Av Innlandet fylkes 46 kommuner er ingen kommune dårligere på avtalelojalitet enn Vestre Slidre. Lojaliteten er målt til 33%, ingen andre av kommunene i fylket ligger under 50%. Det fremgår av en etterlevelseskontroll i regi av Innlandet Revisjon IKS med derpå følgende debatt i kommunestyret. Kommunen kan bli stilt juridisk og økonomisk til ansvar dersom det handles hos andre leverandører enn avtalepartnerne, påpeker revisjonen, som oppfordrer kommunen til å etablere rutiner som sikrer regel-etterlevelse.
Vestre Slidre med sine om lag 2000 innbyggere er å finne i Innlandet fylke. Der var Innlandet Revisjon IKS nylig vært «på besøk» og gjennomført en såkalt forenklet etterlevelseskontroll. Søkelyset var på lojalitet til rammeavtaler og etterlevelse av anskaffelsesregelverket.
Avtalelojalitet
– Vår kontroll har avdekket avvik/brudd på lov, forskrift og egne rutiner og reglement for flere av innkjøpene, skriver revisjonen ifølge dokumentene som kort før jul lå til behandling i kommunestyret. Avtalelojaliteten er beregnet til 33 %, dvs. 67 % kjøp utenfor rammeavtale for de utvalgte leverandørene innenfor IKT, kontor/administrasjon og vedlikehold.
Manglende dokumentasjon er medtatt i kategorien kjøp utenfor avtale, heter det, og revisjonen gjør oppmerksom på at de ikke fått fremlagt dokumentasjon på at rutiner følges, f.eks. i form av statistikk, måling av avtalelojalitet eller andre rapporter/evalueringer.
På bunn i fylket
Avisa Valdres refererte fra kommunestyremøtet og kunne fortelle at Per Håvar Moe Nevland, nestleder i kontrollutvalget opplyste at Vestre Slidre var den eneste kommunen i Innlandet som lå under 50% i etterlevelse på dette området. Kommunen havnet på 33%, mens snittet i fylket er 72% prosent, slo han fast.
Revisjonen konstaterer at kommunen ikke har dokumentert skriftlige rutiner for kontroll av lojalitet til rammeavtaler. Revisjonen påpeker at kommunen har gjort anskaffelser av varer og tjenester, hvor rammeavtaler ikke er benyttet eller hvor anskaffelsen ikke har vært gjenstand for anbudskonkurranse. Det blir riktignok sagt fra revisor at man ikke har grunn til å tro at dette har skjedd i stort omfang, opplyser avisen.
Klar anbefaling
Kommunens praksis har, etter revisjonens mening, vært i strid med egne rutiner og reglement, samt lov om offentlige anskaffelser. Anbefalingen er klar: Etabler rutiner og internkontroll som sikrer etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser, inklusive lojalitet til og bruk av rammeavtaler.
Lojalitet til rammeavtalene er av avgjørende betydning for at kommunen skal oppnå forventede resultater med tanke på pris, ressursbruk, effektivitet med mer, påpeker revisjonen overfor kommunen, og minner om at den kan bli stilt juridisk og økonomisk til ansvar dersom det handles hos andre leverandører enn avtalepartnerne.
Det fremkommer ikke om rammeavtalene var utformet som eksklusive rammeavtaler.
Dessuten avviker revisjonens definisjon av “rammeavtale” vesentlig fra forskriftens definisjon.
Det kan synes som om det er en utbredt oppfatning at rammeavtalen i sin natur er eksklusiv. Dette er ikke korrekt.