(En Anbud365-kommentar) En svensk, større virksomhet ble rundlurt for mange millioner av et fiktivt selskap. Slikt kan skje i norske offentlige virksomheter også hvis innkjøpsrutinene ikke er på plass og vel kjente blant de ansatte. Den svenske historien er en wake up-call for ledere i det offentlige. Har de orden i eget hus? Anbud365 er ikke sikker. Men nå er det budsjettider og god timing for forsikring mot useriøse aktører på det offentlige markedet. Det er ikke nok med modeller mot de useriøse om det ikke er orden i eget hus eller problemer med å følge opp om kravene i en kontrakt følges opp.
Anbud365 brakte i uken en artikkel om en større svensk, offentlig virksomhet som ble lurt trill rundt av en aktør ute i markedet. Tillväxtverket var virksomheten. Det er en svensk statlig etat som ble etablert 1. april 2009. Etaten har til oppgave å utvikle og gjennomføre tiltak som fremmer entreprenørskap, økt konkurransekraft og vekst i foretak, samt utviklingskraft i alle deler av Sverige, med sterk nasjonal, regional og lokal konkurransekraft.
Eksempel til lærdom
Det er flere hundre ansatte der, ifølge kilden, en artikkel i Dagens Nyheter videreformidlet av Svenskt Näringsliv. Bedrageren var et selskap som ikke eksisterte, men som så seg i stand til å sende fakturaer. Ni slike ble sendt Tillväxtverket pålydende totalt 8,3 millioner svenske kroner, som ble overført til en bankkonto i London. Det fiktive selskapet påsto at det hadde utført arbeid for virksomhetens økonomiavdeling. I tillegg kom det fake eposter, angivelig fra Tillväxtverkets adm.dir. med bekreftelse på at det var ok å gjøre utbetalingene.
Historien har sin verdi i å bringe videre fordi den forteller svært mye til mulig lærdom for de som driver med anskaffelser i en offentlig virksomhet – og ikke minst deres ledere. At verden er full av mennesker med iboende svakhet, samt ubendige lyster til å skaffe penger enkelt, er et faktum. Spørsmålet er hvordan man skal gjøre livet så vanskelig for dem at deres egenskaper og talenter ikke lenger kan utnyttes med gevinst.
Et apropos
Formelt er trolig opplevelsen i den svenske virksomheten en form for ulovlig direkteanskaffelse. I vår sammenheng er vel det et nær kuriøst faktum. Konkurrensverket i Sverige har muligheter til å drive tilsyn, og de kan selvsagt bringe Tillväxtverket for en domstol med påstand om å betale overtredelsesgebyr. Så er ikke skjedd, og vi tror ikke behovet for å lære av episoden trenger enda flere utlegg.
Saken er et apropos til alt arbeidet som nedlegges i forbindelse med å stenge døren for useriøse aktører på det offentlige innkjøpsmarkedet. De ulike modellene til så bruk er mange og etter hvert skal Norgesmodellen vokse seg stor og sterk med en serie krav man bør stille og sørge for å følge opp. Det er prisverdig, selvfølgelig, ikke minst med hensyn på å sikre seriøse aktører like konkurransevilkår.
Wake up-call
Men det er jo bare en del av den nødvendige innsatsen. Har man ikke orden i sitt eget hus, er det selvsagt en fristelse som er nær uimotståelig om du har kjeltring-talenter. Og de som hører med i denne gruppen, vet hva de gjør. Nødvendig kunnskap skaffer de seg. Det er heller ikke komplisert. Å følge med i medienes tallrike oppslag om offentlig virksomheter som gjør seg bort, er en god start.
Det er heller ikke slik at dette er snakk om virksomheter som er så små at de ikke har egne folk på innkjøp. Disse også selvfølgelig, men altså, som i det svenske eksempelet, en virksomhet med flere hundre ansatte ble rundlurt. Vi regner med at virksomhetens toppledelse tok grep. Det er neppe en god historie å fortelle sin statsråd at de tapte 8,3 millioner svenske kroner fordi de ikke hadde orden i eget hus. Enn si sitt kommunestyre eller fylkesting. Her er et wake up- call for ledere i offentlige virksomheter. Helt åpenbart. Ingen er vaksinert mot at slikt kan skje. Men de beste på området kan nok ha sørget for at bedragere retter sin interesse mot andre objekter.
