En ny statlig IT-skandale kan være under oppseiling. De fire største universitetene i Norge skal ha ny ERP-løsning, trolig en av de største anskaffelsene i sitt slag hittil i Norge. Men de valgte ikke å legge oppdraget ut på anbud, men overlot det til et statlig direktorat. Da fikk man ikke anledning til å sammenlikne med andre aktuelle løsninger i markedet. Universitetet i Bergen innførte systemet 1. januar, men sliter med barnesykdommer. Styret ved universitetet er orientert om situasjonen, og man håper lønnssystemet skal bli slik at utbetaling av februar-lønningene går knirkefritt.
De fire største universitetene her i landet har et samarbeid, kalt BOTT: Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, Norges teknisk-og naturvitenskapelige universitet, NTNU og Universitetet i Tromsø, Norges arktiske universitet. I samarbeid gjennomfører de en rekke anskaffelser de har felles interesse for. For noen år siden bestemte de seg for å ville ha et omfattende ERP-system for HR/lønn, økonomi, bestillinger, ordre mv. Direktoratet for forvaltning og økonomi (DFØ) fikk oppdraget. Avtalene universitetene hadde med eksisterende løsninger var i ferd med å løpe ut.
Det nye ERP-systemet skulle være operativt 1. januar i år. Slik ble det imidlertid ikke, i og med at kun deler av Universitetet i Bergen (UiB) kunne ta det i bruk. Gradvis har det blitt rullet ut til hele universitetet. Til internavisen «På Høyden» uttaler økonomidirektør, Per Arne Foshaug, ved UiB at ved starten av året manglet flere av fellestjenestene funksjonalitet, bl.a. bestillinger, betaling og fakturering. På grunn av dette valgte UiB å utsette utrullingen av økonomitjenestene til langt ut i januar.
Utsatt i Oslo
Universitetet i Oslo har utsatt med å ta løsningen i bruk til 1. mai.1. januar 2022 skal så NTNU og UiT Norges arktiske universitetet over i samme løsning. Samtlige tre andre universiteter forteller til Khrono at de følger prosessen i Bergen nøye.
Ifølge insidere i bransjen er den aktuelle løsningen som bygges opp for universitetene kanskje en av de største på mange år offentlig sektor. De 4 store universitetene håndterer flere hundretusen bestillinger og fakturaer hvert år. Problemer på dette området kan derfor bli svært alvorlig mht å anskaffe virksomhetskritiske tjenester, samt å innfri sine forpliktelser mot de mange leverandørene.
Barnesykdommer
Universitetsavisen Khrono har viet innføringen av det nye ERP-systemet mye oppmerksomhet, og skriver bl.a.: Barnesykdommene og utfordringene meldte seg raskt, og etter en måned har man fortsatt problemer. Det er særlig knyttet til lønnssystemet at det meldes om mange feil i Bergen, blant de alvorlige er at man har problemer med å utbetale lønn til deltidsansatte og honorarbaserte lønnsmottakere.
På styremøtet ved Universitetet i Bergen nylig orienterte, ifølge Khrono, Foshaug om situasjonen: — Vi må si at vi har hatt en krevende situasjon fram til nå, sa Foshaug til styret.
Så langt Khrono.
Valgte bort anbud
Opprinnelig var det meningen at universitetene skulle legge ønsket ERP-løsning ut på anbud. Planen var i gang, men så falt valget likevel på (DFØ). Et viktig poeng ved reglene om offentlige anskaffelser er at det offentlige gjennom konkurranse i markedet skal finne fram til den løsningen som er mest effektiv. Det betyr den løsningen som samlet sett er den beste etter vurdering av pris og kvalitet. Ved å la være å konkurranseutsette, har BOTT-universitetene ikke hatt mulighetene av å sammenlikne DFØs løsningene med andres. De må ta det de får og betale det som kreves, uansett hvor fornøyde – eller ikke – de er.
Et annet direktorat, UNIT, har nylig stått for innføringen av et nytt saks- og arkivsystem (Public360) for universitetene ved å inngå kontrakt med Tieto for oppgaven. I et brev til UNIT kritiserte Universitetet i Sørøst-Norge etablering av slike fellesløsninger fordi det tar for lang tid å tilpasse dem til lokale forhold, ifølge Khrono.
Prisbelønte universiteter
Anbud 365.no har tidligere omtalt både UiB og UiO sine nasjonale priser for digitalisering av innkjøpsfunksjonen. Samtlige av universitetene har vært foregangsvirksomheter på effektivisering og digitalisering, som i tid strekker seg mer enn 10 år tilbake. Kravene og forventningene til effektivisering og automatisering i anskaffelsesprosessen er dermed meget høye. Det kan dermed bli svært smertefullt om de nye løsningene ikke makter å innfri krav til eksisterende funksjonalitet og forventninger til effektivisering og automatisering.
Den som leser nettavisen Khrono, vil raskt få kunnskap om at det i universitets-Norge ikke er spesiell begeistring for at direktorater skal gjøre denne typen anskaffelsesjobber for dem. Direktoratene er langt unna universitetenes opplevde behov og virkelighet. Faren for at de bommer er stor, samtidig som prosessene blir lange fordi direktoratene må få forståelse for hvilke behov som eksisterer.
I en kronikk i Khrono skriver rektor Stølen bl.a. at det er behov for å gå igjennom rollefordelingen mellom departement, UNIT og institusjonene. Institusjonenes autonomi og ulike behov må ivaretas. Det er store forskjeller mellom institusjonene i UH-sektoren og det er ulike behov. Ensretting vil svekke institusjonenes mulighet for utvikling.
Bli den første til å kommentere på "Ny statlig IT-skandale under oppseiling?"