KOFA: Konkurransegrunnlaget avgjør når kravene må være oppfylt
Et krav i kravspesifikasjonen må ikke nødvendigvis være dokumentert oppfylt allerede når tilbudet leveres. I en fersk sak om kjøp av PC-er peker KOFA-sekretariatet på at utgangspunktet er oppfyllelse ved kontraktsgjennomføringen – med mindre konkurransegrunnlaget sier noe annet.
Steigen kommune gjennomførte en konkurranse etter anskaffelsesforskriften del I om kjøp av IT-utstyr til kommunens skoler. Verdien var estimert til 450.000 kroner, og tre leverandører ble invitert til å gi tilbud.
I kravspesifikasjonen var det blant annet stilt detaljerte tekniske krav til bærbare PC-er for elever og ansatte, blant annet til antall og type USB-porter. Det var samtidig angitt at tilbyder måtte kunne levere alle produktene som var etterspurt.
Etter tildelingen oppsto det uenighet om hvorvidt den valgte leverandøren hadde dokumentert at de tilbudte PC-ene faktisk oppfylte kravene. Det sentrale spørsmålet ble dermed ikke bare hva kommunen hadde krevd, men når kravet måtte være oppfylt.
Når skal kravet være oppfylt?
KOFA-sekretariatet viste til utgangspunktet fra klagenemndas stornemndspraksis: Krav i kravspesifikasjonen skal som hovedregel være oppfylt ved gjennomføringen av kontrakten, med mindre noe annet følger av konkurransegrunnlaget. Dersom oppdragsgiver vil legge et annet oppfyllelsestidspunkt til grunn, må dette avgjøres gjennom en tolkning av anskaffelsesdokumentene.
Det gir et praktisk poeng for oppdragsgivere: Et teknisk krav til det som skal leveres, er ikke nødvendigvis det samme som et krav om at leverandøren allerede i tilbudet skal dokumentere den endelige løsningen.
Ingen uttrykkelig dokumentasjonsplikt
I Steigen-konkurransen var det ikke nærmere angitt i hvilken utstrekning leverandørene skulle dokumentere at de tekniske kravene var oppfylt.
Sekretariatet la derfor vekt på formuleringen om at tilbyder måtte kunne levere de produktene som var etterspurt. Etter sekretariatets vurdering måtte en rimelig og normalt påpasselig leverandør forstå konkurransegrunnlaget slik at det var tilstrekkelig å tilby en PC-modell som kunne konfigureres i samsvar med kravene når kontrakten skulle gjennomføres. Dermed fikk det betydning hvordan de to tilbudene faktisk var utformet.
Klager hadde tilbudt konkrete PC-modeller med en fastsatt konfigurasjon. Denne dokumentasjonen viste uttrykkelig at kravet til USB-porter ikke var oppfylt. Den valgte leverandøren hadde derimot tilbudt modeller som kunne konfigureres på forskjellige måter, også slik at kommunens krav kunne oppfylles. Sekretariatet mente derfor at dokumentasjonen ikke var i strid med konkurransegrunnlaget, og at kommunen kunne legge til grunn at den ville få kontraktsmessig oppfyllelse.
Var ikke i samme situasjon
Klager mente at likebehandlingsprinsippet tilsa at også det vinnende tilbudet måtte avvises. KOFA var ikke enig.
Ved å akseptere det valgte tilbudet var leverandøren forpliktet til å levere PC-er konfigurert i tråd med de etterspurte kravene. Det forelå derfor ikke noe avvik i dette tilbudet. Klagers egen dokumentasjon viste derimot uttrykkelig en konfigurasjon som ikke oppfylte USB-kravet.
Leverandørene befant seg dermed ikke i samme situasjon, og likebehandlingsprinsippet ga ikke grunnlag for å kreve at også det valgte tilbudet skulle avvises.
Avvisningsplikt også under del I
Saken inneholder også en nyttig påminnelse om konkurranser etter forskriftens del I.
Del I har ikke en egen bestemmelse om avvisning av tilbud. Likevel viste sekretariatet til at oppdragsgiver er bundet av de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4. Etter omstendighetene kan disse innebære en plikt til å avvise tilbud som ikke oppfyller kravene i konkurransedokumentene. Likebehandlingsprinsippet kan blant annet innebære plikt til å avvise tilbud med vesentlige avvik.
Men før oppdragsgiver kan konstatere et avvik, må det først fastslås hva konkurransegrunnlaget faktisk krevde, og på hvilket tidspunkt kravet skulle være oppfylt.
Presisjon om oppfyllelse og dokumentasjon
Steigen-saken illustrerer derfor betydningen av å skille mellom tre spørsmål:
Hva skal leverandøren levere?
Når skal kravet være oppfylt?
Og hva skal leverandøren dokumentere allerede i tilbudet?
Dersom oppdragsgiver har behov for å kontrollere en bestemt teknisk egenskap allerede ved tilbudsfristen, tilsier avgjørelsen at dette bør fremgå tydelig av konkurransegrunnlaget og dokumentasjonskravene.
I motsatt fall kan et krav til selve leveransen bli tolket som nettopp det – et krav som først skal være oppfylt når kontrakten gjennomføres.
KOFA-sekretariatet fant at klagen klart ikke kunne føre frem, og avviste den som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda.
