Bruk av kommunens innkjøpsreglement var ingen garanti for at anskaffelsene er i pakt med de gjeldende reglene for offentlige anskaffelser. Det slår Vestfold og Telemark revisjon IKS fast i en revisjonsrapport som gjelder Fyresdal kommune. Forklaringen er at reglementet var utdatert. Politikerne vedtok dessuten å legge til grunn strategiske grep, som bl.a. KS, LO, Skatteetaten og NHO står bak, for å demme opp mot useriøse. Revisjonen kan ikke se at dette er fulgt opp av administrasjonen.
Fyresdal i Vestfold og Telemark fylkeskommune er en kommune med om lag 1300 innbyggere. Vestfold og Telemark revisjon IKS har sett på noen nærmere spesifiserte problemstillinger knyttet til anskaffelser, bl.a. om kommunen har tiltak for å forvalte rammeavtaler og tiltak for å sikre at anskaffelser til vei, vann og avløp er i samsvar med regelverket. Revisjonen bad om å få oversikt over rammeavtaler som gikk ut i 2020, men fikk bare oversikt over rammeavtaler som går ut i 2021.
Når det gjelder rammeavtale, skriver revisjonen av innkjøpsreglementet er hovedtiltaket i kommunen for å sikre at alle anskaffelser er i samsvar med regelverket. Reglementet er gammelt, og vesentlig eldre enn den siste versjonen av anskaffelsesforskriften. Dermed, heter det i revisjonsrapporten, vil bruk av innkjøpsreglementet ikke sikre at administrasjonen gjør innkjøp i samsvar med regelverket.
Balanse mellom to hensyn
I Fyresdal kommune har hver enhet med budsjettansvar i utgangspunktet ansvar for egne innkjøp. Forskriften om offentlige anskaffelser åpnet for at kommunen kan organisere innkjøpene slik, poengterer revisjonen, og dermed legge til grunn verdien av innkjøpene innenfor hver enhet og ikke for hele kommunen. Samtidig er det ikke anledning til å organisere innkjøpene slik at kommunen omgår krav i forskriften. Hvor grensen går mellom disse to hensynene er uavklart, skriver revisjonen.
Det er i utgangspunktet opp til en kommune selv å vurdere om den vil inngå og fornye rammeavtaler, men i innkjøpsreglementet i Fyresdal står det at ved regelmessige leveranser innen en vare- eller tjenestekategori skal det etableres rammeavtaler. Revisjonens gjennomgang av innkjøpspraksis viser at kommunen ofte ikke gjør det. Imidlertid mener revisjonen likevel at kommunen i hovedsak vurderer behov for rammeavtaler og fornyelse av utgåtte avtaler – vurderingene er i all hovedsak ikke dokumentert.
Seriøsitetskrav
Kommunestyret har vedtatt at «Strategiske grep for å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet ved anskaffelser i kommuner og fylkeskommuner» skal gjelde for Fyresdal kommune og være en del av innkjøpsreglementet. Revisjonen kan ikke se at administrasjonen har fulgt opp kommunestyrets vedtak om å bruke seriøsitetskravene som var en del av vedtaket. Administrasjonen har likevel stilt krav i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i de tilfellene der det har vært aktuelt. Kommunen har sjelden så store anskaffelser at kravene i forskriften gjelder.
I de to anskaffelsene revisjonen så på innenfor vann og avløp, fant de ikke god nok dokumentasjon på at det var rettslig grunnlag for å ikke gjennomføre konkurranse. Når det gjelder vei, hadde kommunen i den perioden revisjonen undersøkte, to anskaffelser på over kr 100 000. Begge anskaffelsene var i samsvar med regelverket, lyder revisjonens konklusjon.
Bli den første til å kommentere på "Utdatert reglement gjorde det vanskelig å se om innkjøpsregler ble fulgt"