Besparelser topper innkjøpsagendaen – men målingen henger etter
Kostnadsreduksjon topper prioriteringslisten i en ny nordisk innkjøpsundersøkelse. Likevel mangler en tredjedel av dem som prioriterer dette, et formelt besparelsesmål. Rapporten peker på et gap mellom ambisjonene for innkjøpsarbeidet og oppfølgingen av resultatene.
I dag ble historiens første The State of Nordic Procurement Report 2026 lansert under konferansen, The Nordic Procurement Summit & Awards i Oslo. Rapporten som er utarbeidet av Ignite, EY og Silf Competence bygger på en spørreundersøkelse blant 156 innkjøpsledere og innkjøpsmedarbeidere i Norden, samt en separat analyse av innkjøpsdata fra 154 virksomheter.
60 prosent av respondentene oppgir kostnadsreduksjon og besparelser blant sine viktigste prioriteringer. Men prioriteringen blir ikke alltid fulgt opp. Blant de som prioriterer kostnadsreduksjon, men mangler et formelt mål, følger over halvparten heller ikke opp besparelsene, ifølge rapporten.
– Innkjøp skal skape verdi. Likevel ser vi at mange virksomheter ikke har etablert en tydelig metode for å måle om de faktisk lykkes med det som er innkjøpsfunksjonens viktigste oppgave, fastslår administrerende direktør og medgründer i Ignite, Sigbjørn Nome,
Tallene understøtter utfordringen Nome peker på. Bare 47 prosent oppgir at de har et system for å følge opp besparelser, og slike systemer er langt vanligere blant virksomheter som også har formelle besparelsesmål.
Innkjøpsfunksjonen trenger mer enn ambisjoner
Thomas Haver, partner i EY, peker på at høye forventninger til innkjøpsfunksjonen ikke alltid følges av nødvendige rammebetingelser.
– Gjennom å etablere sentrale innkjøpsfunksjoner viser virksomheter en ambisjon om å håndtere innkjøp profesjonelt. Rapporten viser imidlertid at innkjøpsfunksjonen ofte ikke har et sterkt nok mandat, tilstrekkelig kapasitet eller god teknologistøtte. Som følge av dette forblir betydelige verdier urealisert, uttaler Haver.
Spørreundersøkelsen viser også hvilke hindringer innkjøpsmiljøene selv trekker frem. 49 prosent peker på mangel på folk eller kompetanse, mens 48 prosent viser til organisatoriske siloer og svakt samarbeid på tvers. Dårlig datakvalitet eller begrenset oversikt over innkjøpene trekkes frem av 42 prosent.
KI krever bedre innkjøpsdata
Datagrunnlaget er også et tema når rapporten ser på bruk av kunstig intelligens. 77 prosent av respondentene bruker eller utforsker KI, men bare 15 prosent av hele utvalget har kommet videre fra utprøving til utrulling i bestemte prosesser, eller bruk som en del av arbeidshverdagen.
Rapportforfatterne peker på at ufullstendige data og manglende oversikt på tvers av virksomheten gjør det vanskeligere å hente ut verdien av KI.
– Mange virksomheter ønsker å ta i bruk AI, men teknologien er aldri bedre enn dataene den bygger på. Når innkjøpsdata er spredt på ulike systemer og mangler kvalitet, blir det også vanskelig å dokumentere gevinster og ta gode beslutninger, sier Nome.
Innkjøpsbesparelser må defineres før de kan måles
Bedre data og verktøy er likevel bare en del av arbeidet. Virksomheten må også avklare hva som faktisk skal måles.
Rapporten trekker også frem en konkret erfaringscase fra verdens største seismikk-selskap, TGS, hvor Håkon Matheson, Director of Global Sourcing & Vendor Management, beskriver hvordan virksomheten jobbet med å etablere et felles besparelsesprogram etter en sammenslåing.
En av lærdommene var at utfordringene ikke først og fremst handlet om selve rapporteringen. TGS brukte derfor tid på å avklare hva som skulle regnes som en besparelse, hvilket sammenligningsgrunnlag som skulle brukes, hvem som hadde eierskap til besparelsen og hvordan den skulle godkjennes. Ifølge Matheson ga dette troverdighet hos økonomifunksjonen og ledelsen. Rådet hans er å bli enige om metoden før rapporteringen bygges opp.
Selv om erfaringen kommer fra et børsnotert selskap, er læringspunktet relevant også for offentlige oppdragsgivere. Før innkjøpsbesparelser kan dokumenteres, må virksomheten være enig om hva som skal regnes som en besparelse, hvilket sammenligningsgrunnlag som skal brukes og hvem som skal følge opp resultatene.
Ikke vent på perfekte data
Rapportforfatterne anbefaler samtidig virksomhetene å sette et besparelsesmål selv om datagrunnlaget ikke er perfekt. Et omtrentlig mål som følges opp, gir etter deres vurdering mer læring enn å vente til alt kan måles nøyaktig.
Selve oppfølgingen kan dessuten bidra til å bygge sammenligningsgrunnlaget virksomheten mangler. Anbefalingen er derfor å komme i gang med både et mål og en metode for oppfølging, for så å forbedre grunnlaget underveis.
Anbefalingen er derfor å komme i gang med både et mål og en metode for oppfølging – og heller forbedre grunnlaget underveis.
Rapporten kan lastes ned her
