Bergen: Sterkt begrenset nytte av veiledningen til anskaffelsesreglene

Regelverket for offentlige anskaffelser må være tydelig og oppdatert, slik at alle som driver med innkjøp forstår rekkevidden av hva som står. Det gjelder både innkjøpere og leverandører. Oppfordringen kommer fra Innkjøp konsern i Bergen kommune til Anskaffelsesutvalget. Skyts rettes også mot 2018-veiledningen fra Nærings- og fiskeridepartementet: Den tar ikke høyde for rettsutviklingen de siste fem årene og en rekke temaer som departementet lovet å komme tilbake på, er fortsatt intet skjedd. Dette begrenser sterkt nytten av veiledningen, heter det.

Innkjøp konsern er Bergen kommunes fagavdeling for offentlige anskaffelser, med ansvar for strategier, verktøy, instrukser og veiledning. I sitt innspill til Anskaffelsesutvalget skriver de bl.a. at anskaffelsesregelverket etter hvert har utviklet seg til å bli et ganske komplekst regelverk. Forholdsvis få av de som må forholde seg til dette regelverket, kan betegnes som regelverksspesialister, heter det, og enda færre av dem er jurister. Mange møter regelverket bare de få gangene de skal gjennomføre en anskaffelse.

Må kunne forstå regelverket

Rådet til Anskaffelsesutvalget er derfor at regelverket må tydelig angi de reglene som brukerne av regelverket skal forholde seg til. Reglene må ikke formuleres på en slik måte at det blir vanskelig for så vel innkjøpere som leverandører å forstå rekkevidden av regelverkets bestemmelser. Det er viktigere med tydelige tekster selv om reglene dermed blir noe lengre enn de ellers kunne ha vært, men Innkjøp konsern.

Det har i veiledning fra så vel departementet som DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) blitt lagt til grunn at det, (anskaffelser etter FOA del III) ikke er tillatt å forhandle om tilbud med vesentlige avvik. Innkjøp konsern peker i sitt innspill på at KOFA og domstolen har tilkjennegitt et annet syn på dette temaet. All den tid så vel KOFA som domstolen har lagt til grunn at slike forhandlinger er akseptable, vil nok de fleste oppdragsgivere også legge dette til grunn, mener Innkjøp konsern, som likevel tar til ode for at dette avklares i arbeidet med revisjon av anskaffelsesregelverket.

Sertifikat og merkeordninger

Ifølge anskaffelsesforskriften kan oppdragsgiver kreve dokumentasjon for leverandørs oppfyllelse av visse kvalitetssikrings- og miljøledelsesstandarder i form av sertifikat som dokumenterer oppfyllelse av angjeldende standarder. Men det er slik at oppdragsgiver likevel må godta annen dokumentasjon enn sertifikatet, «dersom leverandøren ikke har mulighet til å få slike attester innen fristen, og dette ikke skyldes leverandøren selv.» Med begrepet «fristen» menes det øyensynlig tilbudsfristen eller fristen for å søke om å bli kvalifisert, poengterer Innkjøp konsern.

I tiden like etter at den nye forskriften trådte i kraft tolket flere anskaffelsesjurister det slik at det åpnet for at man ville kunne kreve sertifikater som dokumentasjon og at alternativ dokumentasjon da ville kunne avvises. Senere har KOFA lagt til grunn en forståelse som i realiteten torpederer hele muligheten til å kreve dokumentasjon gjennom sertifikat, påpeker Konsern innkjøp, og: – Status her er derfor at den nye bestemmelsen ble en «papirtiger»; den ser i utgangspunktet ut som en innstramning i oppdragsgivers favør, men er det i realiteten ikke. Anskaffelsesutvalget må se på denne bestemmelsen, i den hensikt å fremme bruk av sertifikater og merkeordninger.

Veiledning

For mange som bruker anskaffelsesregelverket, er Nærings- og fiskeridepartementets veiledning til anskaffelsesforskriften en sentral kilde til fortolkning av forskriften, fremholder Innkjøp konsern i Bergen kommune. Veiledningen ble sist revidert våren 2018. Rettsutviklingen siden våren 2018 er altså ikke reflektert i veiledningen. Dertil er en rekke tema ikke behandlet i veiledningen. Ved en rask gjennomgang fanget Innkjøp konsern opp hele 10 temaer hvor departementet selv sier at de vil komme tilbake med veiledning eller ytterligere veiledning, uten at de har gjort det de siste fem årene.

Konsern Innkjøp peker dessuten på at det også er områder hvor veiledningen bare fremstår som en parafrase over forskriftsteksten, som igjen mer eller mindre er en oversettelse av direktivteksten. Dette begrenser sterkt nytten av veiledningen. I sitt utredningsarbeid, skriver Innkjøp konsern i Bergen kommune at Anskaffelsesutvalget bør ha i bakhodet behovet for ajourført veiledning og veiledning på områder hvor departementet hittil ikke har gitt veiledning. Formålet er at utredningene enkelt kan benyttes som en sentral kilde til departementets veiledning om det reviderte regelverket.