Kommunen har ikke skriftlige rutiner for oppfølging og evaluering av avtaler som de har inngått, men økonomisjefen følger med, heter det i en revisjonsrapport der Salangen kommune er undersøkt. Kommunen blir bedt om å forsikre seg om at alle anskaffelser med verdi over kr 100 000 konkurranseutsettes i tråd med regelverket. I tillegg anbefales Troms-kommunen også å føre protokoll for alle anskaffelser.
Salangen har om lag 2000 innbyggere. På grunnlag av bestilling fra kontrollutvalget i kommunen gjennomførte KomRev NORD forvaltningsrevisjon rettet mot kommunens anskaffelsespraksis. Spørsmålet var om kommunen overholdt sentrale bestemmelser i anskaffelsesregelverket for kjøp i perioden 2018-2020. Tema var også om kommunen har rutiner for håndtering av brudd på anskaffelses-bestemmelsene. I tillegg om det er rutiner for oppfølging og evaluering av eksisterende avtaler som kommunen har med eksterne?
Etter gjennomføring av prosessen i seks utvalgte anskaffelser i perioden 2018-2020 ble konklusjonen at kommunen for disse til dels har overholdt de sentrale bestemmelsene i regelverket.
Dokumentasjon og protokoll
I en anskaffelse kunne riktignok ikke kommunen ikke kunnet fremskaffe dokumentasjon som viser at valgte leverandør oppfylte kvalifikasjonskrav. I en annen fant ikke revisor at kommunen har henvendt seg til flere leverandører i markedet med forespørsel om å levere tilbud. Revisor har heller ikke funnet at det er ført en tilfredsstillende anskaffelsesprotokoll, eller at alle sentrale og relevante forhold rundt anskaffelsen er dokumentert.
I en tredje anskaffelse fant ikke revisor at foreliggende anskaffelsesprotokoll inneholder opplysninger om hvilke aktører som i utgangspunktet fikk henvendelse fra kommunen med forespørsel om å delta i konkurransen. I forbindelse med inngåelse av kontrakt i en av anskaffelsene kunne ikke revisor finne at det ble utarbeidet en anskaffelsesprotokoll som inneholdt de opplysninger som forskriften krever. Og i en anskaffelsesprotokoll var ikke opplysninger om hvilke fem mulige leverandører som ble forespurt å levere tilbud i konkurransen. Revisor har også funnet at kommunen i et tilfelle ikke har kunnet fremskaffe signert kontrakt med valgte leverandør.
Fem av seks i konkurranse
Revisor påpeker imidlertid at fem av seks undersøkte anskaffelser har vært utsatt for konkurranse. Revisor har heller ikke gjort funn som indikerer manglende etterlevelse av prinsippet om likebehandling, heter det, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier er i tråd med regelverket i alle de fem anskaffelsene som var utsatt for konkurranse.
Salangen kommune har flere rammeavtaler med eksterne aktører for innkjøp av varer og tjenester. Kommunen har ikke skriftlige rutiner for oppfølging og evaluering av avtaler som de selv har inngått, men økonomisjef har praksis for å følge med på hvilke leverandører det handles hos, skriver revisjonen. Det tas årlig ut lister per leverandør hvor det fremgår hvor mye som er handlet, og i analysearbeidet som gjøres i forbindelse med økonomirapporteringer og årsavslutninger, kommer det frem informasjon om hvor kommunen handler. Når det skal inngås nye avtaler brukes disse dataene for å gjøre justeringer i henhold til behov. Mange av kommunens avtaler er inngått av Finnut Consult AS, som varsler kommunen når avtalen er på vei til å utløpe.
Bli den første til å kommentere på "Kontraktsoppfølging: Uten skriftlige rutiner, men økonomisjefen følger med"