Slik vil Helsedirektoratet styre anskaffelser for 1,5 milliarder kroner
Helsedirektoratet kjøper hvert år varer og tjenester for rundt 1,5 milliarder kroner. I direktoratets anskaffelsesstrategi beskriver de hvordan innkjøpene skal planlegges tidligere, følges tettere opp og forankres sterkere i virksomhetsstyringen.
Anskaffelsesstrategien har vært gjeldende siden 2025, men er nylig gjort offentlig tilgjengelig på Helsedirektoratets nettsider. Publiseringen kommer kort tid etter at den nye anskaffelsesloven innførte krav om at offentlige oppdragsgivere skal ha en offentlig tilgjengelig anskaffelsesstrategi.
Selv om strategien ikke er utarbeidet som en følge av lovendringen, gir den et aktuelt innblikk i hvordan en stor statlig virksomhet ønsker å utvikle anskaffelsesområdet de kommende årene. Flere andre statlige virksomheter har den siste tiden publisert eller oppdatert sine anskaffelsesstrategier. Helsedirektoratets strategi skiller seg ut ved å være et operativt arbeidsdokument med konkrete tiltak, styringsindikatorer og organisatoriske grep.
Anskaffelser skal planlegges, ikke hastefikses
Det mest markante grepet i strategien er at anskaffelser trekkes tettere inn i den ordinære virksomhetsstyringen. Direktoratet vil etablere en systematisk anskaffelsesplan som kobles til budsjett- og virksomhetsplanleggingen. Målet er at behov identifiseres tidligere, slik at anskaffelser kan planlegges bedre og gjennomføres på riktig tidspunkt.
Samtidig skal utviklingen følges gjennom konkrete styringsindikatorer, blant annet hvor stor andel av anskaffelsene som meldes inn gjennom den ordinære planprosessen, sammenlignet med behov som oppstår underveis i året.
Dette er et interessant perspektiv. Mange anskaffelsesstrategier beskriver først og fremst hvordan konkurranser skal gjennomføres. Helsedirektoratet retter i større grad oppmerksomheten mot fasen før konkurransen starter; der behov identifiseres, prioriteres og planlegges.
Bedre styring med konsulentkjøp
Et annet område som får stor oppmerksomhet, er konsulentanskaffelser. Strategien varsler utviklingen av en egen sourcing-strategi for konsulenttjenester. Helsedirektoratet vil blant annet følge utviklingen i antall konsulenter, forholdet mellom interne og eksterne ressurser og hvordan kontraktsverdier fordeles mellom leverandører.
Dermed handler strategien ikke bare om hvordan varer og tjenester skal kjøpes inn, men også om hvilke oppgaver virksomheten bør løse med egne ansatte og hvilke som bør kjøpes i markedet. For mange offentlige virksomheter er dette en problemstilling som har fått økt oppmerksomhet de siste årene, og strategien viser hvordan slike vurderinger kan integreres i den overordnede styringen av anskaffelsesområdet.
Innkjøp blir et ansvar for hele virksomheten
Strategien gjør det også tydelig at anskaffelser ikke er et ansvar for innkjøpsenheten alene. Helsedirektoratet vil etablere et anskaffelseslag med representanter fra alle divisjoner. I tillegg skal det utvikles mer veiledningsmateriell og gjennomføres opplæring for behovshavere, avtaleeiere og andre medarbeidere som har roller i anskaffelsesprosessene.
Dette er kanskje et av de viktigste signalene i dokumentet. Gode anskaffelser skapes ikke bare gjennom høy innkjøpsfaglig kompetanse, men gjennom godt samspill mellom ledelse, fagmiljøer og innkjøpsfunksjonen.
Måle, kontrollere og lære
Strategien følger anskaffelsesprosessen fra start til slutt. Den legger opp til tydeligere behovsbeskrivelser før anskaffelser settes i gang, bedre dokumentasjon gjennom hele prosessen og videreutvikling av internkontrollen. Anskaffelsesområdet skal også inngå i virksomhetens ordinære avvikshåndtering, og det er planlagt en internrevisjon i strategiperioden.
Det gjør strategien mer operativ enn mange tradisjonelle strategidokumenter. I stedet for å nøye seg med overordnede mål beskriver den også hvordan utviklingen skal følges opp gjennom konkrete tiltak og måleindikatorer.
Mer enn et formelt dokument
Den nye anskaffelsesloven stiller krav om at offentlige oppdragsgivere skal ha en anskaffelsesstrategi og gjøre den offentlig tilgjengelig. Loven sier imidlertid lite om hvordan strategien bør bygges opp. Helsedirektoratets strategi gir ett eksempel på hvordan en slik strategi kan brukes som et styringsverktøy snarere enn en ren beskrivelse av innkjøpsfunksjonen.
Strategien ble utarbeidet før lovkravet trådte i kraft, men illustrerer likevel en utvikling som trolig vil prege flere offentlige virksomheter fremover: Anskaffelser løftes tettere inn i virksomhetsstyringen, med større vekt på planlegging, organisering, oppfølging og kontinuerlig forbedring. For offentlige oppdragsgivere som nå arbeider med egne anskaffelsesstrategier, er kanskje det den viktigste lærdommen.