Trøndelag-kommune fikk et halvt år på å skjerpe sin innkjøpspraksis

10 av 20 anskaffelser med verdi over kr. 100.000.- er ikke gjennomført i samsvar med dokumentasjonsplikten i anskaffelsesregelverket. Dette fremgår av en revisjonsrapport for Meråker kommune i Trøndelag. Revisor konkluderer også med at regler om krav til konkurranse i kommunens anskaffelser i mindre grad er fulgt. Fire forbedringspunkter er nå vedtatt av kommunestyret, og innen 1. april neste år skal det leveres skriftlig rapport om status for oppfølgingen av anbefalingene.

Det var Revisjon Midt-Norge SA som gjennomførte forvaltningsrevisjonen – Offentlige anskaffelser – følges regelverket? – på oppdrag fra Meråker kommunes kontrollutvalg i perioden januar 2020 til august 2020. Meråker kommune har drøyt 2500 innbyggere.

Da revisorrapporten ble behandlet i kommunestyret ble fire anbefalinger vedtatt:

• Vedtatt anskaffelsesstrategi og kommunens delegasjons- og økonomibestemmelser må revideres

• Ansatte med innkjøpsansvar må gis opplæring i kommunens etablerte systemer

• Det skal etableres kontrollfunksjon av kommunens egne anskaffelser

• Anskaffelsesdokumentasjon skal arkiveres i samsvar med kommunens arkivrutiner og arkivlovens krav.

Det skal leveres en skriftlig rapport innen 1. april neste år om hvordan anbefalingene er fulgt opp, heter det i vedtaket.

Anskaffelsesstrategi fra 2014

Kommunen har felles innkjøpsstrategi med kommuner i Værnesregionen, vedtatt av kommunestyret i 2014. Etter den tid er det har kommet nye krav og bestemmelser, slik at innkjøpsstrategien er utdatert på flere punkter. Den må oppdateres for å reflektere det nye, inkludert bestemmelser f.eks. knyttet til bærekraft.

Det er et vesentlig forbedringspotensial, spesielt når det gjelder dokumentasjon, opplæring, oppdatering og kontroll. Også i etablerte kontrollrutiner for å sikre at regelverket følges er det et forbedringspotensial, heter det i revisorrapporten, der det også fremgår at kommunen mangler system for oppfølging av lojalitet til inngåtte rammeavtaler.