Et tilsyn for offentlige anskaffelser kan dempe leverandør-angst

En tilsynsmyndighet vil kunne flytte noe av ansvaret for håndhevelse bort fra den enkelte leverandør, slik at leverandører slipper å måtte kvie seg for å reagere på brudd i frykt for å bli upopulær hos et fåtall sentrale innkjøpere. Dette slår programvareselskapet Diffia i et innspill til arbeidet i Anskaffelsesutvalget, som de ber vurdere om det kan være hensiktsmessig med en form for tilsynsmyndighet for offentlige anskaffelser.

Til Anskaffelsesutvalget bidrar Diffia med innspill knyttet til spørsmålet om lokale og regionale leverandørers deltakelse i konkurransen om offentlige kontrakter. Deres erfaringer er, heter det, preget av deres reise fra oppstartsbedrift til vekstbedrift som leverer IKT-løsninger til offentlig helsesektor. Anskaffelsesutvalget er i gang med arbeidet med sin andre delutredning, som skal være klar primo mai neste år.

Risikable klageprosesser

Dersom antallet offentlige innkjøpere bare er én eller et fåtall opplever mange leverandører klageprosesser som risikabelt, ettersom man risikerer å bli upopulær hos det fåtallet kunder som foreligger og således få svekket sine sjanser til å vinne fremtidige konkurranser, påpeker Diffia. Dette bekreftes av tilbakemeldinger leverandører får (gjerne muntlig) ved innsynsbegjæringer og spørsmål, der personer opp til direktørsnivå i regionale helseforetak gir uttrykk for at de har lite til overs for leverandører som «opptrer som tilsynsmyndighet» i anskaffelsesprosesser.

Diffias viktigste innspill for håndhevelse er et forslag om at Anskaffelsesutvalget vurderer om det kan være hensiktsmessig med en form for tilsynsmyndighet for offentlige anskaffelser. Det gjelder især særlig innen de sektorer der den offentlige kjøpermakten er konsentrert på én eller et lite antall offentlige innkjøpere. En slik myndighet kan legges til et eksisterende organ, fremholder Diffia i sitt innspill, og:

Tilsynsmyndighet

–  Vi tror en tilsynsmyndighet vil kunne flytte noe av ansvaret for håndhevelse bort fra den enkelte leverandør, slik at leverandører slipper å måtte kvie seg for å reagere på brudd i frykt for å bli upopulær hos et fåtall sentrale innkjøpere. En offentlig tilsynsmyndighet vil i tillegg kunne få innsyn i behovsbeskrivelser, konseptutredninger, avtalevilkår, kravspesifikasjon, hvor mye som er utbetalt på kontrakten, og dokumentasjonen bak direkteanskaffelser også der oppdragsgiveren vurderer dette som organinternt eller forretningssensitivt og taushetsbelagt etter forvaltningsloven.

Dersom utvalget ikke vurderer en tilsynsmyndighet som hensiktsmessig, poengterer Diffia, kan man også vurdere en ordning med pålagt internrevisjon av anskaffelsespraksis. De er imidlertid usikre om dette vil gi tilstrekkelig håndhevelse dersom den offentlige innkjøperen selv er oppdragsgiver for revisjonsoppdraget.

Klagerett

Ikke alle anskaffelser og endringer av eksisterende avtaler kunngjøres og blir dermed ikke kjent for markedet. Diffia påpeker at endringer i avtaler ofte blir synlige for andre leverandører når resultatet er implementert og det kommer nyhetssaker der det fremgår at avtalen er utvidet til å inkludere et nytt produkt, hvilket kan være lenge etter at den faktiske avtaleendringen er utført. – Når dette kommer i tillegg til at begjæringer om innsyn kan ta lang tid å få besvart vil håndhevelse av regelverket kunne bli vanskelig dersom klageretten begrenses i tid, understreker Diffia. Dersom utvalget vurderer endringer i hvor lenge det foreligger klagerett, anbefaler de at det vurderes nøye hvordan dette vil virke i situasjoner der leverandørene først får kjennskap til hvilke anskaffelser og endringer som er gjort lang tid i etterkant.