KOFA: Kapasitetsproblemer kan gi saklig grunn til avlysning
Forsinkelser, mangel på intern kapasitet og et arbeid som måtte gjennomføres innenfor et begrenset tidsvindu gjorde at oppdragsgiver avlyste konkurransen. KOFA godtok avlysningen, og avgjørelsen viser at også forhold på oppdragsgivers side kan gi saklig grunn til å trekke i bremsen.
Hvor mye skal til før en oppdragsgiver kan avlyse en konkurranse fordi forutsetningene for å gjennomføre anskaffelsen har endret seg? Det spørsmålet sto sentralt da KOFA behandlet en konkurranse om kartlegging og vurdering av naturmangfold.
Anskaffelsen hadde en estimert verdi på 520.875 kroner eks. mva., og åtte leverandører ble invitert til å delta. Underveis oppsto det imidlertid flere forhold som påvirket muligheten til å gjennomføre oppdraget som planlagt. Konkurransen ble til slutt avlyst, og KOFA kom til at avlysningen var saklig begrunnet.
I denne artikkelen ser vi nærmere på hva som gjorde at oppdragsgiver kunne avlyse, og hvilken betydning forsinkelser, intern kapasitet og et begrenset tidsvindu fikk i vurderingen.
Flere forhold virket sammen
Det interessante ved avgjørelsen er at avlysningen ikke ser ut til å hvile på én enkelt omstendighet. Klageprosessen hadde medført forsinkelser, samtidig hadde oppdragsgiver fått akutte utfordringer med intern kapasitet -blant annet etter bortfall av en dedikert miljørådgiver.
I tillegg var selve oppdraget tidskritisk da kartlegging av naturmangfold måtte gjennomføres innenfor bestemte perioder av året for at arbeidet skulle kunne utføres som forutsatt. Forsinkelsene gjorde dermed at oppdraget ikke lenger kunne gjennomføres i 2026, slik det opprinnelig var planlagt. Det var denne samlede situasjonen KOFA måtte vurdere.
Må være reell og forsvarlig
Anskaffelsen fulgte reglene i forskriftens del I. KOFA tok utgangspunkt i de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4 og praksis om retten til å avlyse en konkurranse.
Utgangspunktet er at terskelen for å konstatere saklig grunn til avlysning er relativt lav, det betyr likevel ikke at det er fritt frem for oppdragsgiver. Avlysningen må bygge på en reell og forsvarlig begrunnelse, og vurderingen må knyttes til situasjonen som forelå da beslutningen om å avlyse ble tatt. I denne saken mente KOFA at omstendighetene samlet ga tilstrekkelig grunnlag for å avlyse konkurransen.
Interne forhold kan få betydning
Et viktig poeng i avgjørelsen er at også forhold på oppdragsgivers egen side kan inngå i vurderingen av om det foreligger saklig grunn til avlysning.
Endringer i bemanning og kapasitet kan påvirke om oppdraget fortsatt lar seg gjennomføre på den måten og innenfor den tidsrammen som lå til grunn for konkurransen, men avgjørelsen bør neppe leses som at kapasitetsproblemer alene automatisk gir adgang til å avlyse.
I denne saken kom kapasitetsutfordringene sammen med forsinkelser og et faglig begrunnet tidsvindu for gjennomføringen av oppdraget. Det var helheten som ble avgjørende.
Kunne ikke gjennomføres som planlagt
Naturkartlegging skiller seg dessuten fra mange andre konsulentoppdrag ved at tidspunktet for arbeidet kan ha betydning for resultatet. Da forsinkelsene gjorde at feltarbeidet ikke lenger kunne gjennomføres innenfor den planlagte perioden, var det derfor ikke bare et spørsmål om å flytte noen datoer i kalenderen.
Forutsetningene for oppdraget hadde endret seg, og KOFA godtok dermed oppdragsgivers vurdering av at konkurransen skulle avlyses.
Ikke en ulovlig direkte anskaffelse
Klager hadde også anført at oppdragsgiver hadde foretatt en ulovlig direkte anskaffelse. Denne anførselen førte heller ikke frem. KOFA viste til at det ikke var foretatt noen anskaffelse som kunne utgjøre en ulovlig direkte anskaffelse.
Dermed var det heller ikke grunnlag for å konstatere et slikt brudd.
Ikke en generell nødutgang
Oppdragsgiver kan oppleve at forutsetningene endrer seg etter at konkurransen er satt i gang. Det kan skyldes forhold i markedet, fremdriften i konkurransen eller forhold i egen organisasjon.
Da er ikke spørsmålet nødvendigvis hvem som har skylden for at situasjonen har oppstått, men om det på tidspunktet for avlysningen foreligger en reell og forsvarlig grunn til ikke å fortsette konkurransen. Samtidig er avlysning ingen generell nødutgang når en anskaffelse blir vanskelig å gjennomføre.
Kragerø-saken viser snarere betydningen av å kunne dokumentere:
Hva som har endret seg
hvilken betydning det får for anskaffelsen
hvorfor konkurransen ikke lenger bør gjennomføres som planlagt
