Beste praksis i offentlige anskaffelser er ikke for amatører

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

Beste praksis innenfor offentlige anskaffelser skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser, tydeliggjøre oppdragsgivers ansvar for å redusere klimaavtrykket, beskytte menneskerettighetene, forebygge arbeidslivskriminalitet, samt sikre etisk adferd gjennom høy grad av integritet og ansvarlighet i anskaffelsesprosessen. Beste praksis gir en betydelig verdiskaping til så vel oppdragsgivere, leverandører og til samfunnet ellers, om vi lykkes som innkjøpere.

Å lykkes som innkjøper og å etablere beste praksis kommer imidlertid ikke av seg selv. Beste praksis krever at ledere av offentlige virksomheter etablerer en hensiktsmessig anskaffelsesfunksjon, basert på en tilfredsstillende organisering. Videre krever beste praksis at virksomheten innretter sin virksomhet basert på standarder og standardisering, bruk av digitale løsninger, samt setter sine offentlige innkjøpere i stand til å styrke egen kapasitet gjennom ny kunnskap og gode ferdigheter.

Åpenhetsloven, eller Lov om åpenhet og virksomheters arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ble vedtatt i 1. juli 2022. Corporate Sustainability Reporting-direktivet (CSRD) med mål om å øke åpenheten ved å kreve at visse store selskaper offentliggjør ESG-ytelsen, ble vedtatt i desember 2022. Både ny lov og nytt direktiv er ferske eksempler på stadig nye krav innenfor offentlige anskaffelser som den enkelte innkjøper må forholde seg til. ESG-begrepet er en forkortelse som viser til bedrifters ansvar innenfor miljø, samfunn og styring, Environmental, Social and Governance. ESG refererer til viktige elementer i bærekraftsbegrepet som skal beskrive kvalitative aspekter knyttet til miljø, sosiale forhold og forretningsetikk.

EU-direktivet og Åpenhetsloven skal fremme virksomheters respekt for menneske-rettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt sikre allmenheten og offentlige oppdragsgivere tilgang på informasjon. Det blir stadig viktigere for offentlige oppdragsgivere hvem som tildeles kontrakter. Det har både ledelsen i Bane Nor og Statnett bekreftet i innlegg i Anbud365. Konserndirektør Håkon Borgen i Statnett har uttalt: “Dette er tredje gang i løpet av de siste årene at vi avdekker grove brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår hos underleverandører til store internasjonale selskaper. Det er svært alvorlig og en uholdbar situasjon. Vi ser en utvikling hvor arbeidslivskriminaliteten blir stadig vanskeligere å avdekke og hvor det er en utfordring å komme dette til livs.” Både ny norsk lov og nytt EU-direktiv pålegger derfor virksomheter av en viss størrelse å dokumentere opplysninger om negative konsekvenser og vesentlig risiko som avdekket gjennom egne aktsomhetsvurderinger. Selv om det er bedriftene som skal gjennomføre aktsomhets-vurderingene og som er underlagt informasjonsplikten, vil det allikevel påligge offentlige innkjøpere å kunne stille de rette spørsmålene, samt å kunne forholde seg til den informasjonen bedriftene som tilbydere i en anskaffelsesprosess skal levere i en anskaffelsesprosess.

Beste praksis innenfor kontraktsoppfølging

Direktoratet for økonomistyring ved divisjonsdirektør, Dag Strømsnes har nylig lovet innkjøps-Norge beste praksis innenfor kontraktsoppfølging. Dette er et svært viktig område for å sikre verdiskapingen generelt, i en godt gjennomført anskaffelsesprosess, samt å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i offentlige kontrakter spesielt. Det er god mottakelse blant offentlige innkjøpere, men det er verd å merke seg kommentaren til innkjøpssjef, Birgitte Gullestad i Bergen kommune: “Generelt er det viktig å ta høyde for at det ofte er satt av få ressurser til kontraktsforvaltning i stat og kommune. Det er derfor viktig å ikke legge listen for høyt, understreker hun. – Beste praksis bør ikke være for kompleks.  I Bergen kommune har vi god erfaring med å dele funksjon og rolle mellom dag-til-dag-oppfølging av kontrakter og mer grundige gjennomganger og kontroller.” Hun presiserer videre at kontraktsforvalter er en egen rolle. Det snakkes ofte om innkjøperrolle, men kontraktsoppfølging krever også en spesialist. Det er mest krevende for små og mellomstore innkjøpere å forholde seg til stadig nye krav og verktøy som lanseres innenfor anskaffelsesområdet. Den tidligere og mer innkjøperrollen som generalist kan være i ferd med å bli utdatert og må erstattes av en innkjøperrolle basert på utstrakt samarbeid og bruk av mer spesialisert kunnskap. Den spesialiserte kunnskapen må hentes inn gjennom organisasjoner som Etisk handel, Miljømerking, Standard Norge, Transparency Norge, Factlines, Skift, Cicero, Bellon og Naturvernforbundet for å nevne noen. Det er også viktig å nevne fantastiske tilbud i form av frokostmøter og lunsjmøter fra de store konsulenthusene som KPMG, Deloitte, PwC og BDO, de store advokatkontorene som CMS Kluge, BAHR, Wiersholm, Grette og Thommesen og ikke minst god veiledning og seminarer i regi av Anbud365.no, Anskaffelsesdivisjonen i DFØ, NHO og KS.

Morgendagens innkjøperrolle er ikke i samme grad basert på generalistrollen. Til det har anskaffelsesområdet blitt alt for spesialisert etter lanseringen av en rekke viktige politiske innspill som er tillagt offentlige oppdragsgivere, når det skal handles varer og tjenester for mer enn 650 milliarder kroner hvert år. Morgendagens innkjøper må arbeide i team og nettverk, samt beherske digitale verktøy som kan skaffe tilveie aktuell kunnskap som skal ligge til grunn for viktige beslutninger og valg i en anskaffelsesprosess. Beslutninger som kan skape verdier for både offentlig tjenesteproduksjonen, leverandørmarkedet og ikke minst gi bedre verdi for de begrensede økonomiske midlene som er tilgjengelig i offentlig sektor. Stortingsmelding 22, Smartere innkjøp, underbygger den nye innkjøperrollen og stiller helt andre og nye forventninger og krav til offentlige innkjøpere, men også til offentlige oppdragsgivere. Det er verd å merke seg FNs bærekraftmål nr 17 som er samarbeid. Både verdiskaping innenfor offentlige anskaffelser og kampen med å innfri FNs mål om bærekraft krevere økt samarbeid.

Det er og blir en virksomhetsleders ansvar å sikre tilstrekkelig kapasitet i egen innkjøpsfunksjon. Kapasitet sikres gjennom en god organisering, standardisering og økt bruk av standarder, en gjennomtenkt bruk av digitale verktøy og ikke minst gjennom å satse på kunnskap og ferdigheter hos offentlige innkjøpere. Anskaffelsesakademiet er et kjærkomment tilskudd til kunnskapsbygging for offentlige oppdragsgivere, men det kan kreve en betydelig styrking av Anskaffelsesakademiets rammebetingelser.  Anskaffelsesakademiet, universiteter og høyskoler er institusjoner som kan bidra til å ytterligere profesjonalisere offentlige anskaffelser gjennom å utvikle stadig bedre tilbud innenfor etter- og videreutdanningsområdet. Offentlige anskaffelser er ikke for amatører.