Orkland utfordrer både seg selv og markedet før milliardkonkurransen
I dag åpner markedsdialogen om Nye Orkdal helsetun. Før konkurransen om det rundt én milliard kroner store prosjektet kunngjøres, inviterer Orkland kommune markedet inn for å utfordre planene – og kommunen ønsker også selv å bli utfordret.
Fredag 21. august samles entreprenører, rådgivere, teknologileverandører og andre interesserte til felles markedsmøte i Orkanger. Deretter følger én-til-én-møter med interesserte aktører.
Anbud365 har tidligere sett nærmere på ambisjonene bak Nye Orkdal helsetun og hvordan kommunen har valgt å gå tidlig ut i markedet og utvikle prosjektet gjennom konkurransepreget dialog og samspill, fremfor å ferdigprosjektere løsningene på egen hånd. Nå går strategien fra plan til praksis. Et av spørsmålene kommunen ønsker hjelp fra markedet til å besvare, er tilsynelatende enkelt: Hvor mye skal kommunen egentlig bestemme før konkurransen starter?
– Vi vil vite hvor grensen går. Alt vi beskriver som krav, er noe leverandøren ikke lenger kan finne en bedre løsning på. Samtidig må vi stille de kravene som skal til for at vi faktisk får et bygg som dekker behovene våre. Å treffe riktig der klarer vi ikke uten hjelp fra markedet, uttaler Jakob Skjold, prosjektleder bygg i Orkland kommune.
Kjenner behovet -søker løsning i markedet
Utgangspunktet for Nye Orkdal helsetun er en utvikling som mange norske kommuner står overfor: Flere eldre vil øke behovet for helse- og omsorgstjenester, uten at tilgangen på arbeidskraft nødvendigvis øker tilsvarende. For Orkland blir spørsmålet derfor hvordan et nytt helsetun kan bidra til å møte denne utviklingen, også flere tiår fram i tid.
Kommunen mener ikke at den kan finne alle svarene alene.
– Vi kjenner utfordringene våre godt. Vi vet at vi får flere eldre, at vi ikke får tilsvarende flere hender å hjelpe dem med, og at bygget vi setter opp nå skal stå langt inn i fremtiden. Det vi ikke vet, er hvordan et bygg best mulig tilrettelegger for det. Vi klarer ikke å løse utfordringene om vi bare arbeider i vår egen sfære, derfor må vi ha med markedet, forklarer Skjold.
Markedsdialogen skal derfor brukes til mer enn å informere potensielle leverandører om et kommende milliardprosjekt.
– Det viktigste vi vil ha svar på, er om markedet er klart for dette oppdraget og forstår det, og hva vi kan gjøre for å legge til rette for best mulig resultat gjennom konkurranseform, kontrakt og de ressursene vi stiller til rådighet, uttaler Skjold.
Ber markedet utfordre premisset
Kommunen har allerede tatt flere sentrale strategiske valg. Nye Orkdal helsetun skal gjennomføres som konkurransepreget dialog etterfulgt av en samspillsentreprise. Som omtalt i den første artikkelen skal prosjektet kunngjøres på et lavt byggeteknisk modenhetsnivå.
Det som nå skal testes, er hvordan strategien bør innrettes i praksis. På spørsmål om hva kommunen særlig ønsker at leverandørene skal utfordre, svarer Skjold:
– Selve premisset. Vi kunngjør på MMI 0–50, altså uten en prosjektert løsning. Det er ikke fordi vi ikke har rukket å gjøre jobben, det er et bevisst valg. Hadde vi tegnet ferdig først, hadde vi fått det vi selv klarte å forestille oss.
– Vi ønsker det de beste leverandørene kommer frem til, med den retningen vi gir gjennom dialogfasen og med færrest mulig begrensninger. Ikke bare en optimalisering av tidligere arbeider.
I markedsdialogen ber kommunen derfor leverandørene om innspill til hvilke krav, mål og rammer som bør være tydelige allerede når konkurransen kunngjøres – og hva som heller bør utvikles videre gjennom konkurransepreget dialog og den senere samspillsfasen.
Regner med skepsis
Kommunen forventer ikke nødvendigvis at markedet vil omfavne alle valgene som er gjort. Tvert imot ønsker Orkland å få motforestillingene på bordet nå.
– Vi regner med at det møter en del skepsis. Konkurransepreget dialog er lite brukt i byggeprosjekter i Norge, og så lav modenhet ved kunngjøring bryter med hvordan bransjen er vant til å jobbe. Den skepsisen vil vi høre, godt begrunnet. Det er skummelt med nye ting, også for oss, poengterer Skjold.
For kommunen er imidlertid det å utfordre det etablerte en del av hensikten med anskaffelsesstrategien.
– Vi mener at hvis vi gjennomfører prosjektet slik prosjekter alltid gjennomføres, får vi et bygg som svarer på gårsdagens eller dagens utfordringer. Anskaffelsen må være innrettet slik at den tvinger fram og tilrettelegger for nytenkning, ikke slik at den premierer det trygge.
Skal både gi og få informasjon
Fredagens fellesmøte er første del av markedsdialogen. Her presenterer kommunen blant annet prosjektet, målene, gjennomføringsmodellen, foreløpig omfang og sentrale risikoforhold. Deretter følger én-til-én-møter med aktører som ønsker å gå dypere inn i problemstillingene.
Kaj Marsh Duesund, Associate Partner i advokatfirmaet Arntzen Grette og kommunens anskaffelsesadvokat, mener de to møteformene har ulike funksjoner.
– Dialog med markedet handler i bunn og grunn om to forhold, få informasjon og gi informasjon. For at dialogen skal fungere må partene være villig, innenfor regelverkets rammer, til å dele informasjon med hverandre, uttaler han.
