotokoll eller dokumentert en juridisk vurdering av om vilkårene for hasteunntaket faktisk var oppfylt. Dette ble vurdert som en skjerpende omstendighet ved fastsettelsen av
gebyret.
KOFA sin konklusjon
KOFA konkluderer med at kommunen handlet grovt uaktsomt, samtidig peker nemnda på én formildende omstendighet: Kommunen kontaktet to leverandører og valgte den som tilbød lavest pris. Selv om dette ikke oppfylte anskaffelsesregelverket, viste det at kommunen faktisk forsøkte å skape en viss konkurranse før avtalen ble inngått.
Etter en samlet vurdering ble overtredelsesgebyret satt til 900 000 kroner, tilsvarende om lag ti prosent av anskaffelsens verdi.
Problemstillingen i denne ferske KOFA-avgjørelsen er høyst aktuell for mange offentlige oppdragsgivere. Flere kommuner har over lengre tid rapportert om store utfordringer med å rekruttere sykepleiere, helsefagarbeidere og annet nøkkelpersonell. Bruken av bemanningsbyråer har derfor blitt et viktig virkemiddel mange steder.
KOFA minner imidlertid om at vedvarende bemanningsutfordringer ikke i seg selv gjør det lovlig å fravike anskaffelsesregelverket. Avgjørelsen sender et tydelig signal: Offentlige oppdragsgivere må tenke beredskap også på innkjøpsområdet. Dersom bemanningsutfordringene er kjent over tid, bør behovet håndteres gjennom planlagte anskaffelser, egnede rammeavtaler og god dokumentasjon – før krisen oppstår.