– Vi sørget for å tilrettelegge for forpliktende leverandøravtaler. Det har vært avgjørende, fordi det gav leverandørene forutsigbarhet, slik at de kunne organisere produksjonen mest mulig effektivt. Tradisjonelt bruker det offentlige mye rammeavtaler med uforpliktende volumer. Det skaper imidlertid en utfordring for leverandørene som skal levere når behovet melder seg, men som ikke har noen holdepunkter for når og i hvilket omfang. Det sier adm.dir. Kjetil M. Istad i Sykehusinnkjøp som i denne artikkelen trekker frem viktige erfaringer fra håndteringen av innkjøp til helsevesenet i pandemien hittil.
Dette er tredje artikkel i en serie på tre der adm.dir. Kjetil M. Istad i Sykehusinnkjøp i et eksklusivt intervju med Anbud365 gir sine refleksjoner knyttet til anskaffelse av smittevernutstyr da pandemien rammet. Første artikkel sto 05.01.2021, andre artikkel 06.01.2021.
Gjennom arbeidet med markedet og leveransekjeder høster Sykehusinnkjøp rike erfaringer, som kan komme til nytte for mange av de mindre, offentlige oppdragsgivere som ikke selv har ressurser til å innhente samme erfaringsgrunnlag. Istads peker på at det her også er element av effektivisering, det er ikke effektivt om alle skal jakte på samme kunnskap når man i stedet kan hente den f.eks. hos Sykehusinnkjøp. Samarbeid er nøkkelen, slår Istad fast.
Unntaksbestemmelsene i bruk
På spørsmål fra Anbud365 om Sykehusinnkjøp og regelverket for offentlige anskaffelser i en slik ekstrem situasjon bedyrer Istad at regelverket er fulgt, ved unntaksbestemmelsene når det gjaldt som mest. – I størst mulig grad, fremholder han, forsøkte vi også raskest mulig å få opp norsk produksjon på smittevernfrakker, håndsprit, visirer etc. for å sikre norsk helsevesen til tross for importrestriksjonene bl.a. kineserne satt i verk.
– Også innovative anskaffelser fikk vi i gang, i godt samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling, Innovasjon Norge og SIVA – selskapet for industrivekst, i tillegg til tett og godt samarbeid med blant andre NHO, Melanor og Norway Health Tech. Det gjaldt både generelt, og konkret rundt utvikling og anskaffelse av åndedrettsvern.
Istad tror klippefast på betydningen av samarbeidet mellom og med bedrifter som leverer produkter som smittevernfrakker, operasjonsluer, desinfeksjonsmidler, åndedrettsvern, visirer med mer. Utveksling av informasjon er et sentralt poeng. Nå er produksjonen i gang, og Istad understreker betydningen av at Sykehusinnkjøp allerede mens man tidlig i pandemien var i rød beredskap, etablert et eget markedsteam, som hadde som oppgave å jobbe opp mot leverandørene, ikke minst følge dem opp. I dag omfatter denne dialogen over 15 sentrale leverandører.
Forpliktende leverandøravtaler
– Vi sørget for å inngå forpliktende leverandøravtaler, opplyser Istad. Det gir leverandørene forutsigbarhet, slik at de kan organisere produksjonen mest mulig effektivt. Tradisjonelt bruker det offentlige mye rammeavtaler med uforpliktende volumer. Det kan kanskje være nyttig for kjøper, men skaper en utfordring for leverandørene som skal levere når behovet melder seg, men som ikke har noen holdepunkter for når og i hvilket omfang.
Regelverket for offentlige anskaffelser er ofte blitt kritisert, men det har fungert helt utmerket som verktøy – unntakshjemlene finnes. Akkurat nå er det kanskje en mellomfase, og spørsmålene er mange:
Kommer en fase 3?
– Vi er i en fase 2, kan en fase 3 komme? Kan vi bruke regelverket for å forberede en fase 3? Kan unntaksbestemmelsene tas i bruk med den risiko en mulig fase 3 innebærer? Hva hvis det plutselig smeller igjen?
Sykehusinnkjøp er for tiden i gang med flere avtaler som kan være av stor betydningen for leveranser i en eventuell fase 3. Istad retter søkelyset mot behovet for risikovurderinger:
– Vi må bli mye tydeligere på risikovurderinger, og vi må ha en debatt om dette. Slike vurderinger må gjøres før man setter i gang en anskaffelse, og spesielt i den situasjonen vi når er i, er det avgjørende å ha vært gjennom slike vurderinger før uforutsette hendelser igjen gjør at vi raskt må trå til.
Kategoriorganisering fornuftig
Gjennom etableringen og bruk er kategoriteam på tvers av organisasjonen testet ut i en krisesituasjon, og, når Istad ser i bakspeilet, ser han at denne organiseringen var fornuftig. Det er en viktig erfaring å ha med seg. – Vi har flinke, kompetente folk i alle kategoriteamene. Det er en stor fordel at de kjenner markedene og raskt kan komme med gode anbefalinger, understreker Istad.
At man med en gang måtte kommunisere på Teams, gikk også svært greit – trente som medarbeiderne var i nettopp det. Alle hadde brukt dette verktøyet i nærmere et års tid, og var dermed vant med det. Innsatsen fra IKT-teamet gav gevinster i form av etableringen av den nyttige løsningen med epost-hotline i en tidlig fase. Den gjorde at vi raskt kunne svare alle mulige leverandører som meldte seg hos oss. De fikk etablert et CRM-system som kunne håndtere en krisesituasjon – nå ønsker vi å tilpasse systemet til en normalsituasjon. Istad understreker betydningen av å satse på digitalisering, noe man fikk betalt for da pandemien kom.
Samarbeid og ledelsesgrep
– Samarbeid, relasjonsbygging og kompetanse er nøkkelfaktorer, poengterer Istad. Han roser også samarbeidet med de regionale helseforetakene med Helse Sør- Øst i spissen. «Sørge-for»-ansvaret ble koplet til innkjøpskompetansen. Blant ledergrepene vi tok i begynnelsen av pandemi-situasjonen, var å tydeliggjøre at overtid ofte var nødvendig, og at det selvsagt ble godtgjort.
Så langt har Sykehusinnkjøp sørget for kjøp av smittevernutstyr til en verdi av om lag 2 milliarder kroner – og det kommer på toppen av den årlige innkjøpsverdien gjennom Sykehusinnkjøp på i overkant av 20 milliarder kroner.
Bli den første til å kommentere på "Sykehusinnkjøp og pandemien (III): Avgjørende med forpliktende leverandøravtaler"