Masteroppgave (I): Kategorileder-rollen kritisk for suksess med kategoristyring

Først og fremst er kategorilederrollen kritisk for å lykkes med kategoristyring, konkluderer Susanne Ullsgård og Cassandra Elvingdal i sin masteroppgave ved Norges Handelshøyskole. Temaet for oppgaven er hva som skal til for å lykkes med kategoristyring. Analysearbeid og det å kunne drive endring er et par andre, kritiske faktorer. Et fast kategoriteam er derimot ikke avgjørende for å lykkes, slår de fast.

Førsteamanuensis Malin Arve ved Norges Handelshøyskole (NHH) kan fortelle at en rekke masterstudenter i år har skrevet oppgave om anskaffelser. Et slikt tips er for godt til å la være å gripe begjærlig. Her er det snakk om rekruttering, og det er snakk om kompetanse på akademisk nivå. Begge deler avgjørende viktig for faget i tiden som kommer. Anbud365 skal derfor i noen artikler fremover presentere noen av studentene og deres oppgaver.

Susanne Ullsgård og Cassandra Elvingdal har skrevet masteroppgaven «Hva skal til for å lykkes med kategoristyring».  De intervjuet fem ulike virksomheter. Åtte ulike elementer ble vektlagt som vesentlige for å kunne lykkes: Å ha en kategorileder, opprette kategoriteam, høy kompetanse, god endringsledelse, etablere kategorier, gjøre analysearbeid, utarbeide gode kategoristrategier og ha et kontinuerlig fokus i virksomheten. Resultatet viste at enkelte elementer var klart mer vesentlige enn andre.

Hvorfor denne oppgaven?

Anbud365 spurte Susanne og Cassandra hva som gjorde at de valgte nettopp denne oppgaven:

– Kategoristyring er blitt fremstilt som en svært god innkjøpsstrategi som vil føre til flere store gevinster for virksomheter som benytter det, konstaterer de. Likevel satt vi med et inntrykk av at det ikke alltid var like lett å forstå hva selve strategien innebar i praksis for virksomheter. Ettersom kategoristyring har vært en økende trend innenfor innkjøp, synes vi det virket interessant å finne ut hvorfor og hvordan virksomheter velger å ta i bruk kategoristyring. Da vi leste oss opp på temaet var det tydelig at det var en svært omdiskutert innkjøpsstrategi, som i flere tilfeller ikke fører til de gevinster man først ønsker.

– Hvilke konklusjoner fra oppgaven vil dere trekke frem?

– Først og fremst er kategorilederrollenkritisk for å lykkes, fremhever de to. I flere virksomheter som ikke lykkes i samme grad som andre, var det typisk at kategorileder ikke hadde nok ressurser til å gjøre det nødvendige arbeidet, eller ikke hadde fått en forståelse for hva rollen faktisk innebar. Kategoriteam derimot, blir hyppig nevnt i litteraturen som en elementær faktor for å kunne drive med kategoristyring, men det fant vi ikke i vår studie. Et fast kategoriteam er derfor ikke avgjørende for å lykkes.

Susanne og Cassandra trekker også frem en annen avgjørende faktor for å lykkes: Å kunne drive endring. Hvordan en virksomhet bør innføre kategoristyring kan variere, men det er klart at de som ikke fokuserer på selve endringsprosessen, vil heller ikke kunne lykkes. – Den siste vesentlige faktoren vi fant i studien for å lykkes, er analysearbeid, legger de til.

– Hvilken betydning håper dere at oppgaven kan få innenfor offentlige anskaffelser?

– Vi håper, påpeker de, at studien kan bidra med å øke kompetansenivået innenfor kategoristyring, og samtidig sørge for en større kjennskap til tema og hvordan ulike norske virksomheter praktiserer innkjøpsstrategien. Den kan i tillegg være viktig for andre virksomheter som vurderer å starte med kategoristyring, eller ikke helt har lykkes ennå med å oppnå ønskede effekter. Ved å identifisere hvilke faktorer som skiller virksomhetene som lykkes, fra de som ikke lykkes, håper vi også at virksomheter enklere kan forstå hvilke mangler de selv eventuelt har eller hva som bør være fokus under en eventuell implementering.

Kommentar fra Inventura

Anbud365 har invitert partner Matias Haukom i Inventura, der Cassandra nå skal jobbe, til å kommentere masteroppgaven om kategoristyring.

– Vi synes virksomheter har for lave ambisjoner knyttet til innføring av kategoristyring. De må våge å sette ambisiøse og konkrete mål for kostnadsbesparelser, prosesseffektivisering og innovasjon. Kategorilederrollen avhenger av kategorileders lederegenskaper og evne til å skape begeistring og drive endringsprosesser. Like viktig er organisatorisk forankring og tilrettelegging, gjennom klare forventninger fra toppledelse og tilgjengeliggjøring av ressurser.  Gjennom gode og tilgjengelige analyser blir virksomheter i mye bedre stand til å ta gode strategiske beslutninger. Inventuras oppfatning er for øvrig at virksomheter undervurderer de menneskelige faktorene ved innføring av kategoristyring. Virksomhetene må investerer nok i kompetanseutvikling hos personer med sentrale roller.