KOFA: Feil CV var leverandørens risiko – avvisning var riktig
Fylkeskommunen visste at leverandøren hadde relevant erfaring. Likevel måtte kvalifikasjonsvurderingen bygge på dokumentasjonen som var levert. Da feil CV var lastet opp, lå risikoen hos leverandøren.
Troms fylkeskommune gjennomførte en åpen tilbudskonkurranse om bygging av en hvilebu for bussjåfører, hvor leverandørene bla. skulle dokumentere tilstrekkelig erfaring av relevant art og vanskelighetsgrad.
Kravet omfattet erfaring fra bygging av bygg, grunnarbeider og tilhørende arbeider. Som dokumentasjon ba fylkeskommunen om en liste over tre relevante prosjekter som leverandøren enten hadde pågående, eller hadde gjennomført i løpet av de siste fem årene.
Tenkon AS ble avvist fordi fylkeskommunen mente selskapet ikke hadde dokumentert at kvalifikasjonskravet var oppfylt. Leverandøren hadde ikke levert den etterspurte referanselisten. I stedet var det levert CV-er for to personer, blant annet daglig leder, men det var ikke selve dokumenttypen som felte leverandøren.
For gamle prosjekter
KOFA trekker frem skillet mellom kvalifikasjonskravet og dokumentasjonskravet. Dokumentasjonskravet angir hvilken informasjon leverandørene skal sende inn for å vise at kvalifikasjonskravet er oppfylt. Manglende etterlevelse av dokumentasjonskravet innebærer derfor ikke uten videre at leverandøren skal avvises.
Nemnda påpeker også at en CV for nøkkelpersonell kan være egnet til å dokumentere leverandørens erfaring. I denne saken var problemet hva CV-en faktisk dokumenterte.
Daglig leders CV inneholdt en oversikt over gjennomførte prosjekter, med blant annet opplysninger om kontraktsverdi, størrelsen på byggene, kontaktperson og rollen vedkommende hadde hatt.
For de fire siste prosjektene fremgikk også tidspunktet for gjennomføringen. Disse prosjektene var imidlertid gjennomført i perioden 2013 til 2015, imens konkurransegrunnlaget krevde erfaring fra de siste fem årene. KOFA mente derfor at leverandøren ikke hadde dokumentert «tilstrekkelig erfaring av relevant art og vanskelighetsgrad». Dermed hadde fylkeskommunen plikt til å avvise leverandøren.
Kjente erfaringen fra før
Et interessant spørsmål oppstod fordi fylkeskommunen ikke nødvendigvis var ukjent med leverandørens kompetanse. Tenkon viste til at fylkeskommunens kontaktperson for anskaffelsen hadde vært byggeleder i flere tidligere prosjekter der selskapet hadde utført tilsvarende eller mer krevende arbeider. Leverandøren mente derfor at fylkeskommunen allerede kjente til kvalifikasjonene. Det var ikke nok.
KOFA understreker at kvalifikasjonsvurderingen skal gjøres på grunnlag av dokumentasjonen leverandøren har fremlagt. Dersom oppdragsgiver skulle trekke inn kunnskap som ikke fremgår av den innleverte dokumentasjonen, kan det raskt komme i konflikt med prinsippene om likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet.
For oppdragsgivere som kjenner leverandørmarkedet godt, er dette et praktisk poeng: Det oppdragsgiver vet om leverandøren fra tidligere, kan ikke uten videre brukes til å fylle hull i dokumentasjonen som er levert i den aktuelle konkurransen.
Lastet opp feil CV
Leverandøren mente samtidig at fylkeskommunen burde ha bedt om en oppdatert CV før selskapet ble avvist.
Tenkon forklarte at det var blitt levert en eldre versjon, og viste blant annet til problemer med konkurransegjennomføringsverktøyet Hyyr. Den oppdaterte CV-en skal ifølge leverandøren ha eksistert allerede ved tilbudsfristen og inneholdt relevante referanseprosjekter.
KOFA fant imidlertid ikke at den tekniske løsningen hadde hindret leverandøren i å levere riktig dokumentasjon. Innleveringskvitteringen viste at CV-ene var lastet opp på riktig sted, under Kvalifikasjonskravet: relevant erfaring.
Problemet var at det var feil dokument som var lastet opp. Det var et forhold leverandøren selv måtte bære risikoen for.
Ingen plikt til å be om ny dokumentasjon
KOFA viser til at oppdragsgiver etter omstendighetene kan ha plikt til å avklare et tilbud. Det kan blant annet være aktuelt dersom uklarheten skyldes forhold på oppdragsgivers side, for eksempel et uklart konkurransegrunnlag. Slik var det ikke her. Fylkeskommunen hadde derfor ingen avklaringsplikt.
KOFA presiserer også at dersom fylkeskommunen hadde hatt rett til å be om ytterligere dokumentasjon, innebar det uansett ikke et regelbrudd at denne muligheten ikke ble brukt. Nemnda tok derfor ikke stilling til om en ettersending av den oppdaterte CV-en faktisk ville vært lovlig.
Avgjørelsen illustrerer dermed forskjellen mellom at oppdragsgiver kan foreta en avklaring og at oppdragsgiver må gjøre det.
Dokumentasjonen må stå på egne ben
CV-er og referanseprosjekter dukker ofte opp når leverandørenes kvalifikasjoner skal vurderes. Troms-saken viser samtidig hvorfor det er viktig å skille mellom formen på dokumentasjonen og hva den faktisk dokumenterer.
En CV kan i prinsippet være tilstrekkelig, selv om konkurransegrunnlaget ber om en referanseliste, men dokumentasjonen må vise at det konkrete kvalifikasjonskravet er oppfylt.
Og oppdragsgiver kan ikke uten videre reparere manglene ved å legge til egen kunnskap om leverandøren, eller ved å innhente ny dokumentasjon etter tilbudsfristen.
