Etter 40 år med tilbud på innkjøpersiden fikk jeg se dem fra den andre siden

Jeg har arbeidet med offentlige anskaffelser i mer enn 40 år. Den klart største delen av disse årene har jeg sittet på innkjøpersiden – planlagt og gjennomført konkurranser, mottatt tilbud og deltatt i evalueringer.

Dermed har jeg også gjennom alle disse årene sett leverandørsiden, men fra innkjøperstolen.

Jeg har lest og evaluert tilbud fra leverandører som kunne være både kompetente, erfarne og konkurransedyktige – og samtidig sett hvor store forskjeller det kunne være på hvordan denne kompetansen og kvaliteten kom frem i tilbudene.

Noen tilbud gjorde det enkelt å forstå løsningen og se merverdien. Andre gjorde det langt vanskeligere, selv når leverandøren åpenbart hadde mye å tilby.

Først de siste årene har jeg arbeidet direkte med leverandører og tilbudsskriving. Det har gjort mange av forskjellene jeg observerte gjennom årene som innkjøper enda tydeligere.

Hvorfor blir noen leverandørers kompetanse og kvalitet så tydelig i tilbudet – mens andre, kanskje like gode leverandører, har langt vanskeligere for å få den frem?

Noen ganger begynner problemet før tilbudet skrives

Behovsfasen er etter min erfaring en av de mest undervurderte delene av en anskaffelse. Dersom brukergruppen ikke har et tydelig mandat, fagpersonene kommer for sent inn eller behovet beskrives for overordnet, flyttes usikkerheten videre til konkurransegrunnlaget.

På innkjøpersiden har diskusjonen gjerne handlet om hvor detaljert behovet bør beskrives uten samtidig å begrense konkurransen unødvendig.

I arbeidet med leverandører møter jeg den samme problemstillingen fra motsatt retning:

Hva er det egentlig oppdragsgiver ønsker at vi skal levere?

Hvilke egenskaper er viktigst?

Hva kommer faktisk til å bli vurdert?

Det interessante er at begge sider kan opptre både seriøst og profesjonelt – og likevel sitte med forskjellige forståelser av den samme konkurransen.

Én leverandør forsøker kanskje å legge seg tett opp til det de antar oppdragsgiver ønsker. En annen bruker handlingsrommet mer aktivt og tilbyr en løsning med andre egenskaper, et annet kvalitetsnivå eller en annen kostnadsstruktur.

Begge tilnærmingene kan være legitime.

Problemet oppdages kanskje først når tilbudene ligger på bordet. Da sitter innkjøper med løsninger som ikke nødvendigvis er direkte sammenlignbare. Diskusjonen dreier seg plutselig ikke bare om hvilket tilbud som er best, men om hva vi egentlig ba markedet om å tilby.

Det har gitt meg en lærdom jeg stadig vender tilbake til:

En god evaluering kan ikke reparere en uklar kravspesifikasjon.

«Eller tilsvarende» – samme ord, to perspektiver

Et godt eksempel er formuleringen «eller tilsvarende».

Som innkjøper har jeg selv vært opptatt av slike formuleringer for å åpne konkurransen og unngå unødvendig leverandørbinding. Det kan være både riktig og nødvendig.

Men arbeidet med leverandører har gjort den andre siden tydeligere for meg:

Hva skal leverandøren legge i ordet «tilsvarende» dersom oppdragsgiver ikke har forklart hvilke egenskaper som faktisk er avgjørende?

I dag kan jeg derfor stille spørsmål om den samme problemstillingen fra to forskjellige posisjoner.

Til oppdragsgiver:

Har dere definert hva dere mener med tilsvarende?

Til leverandøren:

Kan dere dokumentere at løsningen deres faktisk oppfyller de egenskapene oppdragsgiver etterspør?

Hvis «tilsvarende» ikke er konkretisert gjennom funksjonskrav eller kvalitetsparametere, kan leverandørene ende opp med å tilby løsninger med forskjellig materialkvalitet, levetid, funksjonalitet eller ytelse.

Da er ikke en lavere pris nødvendigvis uttrykk for et bedre tilbud. Leverandøren kan ganske enkelt ha tilbudt noe annet.

Det illustrerer noe viktig:

Leverandøren har ansvar for å forstå konkurransegrunnlaget. Men oppdragsgiver har ansvar for å gjøre det mulig å forstå.

«Men dette står jo i tilbudet!»

Her kommer kanskje forskjellen mellom de to sidene som har blitt aller tydeligst for meg.

Gjennom mange år som innkjøper så jeg store forskjeller på hvordan leverandørene strukturerte og presenterte tilbudene sine.

Noen gjorde det enkelt å finne svarene, forstå løsningen og knytte beskrivelsen direkte til det som skulle vurderes.

I andre tilbud måtte vi lete etter informasjonen – selv om leverandøren åpenbart kunne faget sitt og sannsynligvis hadde mye mer å fortelle.

I arbeidet med leverandører har jeg senere møtt den motsatte frustrasjonen:

Men dette står jo i tilbudet!

Ja – kanskje. Men hvor står det?

Hvor enkelt er det å finne?

Hvor tydelig er koblingen til det som faktisk skal vurderes?

Og hvor mye må innkjøper selv tolke for å forstå hva leverandøren mener?

Det er her de siste årene på leverandørsiden har gitt meg et nytt perspektiv på noe jeg observerte gjennom alle årene som innkjøper:

Leverandøren sitter med så mye kunnskap om egen virksomhet og løsning at det kan være vanskelig å se hva innkjøperen ikke vet.

Det er en ganske enkel erkjennelse, men etter min mening en viktig en.

Leverandøren kan vite at løsningen er god.

Innkjøperen må kunne se hvorfor den er god.

Det er derfor jeg i dag legger så stor vekt på at tilbud ikke bare skal være faglig gode. De skal være evaluerbare.

To sider av bordet – ett felles ansvar

Etter mer enn 40 år med tilbud fra innkjøpersiden – og de siste årene med tilbudsarbeid fra leverandørsiden – har jeg blitt mindre opptatt av å plassere ansvaret hos enten innkjøper eller leverandør.

Begge påvirker resultatet.

Oppdragsgiver må beskrive behovet og konkurransen slik at markedet forstår hva som skal leveres og hva som skal premieres.

Leverandøren må beskrive løsningen slik at innkjøper kan forstå, sammenligne og evaluere den.

Gjennom mange år som innkjøper så jeg forskjellene mellom tilbudene. I arbeidet med leverandører har jeg fått et langt tydeligere bilde av hvorfor noen av disse forskjellene oppstår.

Det har også gjort det vanskeligere å plassere hele ansvaret hos den ene eller den andre siden.

Kanskje kan erfaringen fra de to sidene derfor sammenfattes ganske enkelt:

Oppdragsgiver må gjøre konkurransen mulig å forstå.

Leverandøren må gjøre tilbudet mulig å evaluere.

Når begge lykkes med det, øker ikke bare muligheten for at riktig leverandør vinner. Da øker også muligheten for en bedre anskaffelse.