Fellesmøtet gjør det mulig å gi markedet et felles informasjonsgrunnlag. De individuelle møtene åpner samtidig for at leverandørene kan dele egne erfaringer og vurderinger.
– For å legge til rette for at informasjon kan deles på en hensiktsmessig måte har vi både i dette prosjektet og tidligere prosjekter lagt opp til en kombinasjon av felles møter, som markedsmøtet i dag, samt mulighet for 1 til 1 møter med de leverandører som ønsker det. På den måten sikrer vi at oppdragsgiver gir lik informasjon til alle, samtidig som det blir enklere for leverandørene å dele sine tanker rundt anskaffelsen samtidig som kommunens taushetsplikt ivaretas, forklarer Duesund.
Kontrakt, risiko og bemanning på bordet
Kommunen har allerede definert en rekke temaer den ønsker å diskutere nærmere med markedet. Blant dem er hvordan bygget kan bidra til effektiv drift, gode arbeidsprosesser og redusert bemanningsbehov.
Kommunen ønsker også innspill til hvordan samspillsfasen bør struktureres, hvilke klima- og miljøtiltak som gir best kost-/nytteverdi og hvilke risikoforhold leverandørene mener er mest kritiske. Også kontrakten er åpen for innspill.
Markedet inviteres til å komme med synspunkter på kontrakt, vederlagsmodell og risikofordeling, og på hvordan disse kan innrettes for å gi best mulig gjennomførbarhet og forutsigbarhet.
Duesund peker på at grensen mellom det som skal være bestemt på forhånd og det som skal utvikles senere, blir særlig viktig når kommunen går ut med så lav modenhet.
– Prosjektet vil bli kunngjort med en lav modenhetsgrad og det legges opp til at man gjennom dialogen skal løfte denne modenheten en god del, nettopp for å sikre at målsetningen om et bygg som setter tjeneste i fokus oppnås. Like fullt er det enkelte rammer som både rådgivere og entreprenører ønsker/ikke ønsker at er på plass fra start.
– Vi vil bruke markedsdialogen til å evaluere innspillene her, slik at den endelige beskrivelsen som går ut i markedet senere i år treffer best mulig og at vi ikke skaper unødige hindringer for gode løsninger, utdyper Duesund.
Må skille gode råd fra særinteresser
Jo mer kommunen åpner for påvirkning, desto viktigere blir det også å vurdere innspillene kritisk. Duesund peker særlig på én sentral fallgruve:
– Det vil bli viktig å skille mellom gode innspill for prosjektet generelt og det som er mer sær-interesser knyttet til enkelte leverandører. Sistnevnte må man unngå at blir etablerte sannheter eller på annen måte styrer beskrivelsen.
En annen forutsetning er at kommunen faktisk setter av tid til å behandle det markedet kommer med.
–For kort tid til å gjennomgå innspillene vil kunne undergrave poenget med dialogen, fastslår Duesund.
Han forteller videre at de individuelle møtene også stiller krav til hvordan dialogen organiseres.
– Klare rammer rundt 1:1 møtene, både for egen del, men også leverandørene. Uklare rammer kan skape usikkerhet rundt likebehandling og om alle får den samme informasjonen. Kommunen har lagt opp til at én-til-én-møtene gjennomføres etter en felles agenda eller temaliste. Dialogen skal dokumenteres, og relevant informasjon som ikke er underlagt taushetsplikt skal gjøres tilgjengelig for markedet eller tas inn i konkurransegrunnlaget, oppsummerer Duesund.
Åpne for å snu
Ifølge Skjold er kommunen trygg på valget av konkurranse- og gjennomføringsform, og han er tydelig på at -dersom markedsdialogen skal være reell, må kommunen også være villig til å lytte når markedet sier noe uforventet.
– Vi ønsker alle innspill velkommen, også de som tvinger oss til å se oss i speilet og vurdere om det vi gjør er den rette måten. Skulle det vise seg at markedet ikke er klart for dette, eller ikke har interesse av det, må vi selvfølgelig vurdere om det er best at vi snur om.
Skjold har tro på at markedet vil ta utfordringen.
– Vi har ganske stor tro på at leverandørene tar imot utfordringen med åpne armer. Kanskje de også blir med på å forme en ny måte å gjennomføre vellykkede og fremtidsrettede prosjekter på.
Vil høre om det som ikke gikk etter planen
Når markedsdialogen er over, ønsker kommunen å ha innhentet mer enn råd om konkurransegrunnlag og kontrakt. Orkland vil også hente ut erfaringene leverandørene har gjort i andre prosjekter, inkludert erfaringene de kanskje ikke er like stolte av.
– Vi vil gjerne sitte igjen med noe bare markedet sitter på: erfaringene fra prosjektene leverandørene har vært med på før. Hva som har virket, hva som ikke har virket, og ikke minst hvorfor. Vi hører gjerne om prosjektene som ikke gikk som planlagt også. Det er som regel der det er mest å lære, og vi har ingen interesse av å gjøre de samme feilene på nytt, konkluderer Skjold.
Men én avklaring er viktigere enn alle de andre:
– Det viktigste av alt er at vi vet at dette er et prosjekt leverandørene har interesse av å delta på, og ønske om å løse fremtidens utfordringer gjennom, avslutter Skjold.
Etter markedsdialogen skal innspillene analyseres før konkurransen etter planen kunngjøres i løpet av høsten. Tilbakemeldingene kan få betydning for blant annet konkurransegrunnlaget, kontraktsbestemmelsene, kravene, tildelingskriteriene, risikofordelingen og hvordan utviklingsfasen beskrives.
Anbud365 følger anskaffelsen av Nye Orkdal helsetun videre frem mot byggestart.