KOFA: Uklart prisskjema utløste avklaringsplikt før avvisning
En leverandør ble avvist fordi pristilbudet ikke var spesifisert slik oppdragsgiver forventet. Men konkurransegrunnlaget ga ikke tilstrekkelig klart svar på hvilke priser som skulle fylles inn. KOFA mener oppdragsgiver derfor måtte avklare forholdet med leverandøren før tilbudet kunne avvises.
En leverandør ble avvist fra en konkurranse om rehabilitering av to boliger etter at oppdragsgiver mente pristilbudet ikke var tilstrekkelig spesifisert. KOFA kom imidlertid til at avvisningen var i strid med regelverket.
Anskaffelsen hadde en estimert verdi på 3,76 millioner kr., eks. mva. Seks leverandører leverte tilbud, og pris veide tungt i konkurransen. Striden dreide seg om hvordan prisene skulle dokumenteres – og hvor tydelig konkurransegrunnlaget egentlig var.
Skjemaet som ble etterspurt, eksisterte ikke
I konkurransegrunnlaget sto det at totalprisen skulle dokumenteres gjennom tilbudsbrev og et utfylt skjema kalt Mengde og kostnadskalkyle. Problemet var bare at ingen av vedleggene hadde denne tittelen.
I stedet fulgte blant annet to Excel-skjemaer og et dokument med navnet: Konkurransegrunnlag Smørvika beskrivelse v.2. Begge inneholdt felt for blant annet enhetspriser, men dokumentene hadde forskjellig oppbygning. Kapitler, postnummer og enheter samsvarte ikke fullt ut.
Leverandøren Alliera AS oppga en samlet tilbudspris og enkelte kapittelpriser, men hadde ikke fylt ut alle enhetsprisene og mengdene i skjemaene. Oppdragsgiver mente dermed at det ikke var mulig å se hvordan totalprisen var bygget opp på postnivå, eller hvilke priser som var knyttet til de enkelte ytelsene. Tilbudet ble derfor avvist som følge av et vesentlig avvik.
Uklart hvilke priser som skulle oppgis
KOFA var enig i at konkurransegrunnlaget gjorde det klart at leverandørene skulle oppgi enhetspriser, men der sluttet klarheten. Nemnda peker videre på at kapitler, postnummer og hvilke enheter som skulle prises, ikke var de samme i de ulike dokumentene.
Vinduer trekkes frem som et eksempel. Excel-arket skilte mellom en rekke forskjellige vindustyper og mengder, mens det andre skjemaet hadde en annen og grovere inndeling. Også andre oppgaver var plassert forskjellig mellom dokumentene.
KOFA konstaterer derfor at det var uklart hvilke enhetspriser leverandørene skulle levere, hvilke mengder som skulle legges til grunn og hvilken betydning enhets- og kapittelprisene skulle få. Nemnda viste også til at flere av leverandørene hadde levert prisinformasjonen på forskjellige måter. Det er her avgjørelsen får et særlig praktisk poeng for oppdragsgivere.
Måtte gå i dialog først
KOFA viste til muligheten for dialog og avklaringer etter forskriften § 9-3. Når leverandørens utfylling av tilbudet hang sammen med uklarheter i oppdragsgivers egne konkurransedokumenter, mente nemnda at tilbudet ikke kunne avvises uten videre.
KOFA skriver:
"Uklarheten i kravet til hvilket skjema som skulle fylles ut og hvilke enhetspriser man skulle oppgi, er det innklagede som er ansvarlig for".
Nemnda slo fast at det forelå en avklaringsplikt, og at oppdragsgiver dermed måtte gå i dialog med leverandøren før det lovlig kunne tas stilling til avvisning. KOFA stoppet imidlertid ikke der.
Mangelen var heller ikke vesentlig
Klagenemnda vurderte også om den mangelfulle utfyllingen av prisskjemaene i seg selv var et så alvorlig avvik at tilbudet måtte avvises.
Ved vurderingen av om et avvik er vesentlig, skal det blant annet ses på betydningen av kravet, størrelsen på avviket, om konkurransen eller risikoen i kontraktsforholdet kan bli forskjøvet, og om avviket kan prissettes. Det er den konkrete betydningen av avviket som er sentral.
I denne konkurransen var det totalprisen som skulle være styrende for poenggivningen. Dermed hadde de manglende enhets- og kapittelprisene ikke betydning for selve prisevalueringen, ifølge KOFA.
Leverandøren hadde dessuten bekreftet den samlede tilbudsprisen flere steder i tilbudet. KOFA mente derfor at de manglende enhetsprisene ikke kunne behandles som et forbehold med mulig innvirkning på totalprisen. Oppdragsgiver kunne med andre ord legge den oppgitte totalprisen til grunn ved evalueringen.
Kunne fått betydning ved endringer
Manglende enhetspriser var likevel ikke helt uten betydning. KOFA peker nemlig på at utfordringene særlig kunne oppstå dersom det senere ble behov for endringsarbeider under kontrakten. Uten avtalte enhetspriser kunne oppdragsgiver blant annet risikere at slike arbeider ble priset høyt, men heller ikke dette var nok til å gjøre avviket vesentlig.
Når oppdragsgivers egne dokumenter var uklare om hvilke enheter som skulle prises og hvilke mengder som skulle brukes, kunne ikke denne risikoforskyvningen alene begrunne avvisning. KOFA konkluderte dermed med at avviket ikke var vesentlig, og at tilbudet ikke skulle vært avvist.
Nemnda tok ikke stilling til leverandørens øvrige anførsler. Bruddet kunne ha påvirket resultatet av konkurransen, og klagegebyret skal derfor tilbakebetales.
Når feilen starter i konkurransegrunnlaget
Avgjørelsen illustrerer et viktig kontrollpunkt før en oppdragsgiver avviser et tilbud som er mangelfullt utfylt:
Det er ikke nødvendigvis nok å konstatere at leverandøren ikke har fulgt konkurransedokumentene fullt ut. Oppdragsgiver bør også undersøke om dokumentene ga leverandøren et tilstrekkelig klart svar på hva som faktisk skulle leveres.
I denne saken var det klart at enhetspriser skulle oppgis. Det var derimot uklart hvilke enhetspriser, i hvilket skjema og med hvilke mengder.
Når uklarheten lå i konkurransegrunnlaget, kunne ikke konsekvensen uten videre legges på leverandøren.
