Mindre bilanskaffelser: – Unngå å gjøre konkurransen unødig kompleks
Agder fylkeskommune stilte ikke særskilte krav til kjøretøydata, apper eller telematikk i en leiebilavtale til rundt fire millioner kroner. Begrunnelsen var at risikoen ble vurdert som begrenset. Nå deler fylkeskommunen sine råd til andre innkjøpere som skal gjennomføre mindre og mer ordinære bilanskaffelser.
Hvor langt bør en offentlig innkjøper gå i å undersøke datafangst, apper, fjernaksess og leverandørkjeder når det skal inngås en relativt liten leiebilavtale? Spørsmålet er blitt stadig mer aktuelt i takt med økt oppmerksomhet rundt hvilke data moderne biler samler inn og hvem som kan få tilgang til dem.
I en nylig sak delte Bymiljøetaten i Oslo sine erfaringer med sikkerhetsvurderinger ved anskaffelse av elektriske tjenestebiler. Et sentralt råd var å la den konkrete risikoen styre hvor grundig oppdragsgiver går til verks. Agder fylkeskommune står overfor en annen type bilanskaffelse, og landet på en enklere tilnærming.
Ordinær leiebilavtale
Agder fylkeskommune har gjennomført en konkurranse om rammeavtale for leiebiler til Den kulturelle skolesekken. Avtalen har en estimert samlet verdi på rundt fire millioner kroner over avtaleperioden, tilsvarende om lag én million kroner i året.
Bilene skal først og fremst brukes til turnévirksomhet for artister og oppdragstakere som reiser mellom skolene med utstyr. Avtalen kan også benyttes av andre ansatte i fylkeskommunen, men Agder har allerede en intern bilpark til tjenestereiser. Behovet utenfor Den kulturelle skolesekken er derfor begrenset.
Da fylkeskommunen planla konkurransen, var hovedfokuset på tilgjengelighet, logistikk og kundeservice.
– Anskaffelsen gjelder leiebiler til artister og oppdragstakere i Den kulturelle skolesekken, og hovedfokuset var på tilgjengelighet, logistikk, og kundeservice. Vi vurderte anskaffelsen som en ordinær leiebilavtale med begrenset behandling av personopplysninger, uttaler seksjonsleder for anskaffelser i Agder fylkeskommune, Olav Myklebust.
Datafangst, posisjonsdata, apper og fjernaksess ble derfor ikke vurdert som sentrale temaer i konkurransen.
– Dette var ikke et sentralt tema i arbeidet med konkurransen. Anskaffelsen gjaldt ordinær leie av kjøretøy til turnévirksomhet, og vi identifiserte ikke forhold som tilsa behov for særskilte krav knyttet til digitale funksjoner eller databehandling i kjøretøyene, utdyper Myklebust.
Han peker på at anskaffelsens art, omfang og bruksområde var avgjørende:
– Dette er en ordinær leiebilavtale med begrenset verdi og uten identifiserte sikkerhetskritiske bruksområder. På den bakgrunn vurderte vi at det ikke var behov for nærmere undersøkelser av slike forhold.
Ville blitt uforholdsmessig
For innkjøpere av mindre og relativt ordinære bilavtaler er det verdt å merke seg at omfattende sikkerhetskrav ikke nødvendigvis er riktig bare fordi teknologien finnes. Derfor stilte fylkeskommunen i Agder generelle krav om at leverandøren skal etterleve gjeldende lovgivning og relevant bransjeregelverk, ha nødvendige tillatelser og godkjenninger og behandle rammeavtalen konfidensielt. Det ble derimot ikke stilt særskilte krav til kjøretøydata, apper, telematikk eller andre digitale funksjoner.
– Vi identifiserte ikke behov for detaljerte krav knyttet til digitale funksjoner eller databehandling i kjøretøyene. Etter vår vurdering ville slike krav i denne anskaffelsen ikke stått i rimelig forhold til risiko, kontraktens størrelse og det aktuelle bruksområdet, forklarer Myklebust.
Agder fylkeskommune gjennomførte heller ikke egne sikkerhets- eller personvernutredninger i forbindelse med anskaffelsen. Konkurransen ble håndtert av anskaffelsesseksjonen sammen med fagpersonene som kjenner behovet for tjenesten.
Risiko først – krav etterpå
Myklebust understreker samtidig at samme tilnærming ikke nødvendigvis vil være riktig i andre bilanskaffelser.
– Etter vårt syn må dette vurderes konkret for den enkelte anskaffelsen. Det må først identifiseres hvilken risiko som eventuelt foreligger. Jo mer sensitiv bruk eller høyere sikkerhetsbehov, desto mer omfattende undersøkelser bør en gjøre, utdyper han.
Det betyr at spørsmål om leverandørkjede, eierskap og hvor kjøretøydata lagres kan være svært relevante i én konkurranse, og mindre viktige i en annen.
For mindre kommuner og offentlige virksomheter kan det dermed være vel så viktig å vite når man ikke trenger å stille kompliserte krav, som å vite hvilke krav som kan stilles.
Unngå unødig kompleksitet
På spørsmål om det viktigste rådet til andre offentlige innkjøpere er Myklebust tydelig:
– Vårt råd er å gjennomføre en risikobasert og forholdsmessig vurdering tidlig i planleggingsfasen. Oppdragsgivere bør stille de krav som er nødvendige for den konkrete anskaffelsen, men samtidig unngå å gjøre konkurransen unødig kompleks dersom risikoen er begrenset, uttaler han.
Det innebærer ikke at temaet kan ignoreres. Problemstillinger knyttet til moderne kjøretøy og datainnsamling har fått økt oppmerksomhet, og fylkeskommunen åpner for at de ved en senere konkurranse kan bli nødt til å undersøke dette nærmere. En mulig tilnærming kan være å hente mer informasjon fra markedet før konkurransen lyses ut.
– Problemstillinger knyttet til moderne kjøretøy og innsamling av data har fått økt oppmerksomhet de senere årene. Ved en tilsvarende anskaffelse kan det for eksempel være aktuelt å undersøke slike forhold nærmere i markedsdialogen for å få bedre innsikt i hvilke data som samles inn, hvor dataene lagres, hvem som har tilgang, og hvilke valgmuligheter som finnes. For denne anskaffelsen vurderte vi imidlertid at risikoen og behovet ikke tilsa særskilte krav, forklarer Myklebust.
Markedsdialog kan dermed være en måte å skaffe bedre kunnskap om teknologien på, uten å stille mer omfattende krav enn risikoen tilsier.
