Det er viktig at praktisk talt samtlige statlige myndigheter utfører innkjøpsanalyser, fordi Staten har behov for å vite hva den kjøper og fra hvem, samt hvilke avtaler staten har. Dette slås fast i en utredning den svenske regjeringen har bestilt. Innkjøpsanalyser er et viktig verktøy for å sikre en effektiv og sikker forsyning for statlige myndigheter, heter det, og de bør inngå som en del av kvalitetssikringen av myndighetenes innkjøpsfunksjoner.
Det er Ekonomistyrningsverket (ESV) som på oppdrag av regjeringen har utredet om innkjøpsanalyser kan påvirke effektiviteten i statlige myndigheters innkjøp. Svaret er «ja», fremgår det av utredningen «Inköpsanalyser effektiviserar statlig inköpsverksamhet». Arbeidet må imidlertid tilpasses den enkelte myndighetens oppgaver og mål og et tydelig formål med innkjøpsanalysen bør formuleres, heter det.
Del av kvalitetssikringen
Slike analyser bør inngå som en del av kvalitetssikringen av myndighetenes innkjøps- og økonomifunksjoner. Innkjøpsanalyser er et viktig instrument for kostnadskontroll, understrekes det i rapporten fra ESV. Og formålet med analysen bør gjøre det mulig å benytte data og skape nytte i nærtid.
At man satser på innkjøpsanalyser bør betraktes som investeringer som gjør det mulig med fremtidige effektiviseringer, fremholdes det i rapporten. Et viktig utgangspunkt når man skal lage innkjøpsanalyser er å legge til grunn myndighetenes forskjell i størrelse og virksomhet. Det dreier seg om alt fra store virksomheter med komplekse innkjøp som en stor andel av virksomheten til små myndigheter med få innkjøp som stiller spesielle krav til kompetanse eller leverandørrelasjoner. Hver myndighet, poengteres det i rapporten, må gjøre sin egen analyse av ulike faktorer og inngangsverdier som påvirker myndigheten når man skal avgjøre hva som utgjør et egnet målnivå for myndighetenes innkjøpsmodenhet. Økt e-handel bør kunne forenkle arbeidet med slike analyser.
Langsiktig arbeid
ESV mener at myndighetene må arbeide langsiktig med å bygge opp metadata som gjør det mulig med automatisk uttrekk og sammenkopling av innkjøpsdata fra relevante datakilder. Det er viktig at praktisk talt samtlige myndigheter utfører innkjøpsanalyser, fordi Staten har behov for å vite hva den kjøper og fra hvem, samt hvilke avtaler staten har, heter det. Innkjøpsanalyser er et viktig verktøy for å sikre en effektiv og sikker forsyning for statlige myndigheter.
Imidlertid trengs ingen nye reguleringer for at myndighetene skal lage innkjøpsanalyser, slår ESV fast i rapporten. Samtidig slår ESV til lyd for at det støttemateriellet som er tilgjengelig for innkjøpsanalyse-arbeidet må utvikles videre. Og det er gode grunner for å få utredet en samlet nasjonal informasjon om innkjøp, heter det.
Felles kategoristandard
ESV ser fordeler med å etablere en felles kategoristandard for staten, men også for den offentlige sektoren som helhet, fremheves det i rapporten. En felles standard skulle kunne øke mulighetene for stat, kommuner og regioner å sammenlikne seg med hverandre og trekke lærdommer fra sine og andre sammenliknbare organisasjoner.
Bli den første til å kommentere på "Utredning: Innkjøpsanalyser viktig verktøy for effektiv og sikker forsyning"