Larvik vil unngå merkostnader på opptil 800 000 kroner – krever fortsatt tre tilbud

Hevingen av innslagspunktet for anskaffelsesloven skal bidra til enklere og mindre ressurskrevende offentlige anskaffelser. Men for Larvik kommune er det viktig at forenklingen ikke går på bekostning av konkurransen om oppdragene.

Kommunen har derfor innført en egen prosedyremodell som innebærer at det fortsatt skal innhentes tre tilbud ved anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 kroner. I tillegg skal innkjøpene dokumenteres gjennom skriftlige kontrakter og følges opp med systematiske analyser.

– Vi må sikre konkurranse og dermed best pris og kvalitet, sier Torstein Åkra, seksjonsleder for anskaffelser i Larvik kommune, til Anbud365.

Anslår merkostnader på opptil 800 000 kroner

Ifølge kommunens egne erfaringstall vil rundt 15 prosent av anskaffelsene falle inn under det nye handlingsrommet mellom 100 000 og 500 000 kroner.

Larvik har også vurdert hvilke økonomiske konsekvenser det kan få dersom konkurransen om disse innkjøpene svekkes.

– Våre anslag er at dette kan gi en økt kostnad mellom 500 000 og 800 000 kroner per år, opplyser Åkra.

Beløpet er et anslag over mulige merkostnader, ikke en kostnadsøkning kommunen allerede har erfart.

Larvik ønsker derfor å opprettholde konkurransen også om anskaffelser som faller utenfor anskaffelsesloven når det nye innslagspunktet trer i kraft.

Tre tilbud og skriftlig kontrakt

Kommunens nye prosedyremodell deler anskaffelsene inn i tre nivåer.

For de minste innkjøpene, under 100 000 kroner, videreføres en forenklet fremgangsmåte.

For anskaffelser mellom 100 000 og 500 000 kroner stiller kommunen tre konkrete krav:

• Anskaffelsen skal meldes inn før den settes i gang.

• Det skal innhentes tre tilbud, enten via e-post eller kommunens konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).

• Det skal opprettes en skriftlig kontrakt i KGV, med eget kontraktsnummer.

Anskaffelser over 500 000 kroner skal følge de ordinære reglene som gjelder for slike innkjøp.

Åkra understreker at kommunen allerede har erfaring med interne rutiner for mindre anskaffelser. I dag har Larvik blant annet prosedyrer som krever skriftlige tilbud ved kjøp mellom 50 000 og 100 000 kroner.

Mener det ikke gir vesentlig merarbeid

Et sentralt spørsmål er om kommunens egne krav kan redusere noe av forenklingsgevinsten som ligger bak regelverksendringen.

Åkra mener imidlertid at fremgangsmåten er så enkel at den ikke vil innebære noen stor administrativ belastning.

– Våre rutiner er enkle i dag. Man må finne tre tilbydere og spørre om en pris på et definert oppdrag. Dette er ikke en stor ekstra oppgave, sier han.

Kommunens vurdering er dermed at det er mulig å gjennomføre mindre anskaffelser på en enkel måte, samtidig som man ivaretar konkurransen og sikrer dokumentasjon av innkjøpene.

Peker på andre krav som fortsatt gjelder

Selv om anskaffelsesloven får et høyere innslagspunkt, understreker Åkra at kommunene fortsatt må forholde seg til andre offentligrettslige krav.

Han trekker særlig frem reglene om habilitet, dokumentasjon og arkivering, samt forvaltningsrettslige krav til saklighet og likebehandling.

– Habilitet er ikke moral, men prosess. Hvis én person gjør alt, så ser det ikke bra ut i offentlighetens lys, påpeker han.

Åkra viser også til at flere mindre kjøp etter omstendighetene kan måtte vurderes som én samlet anskaffelse. Det er derfor viktig at kommunene har oversikt over innkjøpene sine.

Han fremhever dessuten betydningen av interne prosedyrer. Når kommunen har fastsatt egne regler for hvordan anskaffelser skal gjennomføres, må disse følges.

For Larvik er kravene om tre tilbud og kontraktsregistrering derfor ikke bare et spørsmål om pris og konkurranse, men også om sporbarhet og kontroll med offentlige midler.

Skal følge opp innkjøpene systematisk

Kommunen vil ikke nøye seg med å stille krav til hvordan anskaffelsene gjennomføres. Innkjøpene skal også følges opp i etterkant.

Larvik legger opp til periodiske analyser av direkte kjøp, blant annet for å kontrollere avtaledekning, avtalelojalitet og leverandørkonsentrasjon.

Et viktig mål er å ha oversikt over hvor stor andel av kommunens samlede innkjøp som gjennomføres på eksisterende kontrakter, og hvor mye som kjøpes utenfor disse.

– Vi har stor vekt på avtaledekning og følger løpende opp hvor mye av kommunens totale kjøp som gjøres på kontrakt og uten kontrakt, forteller Åkra.

Gjennom registrering av kontrakter og systematisk bruk av innkjøpsdata ønsker kommunen å sikre at større frihet til å gjennomføre mindre anskaffelser ikke fører til dårligere økonomistyring.

Sammenligner innkjøp med andre kommuner

Som en del av dette arbeidet benytter Larvik også SpendScore Norge, en løsning som gjør det mulig å sammenligne innkjøpsdata mellom kommuner.

Ifølge kommunens presentasjon omfatter datagrunnlaget mer enn 200 norske kommuner og virksomheter, med et samlet eksternt forbruk på over 740 milliarder kroner og mer enn 185 000 leverandører i perioden 2021–2025.

Larvik vil særlig bruke sammenligningene til å følge opp kontrakter inngått gjennom Vestfold offentlige innkjøpssamarbeid (VOIS).

De seks Vestfold-kommunene har felles avtaler, men det betyr ikke nødvendigvis at innkjøpsmønstrene er like.

– Ved å sammenligne kostnad per innbygger vil vi kunne se om vi kan eller bør lære av andre kommuner, sier Åkra.

Sammenligningene skal bidra til å identifisere forskjeller som det kan være grunn til å undersøke nærmere.

På denne måten ønsker Larvik å kombinere konkurranse om de enkelte anskaffelsene med bedre oversikt over kommunens samlede pengebruk.

Kommunens arbeid med interne anskaffelsesrutiner, innkjøpsanalyser og økonomisk kontroll blir presentert på DFØs anskaffelseskonferanse 3. november.