Forklaringsvariabler
Selvsagt er det merkelig at ingen i den store, svenske virksomheten på et tidlig stadium avslørte bedragerne. Man må jo ha oversikt over hvem man har avtaler med? Og har man det, er det vel egentlig bare å sjekke før man betaler? En formildende omstendighet her kan selvsagt være bedragernes smarte grep med å forfalske eposter fra topplederen. Vi advarer mot å mene det. Trumfer lojaliteten til toppledelsen også behovet for kontroll med hvem man betaler millioner til?
Vi noterer oss også at i det svenske eksemplet er det arbeid for økonomiavdelingen som er fakturert fra selskapet som ikke eksisterte. Selvsagt kan det finnes så gigantiske økonomiavdelinger at ingen har full oversikt. Men, neppe i Tillväxtverket. Der er det nok lojalitet til toppledelsen, slurv, tidsjag, mangel på kunnskap og vanskeligheter med å vite hvor man skal sjekke som er blant de mer fremtredende blant forklaringsvariablene.
Tydelige rutiner
Slurv er dessverre en menneskelig svakhet som til tider kan koste både arbeidsplass og en selv mye. Det kan skyldes uheldige omstendigheter eller – måtte gudene forby – overlagt handling. Selv slikt kan imidlertid toppledelsen i enhver virksomhet – offentlig som privat – sørge for å redusere, i alle fall der det er snakk om uhell.
Alle myndigheter, statlige, regionale og kommunale trenger tydelig innkjøpsprosesser der såkalte spendanalyser, avtaledatabaser, fastlagte avropsrutiner og avtaleoppfølging er en selvfølge, skriver den store, svenske næringslivsorganisasjonen – svenskenes NHO, i artikkelen om Tillväxtverket. Vi vil raskt legge til behovet for at alle ansatte i organisasjonen er vel kjent med rutinene.
Orden i eget hus
Hadde Tillväxtverket hatt slike tydelige rutiner kunne man hindret at 8,3 millioner kroner kom på avveie. For oss er dette et illustrerende eksempel. Det hjelper ikke mye med aldri så mange modeller mot useriøse aktører om man ikke har orden i eget hus og har ressurser nok til effektiv og god oppfølging av krav i sine kontrakter.
Gjennom ulike veiledninger her hjemme skal det offentlige nå letter kunne gripe fatt i dette med kontraktsoppfølging av Norgesmodell-krav. Det er et viktig skritt på rett vei, men det trengs mer.
Budsjettider
Nå er det budsjettider omkring i det ganske land. Vi er ikke trygge på at styrking av innkjøp og kontraktsoppfølging er løftet frem overalt. Kanskje ikke en gang i de verbale delene av et budsjettforslag. For det skjer jo bare i Tillväxtverket, ikke hos oss, ikke sant? Inntil en bedrager lurer virksomheten trill rundt og får ut store penger, eller en useriøs vinner anbudskonkurranse eller det foretas en ulovlig direkteanskaffelse og må betale overtredelsesgebyr. Det er fort gjort, bare følge med i mediene …
Den beste forsikringen mot slikt er selvsagt å sørge for ressurser nok til å gjøre jobben med minst mulig stress fra ende til annen, inklusive å sjekke om valgte leverandører følger opp det som ble krevet i kontrakten. Men en ting til er viktig. Det viser det svenske eksemplet. Man må ha orden i eget hus. Og da har vi et riktig godt tips til ressurstilførsel, i det minste verbalforslag, til bruk i budsjettet – eller for staten i tildelingsbrev:
Forsikring
… ber om at organisasjonen gjennomgår sine innkjøpsrutiner for å forsikre seg om at de er tilstrekkelige til å hindre useriøse aktører.
Et ledd i en slik anmodning er selvsagt å sikre at alle ansatte er vel kjent med rutinene. Ikke bare de som driver med innkjøp og kontraktsoppfølging, men alle som kjøper – og ikke minst ledelsen selv.
Gode, vel kjente innkjøpsrutiner i organisasjonen er en effektiv forsikring. Er ikke dette godt nok, kan kostnaden bli ubehagelig stor – de useriøse gleder seg, mediene likeså og mindre penger til mer aktverdige formål. Er ikke slikt verd å verne seg mot?
Bli den første til å kommentere på "Wake up-call for ledere i det offentlige"