De fire største universitetene i Norge skal ha ny ERP-løsning, trolig en av de største anskaffelsene i sitt slag hittil i Norge. Opprinnelig var det meningen at universitetene skulle legge ønsket løsningen ut på anbud, men de overlot i stedet oppdraget til et statlig direktorat. De snudde etter at Finansdepartementet ba universitetene vurdere å bruke direktoratet, «helt naturlig», ifølge departements svar til Anbud365. Dermed frasa universitetene seg mulighetene til å sammenlikne med andre aktuelle løsninger i markedet, noe intensjonen bak anskaffelsesregelverket legger opp til.
Planen var i gang, men så falt valget likevel på Direktoratet for forvaltning og økonomi (DFØ). Kilder sier til Anbud365 at det skyldtes at Finansdepartementet grep inn. Vi spurte derfor departementet: Hva var den konkrete begrunnelsen som departementet gav overfor universitetene for å droppe markedet til fordel for DFØ som leverandør av ERP-systemet? Svaret lyder slik:
– DFØ er statens egen leverandør av lønns- og regnskapstjenester og leverer tjenester til store deler av statsforvaltningen. Dette gir vesentlige stordriftsfordeler. Da BOTT-universitetene skulle vurdere innretningen på fellestjenestene var det helt naturlig at det ble innledet dialog mellom BOTT og DFØ, slik at BOTT kunne gjøre en realitetsvurdering av det DFØ kunne tilby. Det var universitetene selv som til slutt tok beslutningen om å velge DFØ.
Så langt Finansdepartementet.
Flere fellestjenester manglet
Til internavisen «På Høyden» uttaler økonomidirektør Per Arne Foshaug ved UiB at ved starten av året manglet flere av fellestjenestene funksjonalitet, bl.a. bestillinger, betaling og fakturering. På grunn av dette valgte UiB å utsette utrullingen av økonomitjenestene til langt ut i januar.
Foshaug har også kommentert saken i universitetsavisen Khrono. På bakgrunn av disse uttalelsene spurte Anbud365 ham om hvorfor man benyttet et direktorat (DFØ) til å utvikle det nye ERP-løsningen? Hvorfor la man ikke oppdraget ut på anbud?
– DFØ er et direktorat underlagt Finansdepartementet som leverer lønns- og regnskapstjenester til ca 90 % av statsforvaltningen, sier Foshaug. BOTT har tradisjonelt kjøpt tjenester og systemer fra private aktører og hadde startet et arbeide med å skifte ut eksisterende systemportefølje da Kunnskapsdepartementet etter henvendelse fra Finansdepartementet ba BOTT vurdere DFØ som leverandør. Etter en forstudie ble det avklart at DFØ kunne innfri BOTTs behov gjennom en tilpasning av sin systemportefølje. Med utgangspunkt i DFØs mandat fant BOTT det naturlig å velge DFØ som leverandør og ikke avvike fra statens policy på dette området.
To nyanskaffelser
DFØ leverer i hovedsak tjenester som bygger på standardløsninger (SAP og Unit4 ERP) og har ansvar for at disse systemene anskaffes i tråd med gjeldende rammer for offentlige anskaffelser. For å innfri BOTTs behov har DFØ gjort to nyanskaffelser som begge er gjennomført som offentlige anbudsprosesser.
– Hvem avgjorde at DFØ skulle få oppdraget med ERP-løsningen og dermed stoppet BOTT-universitetenes opprinnelige planer om anbud?
Foshaug:
– Som nevnt ble DFØ vurdert etter en henvendelse fra Finansdepartementet til Kunnskapsdepartementet. Når DFØ kunne møte BOTTs behov var det naturlig å inngå en avtale med DFØ om leveranse av disse tjenestene. Dette ble også forsterket av at DFØ allerede var leverandør av lønnstjenester til store deler av UH-sektoren utenom BOTT-institusjonene.
For stor avstand?
– Er det for stor avstand mellom et direktorat og universitetenes hverdag til at et direktorat kan gjøre en slik jobb på en tilfredsstillende måte, jf utfordringene som nevnes i «På Høyden»-intervjuet + UNITs håndtering (oppdrag til Tieto) av Public360?
– BOTT har, fremholder Foshaug, som policy å anskaffe løsninger innenfor ERP-området som bygger på standardsystemer, og det vil ikke være aktuelt å utvikle systemer i egenregi. Dette betyr at alle leverandører vil måtte tilpasse leveransen til å møte BOTTs behov med utgangspunkt i en standard løsning. BOTT har spesifisert krav til leveransen fra DFØ som om det skulle gjennomføres en åpen anbudskonkurranse, og avtalen mellom DFØ og BOTT innebærer utvikling av tjenester som bør gi god arbeidsstøtte for UH-sektoren.
Bli den første til å kommentere på "Mulig IT-skandale: Finansdepartementet «rørte på seg», da droppet universitetene anbud"