Digital markedsdialog forut for kunngjøring – her kommer gode råd

Av advokatfullmektig Malene Reinertsen, Wikborg Rein Advokatfirma AS

Sist uke skrev jeg en artikkel i Anbud365 hvor målsetningen var å komme med noen enkle og praktiske råd når oppdragsgiver og leverandører skal forhandle ved hjelp av digitale løsninger. Samme uken gjennomførte jeg på vegne av en stor offentlig oppdragsgiver digital markedsdialog forut for kunngjøring.  På den bakgrunn har jeg noen råd, som jeg håper gir deg som oppdragsgiver motivasjon og inspirasjon til å gjennomføre markedsdialog – og at leverandører ser verdien av å delta selv når fysiske møter ikke er mulig.

I den aktuelle anskaffelsen var det et nytt behov hos oppdragsgiveren som skulle dekkes, og vi anså markedsdialog som helt avgjørende for å få bedre informasjon om hva som fantes i markedet, hva som påvirket konkurransen og hva slags mulige løsninger som kunne utvikles.

Markedsdialog er kanskje et av de teamene i anskaffelsesretten jeg brenner mest for – fordi dialog mellom oppdragsgiver og leverandør muliggjør en felles forståelse av behovet og markedets evne til å dekke behovet. Rettere sagt – grundig forståelse av markedet sikrer god behovsdekning.

Markedsdialog har en grense mot rådgiverhabilitet, men handlingsrommet er ofte større enn mange tror. Markedsdialog kan gjennomføres på flere forskjellige måter, eksempelvis veiledende kunngjøring, dialogkonferanse, konkurransegrunnlag på høring, en-til-en møter og dialogbefaring. Omfanget av dialog-aktivitetene vil variere avhengig av anskaffelsens størrelse, strategiske viktighet og kompleksitet, og hvor i anskaffelsesprosessen man er.

Gått i glemmeboken?

Min erfaring er at markedsdialog har gått glemmeboken siden mars 2020 ettersom man ikke lenger kunne møtes fysisk. Dialogkonferanse og en-til-en møter er kanskje de mest effektive plattformene for å få innspill, og mitt inntrykk er at det har vært mindre bruk av disse virkemidlene i anskaffelsesprosessen siden mars.  Det er her jeg mener at det at man ikke kan møtes fysisk ikke bør være en begrensning for gjennomføring og at både større konferanser og en-til-en møter, kanskje til og med i enda større utstrekning enn tidligere, kan gjennomføres digitalt.

Digital markedsdialog krever noe forberedelse, men det bør ikke stå i veien for å sikre gode innkjøp og den tidsbesparelsen det vil kunne gi når konkurransegrunnlaget i etterkant skal utarbeides.

Noen generelle råd for å lykkes med en digital markedsdialog:

• Inviter leverandørene på en plattform som alle har tilgang til – ha på kamera!
• Inviter et vidt spekter av leverandører, herunder store og små/mellomstore
• Send ut agenda i forkant
• Sett de formelle rammene for møtet, informer blant annet om at man kan bruke idéer og innspill som fremkommer i dialogmøtet i konkurransegrunnlaget, men at man har taushetsplikt når det gjelder forretningshemmeligheter
• Identifiser de spørsmålene du ønsker å få belyst/besvart og send de i forkant. Dette sikrer at leverandøren får tid til å reflektere over spørsmålene, noe som ofte vil resultere i bedre innspill. Eksempler på slike spørsmål:
  • Hvordan er markedstrenden på dette området etter leverandørens oppfatning?
  • Hva bør vi legge vekt på i evalueringen – hva ønsker leverandøren å bli målt på?
  • Hvilke krav vil være konkurransehemmende etter leverandørens oppfatning?
    • Kvalifisering (typisk økonomisk soliditet, erfaring, kompetanse)
    • Tildeling (typisk kvalitet og pris)
  • Hvordan fungerer prismekanismene?
• Lag en standard presentasjon om ditt behov, slik at det samme presenteres i alle møter
• Gi leverandørene tilnærmet lik tid i møtene og like muligheter underveis i dialogen til å komme med innspill
• Skriv referat fra alle møter eller råd du mottar, slik at dette i etterkant kan gis innsyn i

Utjevne konkurransefordel

Etter gjennomført markedsdialog er det viktig å huske på plikten til å utjevne en eventuell konkurransefordel de som har deltatt i dialogen har fått. Dette gjelder ikke særskilt digitale forhandlinger, men er likevel viktig å påpeke:

• Vurder hvor lang tilbudsfrist som er nødvendig for å gi alle potensielle leverandørene lik mulighet til å sette seg inn i konkurransegrunnlaget.
• Del relevante opplysninger, dvs. at anskaffelsesdokumentene må suppleres med all utdypende informasjon som er delt underveis i markedsdialogen
• Vurder rådene konkret, dvs. ikke bruk informasjon ukritisk (eks. hvilke krav som kan/bør stilles eller hvordan kravspesifikasjonen skal utformes)

Med disse rådene håper jeg du som oppdragsgiver motiveres og inspireres til å gjennomføre markedsdialog – og at leverandører ser verdien av å delta selv når fysiske møter ikke er mulig. Jeg vil også benytte anledningen til å ønske alle leserne av anbud365 en riktig god førjulstid, så håper jeg vi kan møtes fysisk i 2021 – frem til da oppfordrer jeg dere alle til å aktivt ta i bruk digitale hjelpemidler i anskaffelsesprosessen.