Anbud365-kommentatorene (I): 16 gode råd når du skal forhandle digitalt

Anbud365: Anbud365-kommentatorene (I) 16 gode råd når du skal forhandle digitalt - AHvis man ikke har anledning til å ha første møte fysisk, er det likevel viktig å sette av tilstrekkelig tid på første møte til tilbyderpresentasjon, samt presentasjonsrunde, understreker advokatfullmektig Malene Reinertsen, Wikborg Rein Advokatfirma AS – medlem av Anbud365s kommentatorkorps.

Skriv ut artikkelen

Her finner du 16 gode råd for gjennomføring av forhandlinger digitalt – før, under og etter. De er en oppsummering av erfaringer fra slike forhandlinger der Wikborg Rein Advokatfirma AS har deltatt. Advokatfullmektig Malene Reinertsen i advokatfirmaet og med i Anbud365s kommentatorkorps forteller om tre suksesskriterier: god planlegging, en klar agenda og gode tekniske IT-løsninger.

Anbud365 hadde forleden mulighet til en dialog med flere offentlige innkjøpere, og et spørsmål kom opp:   Er det noen som har fått erfaring med å forhandle digitalt, dvs. via Teams, Zoom e.l., og ikke fysisk/ansikt til ansikt? I tilfelle – hva var fordelen, hva var ulempen – og hvordan influerte denne kommunikasjonsmåten på forhandlingsresultatet?

Spørsmålet sendte vi videre til de som er med Anbud365s kommentatorkorps. Og tilbakemeldinger kom, først fra

Advokatfullmektig Malene Reinertsen, Wikborg Rein Advokatfirma AS

– Vår erfaring er at det er mulig å gjennomføre gode og effektive forhandlinger digitalt. Suksesskriteriene er i) god planlegging, ii) en klar agenda og iii) gode tekniske IT-løsninger, sier hun, og:

– I den ene anskaffelsen var vi midt i forhandlingsløpet i en stor IT-anskaffelse. De første forhandlingsmøtene ble gjennomført fysisk, ansiktene var derfor kjente og vi hadde allerede etablert en god relasjon. Da vi fra mars gjennomførte de resterende forhandlingene digitalt hadde man derfor et godt utgangspunkt. Hvis man imidlertid ikke har anledning til å ha første møte fysisk, er det likevel viktig å sette av tilstrekkelig tid på første møte til tilbyderpresentasjon, samt presentasjonsrunde. En god dynamikk og dialog bidrar ofte til å bedre forhandlingene, ettersom leverandørene får bedre innsikt i hva som er oppdragsgivers behov, og hvor oppdragsgiver forstår leverandørenes styrker og svakheter.

Reinertsen har i tillegg noen generelle råd:

Før forhandlingene:

  • Informer i konkurransegrunnlaget om hvordan forhandlingene skal gjennomføres.
  • Ha et “test møte” i forkant for å sjekke at teknikken som eksempelvis mikrofon, kamera fungerer.
  • Ha en klar plan på hva som skal gjennomgås, og send gjerne ut agenda til leverandørene i forkant. Dette sikrer at rette personer fra både oppdragsgiver og leverandører møter. Eksempelvis, hvis man kun skal diskutere tekniske krav er det ikke nødvendigvis behov for juridisk kompetanse, og motsatt hvis man kun skal diskutere kontrakt er det ikke nødvendig behov for teknisk fagpersonell.
  • Skriv utkast til referat basert på agenda og de temaene som skal gjennomgås.
  • Ha en klar formening om hvem i anskaffelsesteamet som har hovedansvar for de ulike temaene man skal gjennomgå. Tilsvarende hos leverandøren.
  • Send møteinnkallingen til leverandørene i forkant, og tillatt at de får prøve teknikken før selve forhandlingene påbegynner, evt. sett av litt tid i forkant av forhandlingene.

Under forhandlingene:

  • Bruk to skjermer. En skjerm for felles presentasjon og en skjerm som viser deltagerne.
  • Ha på kamera (hvis teknikken tillater det). Det gjør det hele mer levende.
  • Lås det digitale møterommet etter at alt alle deltagerne er inne, dette for å sikre at ikke nye uinviterte deltagere kommer inn senere.
  • Sett av lik tid til alle deltagerne forhandlingene.
  • Ha et separat møterom hvor oppdragsgiver og leverandørene kan logge inn på og diskutere underveis i forhandlingene ved evt. behov. I en av anskaffelsene jeg deltok i hadde vi stor nytte av et slikt eget møterom. 
  • Opplys om funksjonalitetene som finnes, f.eks. «rekk opp en hånd» i Teams.
  • Hold dere til agendaen, og den strukturen/planen som er lagt for gjennomføringen av forhandlingene.
  • Fyll inn relevant informasjon i referatet du har utarbeidet på forhånd hvis du er oppdragsgiver. Leverandørene bør skrive ned tilbakemeldingene hvor oppdragsgiver påpeker forbedringspotensialer, uklarheter etc. som det er nærliggende at man vil endre ved et revidert tilbud.

Etter forhandlingene:

  • Send referat ut i etterkant.
  • Vi anbefaler at det som leverandørene sier muntlig under forhandlingene må reflekteres i revidert tilbud og til slutt endelig tilbud for at det skal tas hensyn til under evalueringen av tilbudet.   

1 kommentar på "Anbud365-kommentatorene (I): 16 gode råd når du skal forhandle digitalt"

  1. Takk for fin huskeliste

Legg inn kommentar

Epostadressen din vil ikke vises.


*