Storkommune vet ikke helt om flere av anskaffelsene virkelig er gjennomført

I flere tilfeller vet ikke den store Østlandskommunen Eidsvoll om anskaffelser Romerike Revisjon i en gransking har kikket på, virkelig er gjennomført. Materialet som er gjennomgått, skriver revisjonen, viser mange feil ved avrop på rammeavtaler, og en rekke ulovlige direkteanskaffelser. Kommunen har med få unntak brutt dokumentasjonskravet i anskaffelsesregelverket. Kommunen har heller ikke hatt rutiner for gjennomføring av anskaffelser før august 2022.

Romerike Revisjon IKS har på bestilling fra kommunen undersøkt mulige regelbrudd. Resultatet foreligger i rapporten «Anskaffelser i investeringsprosjekter». Bakgrunnen for bestillingen er at revisjonen har undersøkt en varslingssak som har pekt på utfordringer ved eiendomsforvaltningen. Eidsvoll kommune ligger i den delen av Viken som snart blir Akershus og har over 27 000 innbyggere.

Feil og mangler

I revisjonens undersøkelseslupe var det 18 anskaffelser knyttet til prosjektadministrativ bistand, 3 anskaffelser utlyst som egne konkurranser og 4 anskaffelser av entreprenørtjenester bygg undersøkt nærmere. Materialet som er gjennomgått, heter det, viser mange feil ved avrop på rammeavtaler, og en rekke ulovlige direkteanskaffelser. Kommunen har med få unntak brutt dokumentasjonskravet i anskaffelsesregelverket.

Og revisjonen fortsetter: Fakturakontrollen viser en rekke feil, mangler og uklarheter ved den økonomiske oppfølgingen i disse investeringsprosjektene. Undersøkelsen viser at kommunen mangler kontrollmekanismer og fullmaktstruktur knyttet til investeringsprosjekter. Dette utgjør en stor risiko for anskaffelser og økonomisk oppfølging av investeringsprosjekter.

Finner ikke dokumentasjon

Kommunen kan dokumentere gjennomføring av avrop på rammeavtaler i 12 av 18 anskaffelser. Av de øvrige seks anskaffelsene kan kommunen vise til annen dokumentasjon i tre tilfeller. For tre øvrige anskaffelser finner ikke revisjonen dokumentasjon for avrop. Når det gjelder praksis for gjennomføring av avrop påpeker flere ansatte at dette ikke ble gjennomført slik det burde. De viser f.eks. til to møter der noen av leverandørene på rammeavtalen fikk mulighet til å velge hvilke oppdrag de ville være med på.

Kontrollutvalgets sekretariat peker på at kommunen har et reglement for anskaffelser som er vedtatt av kommunestyret. Det legger opp til at kommunen utarbeider egne rutiner, men undersøkelsen viser at kommunen ikke har hatt slike rutiner før august 2022. Etter revisjonens vurdering er det er en svakhet. I tillegg har dokumentasjon knyttet til anskaffelsene vært lagret på ulike steder, f.eks. på ulike prosjekter i kommunes elektroniske mappestruktur eller hos leverandører. Etter revisjonens vurdering har kommunen brutt anskaffelsesregelverkets grunnleggende prinsipp om etterprøvbarhet i svært mange anskaffelser.

Er konkurransen gjennomført?

Mangelfull dokumentasjon gjør det vanskelig å svare på hvordan kommunen har gjennomført de anskaffelsene som revisjonen har gjennomgått, fremholder kontrollutvalgsekretariatet. Revisjonen legger til grunn at dersom det verken er skriftlig dokumentasjon eller intervjudata som støtter opp om at kommunen har gjennomført en aktivitet, f.eks. en konkurranse eller minikonkurranse, har ikke aktiviteten vært gjennomført.