Innkjøpere i det offentlige opplever åpenbart i økende grad forsøk på tvinge til seg en kontrakt man i utgangspunktet ikke har krav på. Skarp tone og trusler kan høre med. Rådgiver Linda Lieberknecht i Enhet anskaffelser i Indre Østfold kommune har ved flere anledninger opplevet et slikt ubehagelig/påtrengende leverandørpress. Til Anbud365 sier hun at hun tror på god dialog som nøkkelen til gode resultater, tillit mellom partene, og de beste avtalene. Men god dialog med leverandørmarkedet oppnås ikke gjennom et mellomledd, som i tillegg er tjent med å eskalere konflikter.
Anbud365 har de siste ukene rettet søkelyset mot en praksis av til dels aggressivt press fra leverandører – med eller uten advokathjelp – mot oppdragsgiver underveis og etter en konkurranse. Dialog i beste hensikt er selvsagt utmerket, men tips til Anbud365 over tid viser eksempler på fremferd som er et godt stykke over streken for «god dialog». En av de som har opplevet slikt, er altså Linda, som i denne samtalen med Anbud365 deler sine erfaringer og synspunkter:
Anbud365: – Har du opplevd ubehagelig/påtrengende leverandørpress (med bruk av advokat?), f.eks. med sikte på å styre tildeling av kontrakt, underveis i en anskaffelsesprosess? Hva skjedde og hvordan endte det?
Linda: Ved flere anledninger. Mange av henvendelsene er generelt lange, med skarp tone, har mange påstander om feil som er gjort i konkurransen, og oftest med trussel om å ta saken til Kofa, eller ta ut midlertidig forføyning dersom ikke klagen etterkommes. De groveste tilfellene er der hvor advokat peker på alt de anser som feil i en anskaffelse, og hvor eneste måten å rette på ville vært avlysning. Allikevel avsluttes brevet med «vår klient må derfor innstilles som leverandør» og en form av «hvis ikke ser vi oss nødt til å ta saken videre til Kofa, eller ta ut midlertidig forføyning» som avslutning.
Jeg reagerer her på at det ikke er sammenfall mellom argumentasjon, og det de krever som resultat. Det er jo ikke slik at hvis de reelt sett mener konkurransen i seg selv er ulovlig, så blir den lovlig ved å velge en annen leverandør.
Ofte ser vi også argumentasjon som går på oppdragsgivers bruk av skjønn, noe Kofa sjelden vurderer direkte, med mindre det er helt klart er gjort åpenbare feil ved utøvelse av skjønnet. Det er derfor sjelden et hensiktsmessig grunnlag for klage. Det er forståelig at de ønsker å utfordre på oppdragsgivers skjønnsvurdering, men det er bedre å ta det opp i direkte dialog med oppdragsgiver.
Min erfaring så langt er at klagene svares ut, ikke tas til følge, og så blir det stille. Resultatet er at vi bruker mye tid på å svare, leverandørene bruker tid og penger, uten at det ender i noe positivt for noen av partene.
Anbud365: – Hvordan vil du karakterisere den slags påtrykk? Og hvorfor?
Linda: Det oppfattes som veldig uprofesjonelt og useriøst, både fra leverandør, men i høy grad fra advokatene som tar på seg klagesaker uten et reelt klagegrunnlag. Det fremstår som et forsøk å tvinge seg til en kontrakt man ikke i utgangspunktet har krav på, selv om man ikke hadde det beste tilbudet.
Tidvis kan det oppleves som at leverandører har holdt tilbake feil de oppdager, eller noe de mener er feil i konkurransegrunnlaget for å kunne bruke dette i en klage etter innstilling. Det fremmes beskyldninger og krasse påstander, i noen tilfeller også svært grove anklagelser, og i de verste tilfellene er det ikke saklighet i henvendelsene.
