Dagens Anbud365-seminar, som også kunne følges digitalt, simpelthen svømmet over av gode råd og tips – både fra Thommessen-advokatene og fra invitert gjest med rikelig innkjøpserfaring. Tema for seminaret var hvordan man kan hindre konflikter i offentlige anskaffelser – eller hvis det likevel blir tvist, hvordan man best kan håndtere slikt. Underveis i seminaret fikk dermed mange oppdragsgivere og leverandører med seg godt påfyll av kompetanse til formålet. Og Thommessen presenterte dessuten resultatet av sin undersøkelse de gjennomførte i forbindelse med påmelding til seminaret.
Thommessen-advokatene Wenche Sædal og Per Ole Svor øste av sine kunnskaper om dette, slik at de nærmere 700 påmeldte kunne hente råd og vink. I tillegg var Silje Buxrud, jurist i Statens vegvesen, invitert inn som gjesteforeleser. Opptak fra seminaret og tilgang på presentasjonen får du her.
Statens vegvesen er et av de største offentlige innkjøpermiljøene i det offentlige, og Buxrud mente å se en nedgang i klagesaker for deres vedkommende i så vel Kofa som domstolene. Det kunne forklares f.eks. med en bedre organisering av innkjøpsmiljøet, mer bruk av konkurranse med forhandling og mer markedsdialog. I forhandlinger kan man jo oppklare misforståelser og gi tilbakemeldinger underveis. Hun hadde noen råd og ønsker til leverandørene, blant disse: still spørsmål, si ifra tidlig hvis feil oppdages og gi gode begrunnelser i eventuelle klager. Oppdragsgivere bør bl.a. svare godt på spørsmål, gi tilstrekkelig informasjon, skrive gode begrunnelser og vurdere innkomne klager grundig.
Undersøkelses-resultater
Også fra Thommessen-advokatene kom en serie gode råd til hvordan å hindre konflikter. En undersøkelse de hadde gjort i forbindelse med påmelding til seminaret, viste at den største årsaken til konflikt er uenighet om forståelsen av konkurransegrunnlaget. Men også uenighet om forståelse av tilbud, dårlige forberedelser og ulik tolkning av regelverket var viktige årsaker.
Et annet spørsmål gjaldt hva tvister oftest handler om, og her mente mange at det var spørsmål om tilbyder oppfyller kravene, om avvisningsgrunner og om tilbyder under evalueringen har fått «riktig score». Et blikk på Kofa-avgjørelser fra 2020 til 2022 viste at det er oppfyllelsen av de grunnleggende kravene som oftest er tema i klagene.
Råd for å unngå konflikt
Markedsdialog, gjennomtenkt valg av konkurranseform, grundighet i utformingen av konkurransegrunnlaget og valg av evalueringsform samtidig med utarbeidelse av konkurransegrunnlag var Thommessen-advokatenes beste tips til å unngå konflikter i fasen før konkurranse. Det gjaldt oppdragsgivere, men også leverandørene fikk noe å ta med seg fra seminaret: Delta i – og gjerne oppfordre til – markedsdialog og gi tydelige tilbakemeldinger.
Underveis i konkurransen er det viktig for oppdragsgiver å ta spørsmål som kommer, på alvor, det er lov å erkjenne feil, dokumenter godt og bruk gjerne sidemannskontroll. For leverandøren er det i denne fasen viktig å lese konkurransegrunnlaget nøye, påpeke eventuelle feil tidlig, stille spørsmål og være nøye med utforming av tilbud.
Klage
Etter tildeling av kontrakt ble oppdragsgivere anbefalt å håndtere innsyn på beste måte, holde dialog i en god tone og f.eks. hvis behov, vurdere tidspunkt for tildeling og gi gode begrunnelser i sine svar på klager. Det er fornuftig for leverandører å komme med innsynskrav tidligst mulig, og gjerne spisse innsynsbehovet, vurdere feilens karakter og konsekvenser før man klager og bidra til en god og saklig tone.
Det var et poeng å fremheve at det å klage på evalueringer, ikke alltid fører frem fordi ved evalueringer går mye på oppdragsgivers skjønn. Å påpeke faktum, hva som er feil der, er en bedre inngang til klageprosess.
Kofa og domstolene
Om man ikke makter å avverge konflikten, er det flere klagemuligheter: Kofa, domstolene og EFTAs overvåkingsorgan. I Kofa er styrken at man får sin sak vurdert av svært anskaffelses-sakkyndige, det koster ikke så mye og det går relativt fort om man venter med å inngå kontrakt. En svakhet kan være at det bare er skriftlig saksbehandling. I domstolene er det muntlig vitneførsel, det er mer kostbart enn Kofa og det er ikke alltid man møter dommere med allverdens kunnskap om anskaffelsesregelverket. Domstolene har imidlertid anledning til å ta standpunkt til erstatningssøksmål. Ønsker man kontraktinngåelse stanset, er begjæring om midlertidig forføyning ved domstolene veien å gå. Saksbehandlingen her kan gå rimelig raskt og foregår som i rettssaker ellers.
Bli den første til å kommentere på "Dagens Anbud365-seminar: Slik kan du hindre og håndtere tvister"