KOFA: Skrev null – fikk nesten fem millioner lagt til tilbudssummen
Hva gjør du når evalueringsmodellen gir et resultat du ikke hadde sett for deg? En fersk KOFA-avgjørelse viser at løsningen ikke er å korrigere resultatet underveis. Som oppdragsgiver er du bundet av spillereglene som er satt, også når de gir uventede utslag.
En leverandør tilbyr ikke elektriske anleggsmaskiner og setter derfor påslaget for slike maskiner til null prosent i prisskjemaet. Oppdragsgiver mener dette ikke representerer en reell pris. For å gjøre tilbudene sammenlignbare behandles nullen derfor som en manglende pris, og tilbudet får et betydelig pristillegg i evalueringen.
Resonnementet kan ved første øyekast virke forståelig. Problemet var bare at konkurransegrunnlaget ikke ga oppdragsgiver adgang til å gjøre det. Dette er kjernen i en fersk avgjørelse fra Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA).
Tilbød ikke elektriske anleggsmaskiner
Saken gjaldt en konkurranse om parallelle rammeavtaler for anleggstjenester, hvor kontakten skulle skulle tildeles på grunnlag av at pris telte 70%, og miljø 30%. Under miljøkriteriet skulle leverandørene blant annet beskrive i hvilken grad elektrisk drevne maskiner og utstyr kunne tilbys som alternativ til fossildrevne maskiner og utstyr.
I prisskjemaet skulle leverandørene samtidig oppgi et fast prosentvis påslag for elektriske maskiner.
Konkurransegrunnlaget stilte krav om at alle priser skulle fylles ut. Dersom pris manglet i et felt, skulle oppdragsgiver sette prisen til 150 prosent av dyreste konkurrents pris og bruke denne i evalueringen.
Vassbakk & Stol tilbød elektriske lastebiler, men ikke elektriske anleggsmaskiner. Begrunnelsen var blant annet prisnivå og tilgang på maskiner. I prisskjemaet fylte leverandøren likevel ut samtlige felt for enhetspriser. I feltene for påslag for elektriske maskiner ble det oppgitt «0 %». Prisskjemaet viste dermed totalpris på om lag 19,9 millioner kroner, men det var ikke denne summen oppdragsgiver la til grunn i evalueringen.
Nesten fem millioner lagt til
Oppdragsgiver mente nullpåslaget for maskiner som ikke ble tilbudt, ikke representerte en reell og anvendelig pris. Dermed ble mekanismen for manglende priser tatt i bruk. Resultatet var at leverandørens evaluerte tilbudssum ble satt til om lag 24,8 millioner kroner, som var nærmere fem millioner kroner høyere enn totalprisen i det innleverte prisskjemaet. Leverandøren endte som nummer tre i konkurransen.
Bak oppdragsgivers vurdering lå et interessant dilemma: Hvis null prosent uten videre ble lagt til grunn, mente oppdragsgiver at leverandøren ville få økt uttelling på priskriteriet for maskiner som ikke var en del av tilbudet; –uten å bære kostnad eller risiko knyttet til ytelsen. Jo færre valgfrie maskiner en leverandør tilbød, desto bedre kunne den prismessige uttellingen i praksis bli. KOFA var likevel ikke enig i at dette ga adgang til å endre den evaluerte prisen.
Åpnet selv for flere løsninger
Nemnda tok utgangspunkt i hva en rimelig opplyst og normalt påpasselig leverandør kunne lese ut av konkurransegrunnlaget, her ble utformingen av konkurransen avgjørende. Kravene åpnet for at leverandørene kunne tilby bare elektriske kjøretøy og maskiner, bare fossildrevne alternativer eller en kombinasjon.
Samtidig fant KOFA ingen holdepunkter for at leverandørene var avskåret fra å sette påslagsprosenten til null, uavhengig av om elektriske maskiner inngikk i tilbudet eller ikke. Null prosent kunne dermed ikke likestilles med et tomt prisfelt.
Null var ikke blankt
Det helt konkrete skillet får stor betydning i avgjørelsen. Leverandøren hadde fylt ut alle feltene som skulle fylles ut. I feltene for påslag sto det «0 %». Dermed var det ingen felt i tilbudet som manglet pris, konstaterte KOFA.
Nemnda kunne heller ikke se at nullpåslaget innebar at prisene leverandøren hadde oppgitt, ikke var reelle. Tilbudet viste hvilke typer kjøretøy og maskiner leverandøren faktisk tilbød, og hva prisen for disse var.
Må leve med modellen som er valgt
Her ligger kanskje avgjørelsens viktigste læringspunkt for oppdragsgivere. At leverandøren fikk en prismessig uttelling ved ikke å tilby elektriske anleggsmaskiner, skyldtes ifølge KOFA hvordan konkurransegrunnlaget og prisskjemaet var utformet.
Det ga ikke oppdragsgiver anledning til å korrigere utslaget gjennom en annen forståelse av evalueringsmodellen etter at tilbudene var kommet inn.
KOFA understreker at nemnda ikke foretar en ny evaluering av tilbudene. Den prøver blant annet om oppdragsgiver har forholdt seg til tildelingskriteriene slik de er angitt i konkurransegrunnlaget. Rammene fastlegges ut fra hvordan konkurransegrunnlaget som helhet fremstår for en rimelig opplyst og normalt påpasselig leverandør. I denne saken var grensen passert.
Oppdragsgiver hadde gått utenfor de rettslige rammene for evalueringen ved å legge et pristillegg til tilbudssummen i strid med konkurransegrunnlagets føringer. Bruddet kunne ha virket inn på resultatet i konkurransen.
Tenk gjennom ytterpunktene før kunngjøring
Avgjørelsen gir dermed en konkret påminnelse når prisskjemaer og evalueringsmodeller utformes. Det holder ikke bare å teste hvordan modellen fungerer for tilbudene man forventer å få.
Det kan være minst like viktig å teste ytterpunktene:
Hva skjer dersom leverandøren priser en post til null?
Hva skjer dersom en valgfri ytelse ikke tilbys?
Gir kombinasjonen av pris- og kvalitets- eller miljøkriterier utslag som oppdragsgiver faktisk er forberedt på å akseptere?
For når tilbudsfristen først er ute, er handlingsrommet et annet. En evalueringsmodell kan gi et resultat oppdragsgiver ikke hadde sett for seg. Men løsningen er ikke nødvendigvis å korrigere resultatet i etterkant.