Jeg stiller meg spørsmålet; hvordan hadde leverandørene stilt seg om deres underleverandører hadde opptrådt på samme måte. Det oppleves som at fordi det er en offentlig oppdragsgiver så er det «fritt frem», og jeg opplever at mange leverandører ser offentlige avtaler som noe de har en rett på, på tross av at de ikke hadde det beste tilbudet.
Anbud365: – Er ditt inntrykk at den slags påvirkning er økende? Noen tanker om hvorfor?
Linda: Ja, jeg opplever at det er økende, og at det stadig hyppigere kobles på advokater i første henvendelse, og tidligere i prosessen. Der hvor det kom en henvendelse fra leverandør først, kommer det nå oftere direkte fra advokat, til og med innsynsbegjæringer, kommer oftere via advokat.
Det jeg også har opplevd det siste året, og ikke har opplevd tidligere, er å motta klage fra advokat før innstilling, og en kollega opplevde nylig å få klage via advokat før tilbudsfrist. Klagene ble heller ikke her tatt til følge, da det ikke var hold i det som ble fremført. I disse tilfellene er det ikke i seg selv henvendelsene jeg reagerer på, men bruken av advokat.
Jeg kan bare spekulere i årsaken, men min tanke er økende mistillit mellom partene, som gjør at det blir brukt advokat hyppigere, leverandørene har kanskje mindre tillit til gjennomføring av anskaffelser, det er mer komplekst, samt at flere og flere hensyn skal inn i anskaffelsene.
Det gir et inntrykk av at de tror de må rope høyt for å bli hørt, men hos oss behandler vi henvendelser fra leverandører med respekt, og tar henvendelser direkte fra leverandør like alvorlig som henvendelser som kommer via advokat.
Advokatene er også blitt langt mer synlig de siste årene, og er mer aktive når det gjelder å markedsføre sine tjenester knyttet til offentlige anskaffelser.
Anbud365: Hva tenker du er konsekvensene av en slik praksis?
Linda: Jeg tenker at det er alvorlig fordi det har en samfunnsmessig konsekvens. Det påvirker bruken av offentlige ressurser, og bidrar til økte kostnader. Det bryter ned tilliten mellom partene ytterligere, og gjør at fokuset på å gjennomføre en konkurranse korrekt får større fokus enn det å etablere en best mulig avtale.
Dette medfører økte kostnader – ikke bare prosesskostnader knyttet til gjennomføring av konkurranser, men også dyrere avtaler. Det legges ned mer tid i å sikre at en konkurranse er uten feil, og jeg tror det kan resultere i at innkjøpere holder seg til det trygge. Det være seg om det er å konkurrere på laveste pris fordi det er mindre sannsynlighet for klager på objektive tall, tolker regelverket i strengeste betydning fremfor å bruke / utfordre handlingsrommet i regelverket osv., noe som ikke danner det beste utgangspunktet for å etablere en best mulig avtale.
I tillegg tror jeg også at mindre tillit fører til en utrygghet ift. disse leverandørenes vilje til å samarbeide, og gjøre det som er det beste for oppdragsgiver i avtaleperioden, noe som bidrar til strengere, og enda mer detaljerte kontraktsbetingelser, som igjen gjør avtaler dyrere.
Det er med andre ord en praksis som går på tvers av hensikten med Lov om offentlige anskaffelsers §1 om å sikre best mulig forvalting av offentlige midler. Dette er ressurser som heller kunne vært benyttet til tjenesteproduksjon, i en stadig strammere offentlig økonomi.
Anbud365: Men, god dialog med leverandører i en prosess (der det er lov) er vel positivt? F.eks. kan feil oppdages, påpekes. Bedre at det gjøres underveis enn at det fører til klageprosess i etterkant …
Linda: Ja, absolutt! Jeg ser på god dialog som nøkkelen til gode resultater, tillit mellom partene, og de beste avtalene. Jeg er svært opptatt av å ha god dialog med leverandørmarkedet, men det oppnås ikke gjennom et mellomledd, som i tillegg er tjent med å eskalere konflikter. Den gode dialogen får vi når vi prater sammen direkte.
