Hele ca. 60% av innkjøps-Norge har ikke oversikt over eget forbruk. Nå finnes hjelpen: Et spendverktøy med enkel funksjonalitet er utviklet av DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) med små og mellomstore virksomheter som målgruppe. Verktøyet er et bidrag nettopp til å skaffe seg oversikt over innkjøpene, et grunnlag for utvikling av spendanalyse. – En slik analyse er et viktig første steg for dem som ønsker å jobbe mer strategisk med innkjøp, enten identifisere kostnadsbesparelser eller prioritere viktige kategorier, slår seniorrådgiver Malin Hogstad i DFØ fast, og understreker at hensikten ikke er å konkurrere med løsninger på markedet.
– For å ha god styring er en slik oversikt viktig, bl.a. for å kunne: realisere kostnadsbesparelser, identifisere risiko og ta bedre beslutninger, påpeker Hogstad. Mange opplever at det nærmest er en dørstokkmil å komme i gang med spendanalyser på grunn av ressurssituasjonen, funksjon i verktøy, manglende kompetanse etc. hente ut relevante data etc. Vår erfaring er også at tall ofte er en øyeåpner for ledere som ikke har et bevisst forhold til hvordan anskaffelser kan være et strategisk verktøy for å nå virksomhetsmålene.
Betaversjon – en pilot
I korte trekk er dette bakgrunnen for at DFØ i sin tid satte i gang arbeidet med å utvikle et spendverktøy. En betaversjon – en pilot – foreligger nå, og tilbakemeldingene er gode – og nyttige for videreutvikling av verktøyet. Hogstad forteller at målgruppen først og fremst har vært små og mellomstore virksomheter som ikke har oversikt over eget forbruk og kapasitet til å investere. Verktøyet, som DFØ har bygget på BI-verktøyet Tableau, er enkelt å ta i bruk, og gir nyttig informasjon.
Ifølge Hogstad har de laget spendanalyseverktøy for ca. 40 virksomheter, og det er ytterligere ti som enten skal lages før ferien eller der de ennå ikke har fått tilsendt data. Ettersom det er flere innkjøpssamarbeid med, er tallet på virksomheter som har fått tilgang til spendverktøyet, noe større. – En overraskelse er det at mange av de som har tatt kontakt er relativt større virksomheter, selv om verktøyet er laget for de mindre, sier hun. Det forteller oss noe om et behov der ute for å få oversikt.
Ulik modenhet
– Vi har ikke intensjon om å konkurrere med markedets mange løsninger, snarere lage noe enklere, men samtidig være reklame for bruk av slike verktøy, poengterer hun, og legger til at det må være lite ressurskrevende for DFØ å forvalte og – hvis kapasitet – være sparringspartner for brukerne. Hun konstaterer at det er betydelig nivåforskjell i modenhet blant virksomhetene, noe som peker i retning av ulike behov å dekke.
Verktøyet inneholder enkel funksjonalitet der man kan drille seg ned i konteringer basert på overordnete kategorier, leverandøroversikt og leverandørhaler. Det legger til rette for analyser av innkjøpsvolum, identifisere strategiske områder og for å ta bedre beslutninger. Man får et oversiktsbilde av innkjøpene og kan identifisere kostnadseffektivisering, strategiske områder og potensielle risikoområder.
Veiledning
I tillegg til analysen av forbruket vil brukerne få en veiledning om hvordan man kan bruke spendverktøyet til å sette mål, prioritere tiltak og kommunisere med ledelsen om status på innkjøpsområdet. – En spendanalyse er et viktig første steg for dem som ønsker å jobbe mer strategisk med innkjøp, enten identifisere kostnadsbesparelser eller prioritere viktige kategorier, slår Hogstad fast. Man får oversikt og tall som bidrar til bedre rapportering og gir støtte til strategiske beslutninger.
Input i verktøy er tall fra regnskapssystemet, og DFØ har etablert verktøyet slik at det kan «plukke opp» valgte kvalitativt gode tall fra de fleste regnskaper. – Vi testet lenge verktøyet opp mot statlige regnskapsstandarder, og skaffet oss rikelig med erfaring over hva vi måtte ta hensyn til i verktøyet, konstaterer Hogstad. I den forbindelse skaffet de seg også oversikt over den juridiske siden av innhenting av data, slik at hensyn til sensitiv informasjon blir tatt. Straks et regnskap er avsluttet og levert Enhetsregisteret, er det offisielt og kan benyttes som datakilde.
Dialog innkjøp og regnskap
Hun peker også på at det å innhente data fra regnskapssystemene i de respektive virksomhetene kan bidra til tettere kontakt mellom innkjøp og regnskap, skape en dialog som kan vise seg nyttig for begge.
Bli den første til å kommentere på "Slik kan du skaffe deg oversikt over innkjøpene med nytt DFØ-verktøy"