Jeg ser det slik, hvis jeg gjennomfører en konkurranse, og gjør feil i gjennomføringen, eller har stilt krav som blir begrensende for konkurransen (hvis det ikke er med hensikt, da det i noen tilfeller kan være hensiktsmessig), så er jeg tjent med å bli gjort oppmerksom på det. Mitt mål ved gjennomføring av konkurranser, er å oppnå det beste resultatet innfor de rammene vi har, og etablere avtale med den beste leverandøren – den med best tilbud, som bidrar til verdiskapning, god utnyttelse av kommunens ressurser, gode prosjekter og løsninger. Det blir ikke resultatet dersom en konkurranse gjennomføres med utgangspunkt i feil. Jeg har gjennom dialog med leverandører i forkant av kunngjøring, erfart at det har bidratt til endringer som har gitt et bedre resultat.
Det er altså ikke dialog i seg selv, spørsmål, eller innsigelser til konkurranser og resultatet jeg stiller meg negativ til, det er fremgangsmåten. Jeg har stor respekt for den jobben leverandører legger ned for å levere et tilbud til oss, og forstår at de ønsker å få en grundig tilbakemelding, og god forståelse for at de ikke nådde opp.
Anbud365: – Hva må gjøres for på sikre en god – ikke påtrengende – dialog?
Linda: Det viktigste er gjensidig respekt, og normal folkeskikk. Vi må anerkjenne at vi på begge sider er parter som ønsker å oppnå det beste resultatet, og har lagt ned en stor andel tid, og ressurser i det vi sender fra oss. Det å holde seg saklig, og ikke bruke beskyldninger og trusler, er et godt utgangspunkt for en å oppnå en god dialog.
Jeg har svært god erfaring med å ha dialog med leverandører som stiller spørsmål etter konkurranse, og ta en prat om resultatet. Jeg erfarer at de leverandørene der vi har gjort dette, har vært svært positive i etterkant, fått bedre forståelse for, og aksepterer resultatet. Jeg tenker også at det gir leverandør et bedre grunnlag for å vurdere om det er riktig å gå videre med en klage, og eventuell bruk av advokater.
I tillegg kan det være en god idé å kanskje vente en dag etter man har fått innstilling, slik at man ikke svarer i frustrasjonen over at deres tilbud ikke nådde opp denne gangen.
Det er ikke slik at jeg mener at det aldri skal benyttes advokat, men at begge parter er mer tjent med at vi har en direkte dialog før disse kobles på. Advokatene har sin plass, i den grad vi forvalter et regelverk, men det er mer hensiktsmessig å bruke dem der hvor det er grunnlag for å mene at det er brudd på regelverket, reelle saker, og der man ikke når gjennom til oppdragsgiver.
Anbud365: – Hvem har ansvar, hvem bør ta grep for å sikre at dialogen blir god, til det beste for begge parter? Oppdragsgiver, leverandører, lovgiver …
Linda: Jeg ser på det som et gjensidig ansvar, det er klart at som offentlig oppdragsgiver har man en stor del av ansvaret, spesielt for å legge til rette for god dialog, og ta henvendelser fra leverandører på alvor. Leverandørene på sin side har også et ansvar for å få til god dialog, ved å henvende seg på en slik måte at dialog blir mulig, samt ha en profesjonell, og saklig tilnærming i sine henvendelser.
Det er viktig for begge parter å ha med seg at man ved neste veiskille kanskje skal være i en kontraktssituasjon, og samarbeide, og da har vi et bedre utgangspunkt hvis vi tidligere har vist hverandre gjensidig respekt. Leverandørene møter ikke kun innkjøperne gjennom konkurranser og disse henvendelsene, men også fagpersoner som skal benytte avtalene.
Bli den første til å kommentere på "Leverandørpress med skarp tone og trusler – en innkjøpers reaksjon"