(Roger Bang Eie) Hvordan får de ulike kommuner i Norge omgjort sine strategier til handling? Anbud365 har vært i kontakt med et par kommuner for å høre hvordan de organiserer innkjøpstjenesten. Dagens kandidat er Smøla kommune hvor vi har snakket med økonomisjef Ann Karin Strømme. Vi får god tilbakemelding på at Smøla har god orden på sin innkjøpstjeneste, men det krever «Tone at the top» med forankring i ledergruppen for å lykkes, forteller Strømme.
Organisering av innkjøpstjenesten i norske kommuner påvirkes av flere forhold. Alt fra kommunens størrelse, økonomi, kompetanse, politiske vedtak og prioriteringer etc. Vi hører til stadighet at innkjøp og offentlige anskaffelser kan være krevende å håndtere og følge opp.
Alle kommuner, små og store har som regel de samme samfunnsmessige oppgaver som skal løses. Mindre kommuner med færre ansatte har gjerne mindre ressurser til å spesialisere seg – og må derfor ved større innkjøp be om ekstern hjelp. Når det gjelder innkjøptjenesten i Smøla kommune har ledelsen vist at de klarer å ivareta dette på en god måte.
Hva er blitt gjort?
– Vi er en liten kommune forteller Strømme, med ca. 2150 innbyggere med dertil liten administrasjon, som skal håndtere like mye som en stor kommune. De daglige mindre innkjøp er det våre attestanter/anvisere som håndterer. Ved større innkjøp har vi egne prosjektledere som har dedikert ansvar for bestillingene. Vi er i tillegg medlem av NII «Nordmøre Interkommunale Innkjøpssamarbeid», som ble etablert våren 2002 – etter at flere av ORKidé-kommunene ønsket et samarbeid på innkjøpssiden.
(IKT ORKidé er et samarbeid mellom 13 kommuner på nordvestlandet. Samarbeidet ble startet av ordfører- og rådmannskollegiet på Nordmøre for å etablere et felles datanettverk mellom kommunene. Samarbeidet er i dag utvidet til også å gjelde felles drifting av programvare. Red.anm.) Kilde Wikipedia.
Hun fremhever at de får hjelp av innkjøpere fordelt på to stillinger, en form for spleiselag gjennom en nøkkelfordeling. – Vårt innkjøpssystem som har vært i bruk i ca. 10 år, er modulbasert og er et system som Visma tilbyr, «Visma e-handel» Systemet skal brukes for alle innkjøp og gir oss bedre kostnadskontroll og mer struktur over våre innkjøp. Vi har sporbarhet over innkjøpene og behøver ikke som før lete etter e -poster. Selve systemet er det ikke alle som har tilgang til, i utgangspunktet kun en bestiller pr. enhet. For de som har tilgang, fungerer det slik: Når vi lager en bestilling, går godkjenning i forkant til vår leder – noe som forenkler hele prosessen, opplyser Strømme.
– Hvorfor har dere satt i gang med dette?
Strømme forklarer:
– De ulike tiltak både for tjenester ved bruk av profesjonelle innkjøpere og vårt elektroniske e-handelsystem ble til da det var et behov for å strukturere våre innkjøp. Ved større innkjøp er det i forkant inngått rammeavtaler som skal brukes (gjort av NII). Som kommune og oppdragsgiver har vi forpliktet oss til å benytte leverandører som har vunnet frem i ulike anbudsrunder og som det er inngått avtaler med.
Når det gjelder rammeavtaler, har de ca. 20 – 25 avtaler til enhver tid. Men det er flere områder de ikke har rammeavtaler på. For eksempel har de ikke rammeavtale på snekker og elektrotjenester. – Da har vi innordnet oss slik at vi alltid skal hente inn to til tre tilbud som skal lagres i det elektroniske innkjøpssystem for dokumentasjon. Vi snakker nå om beløp i størrelsesorden 20.000 – 100.000, fastslår hun.
– Hvordan har dere gått frem?
– Når vi ikke har en rammeavtale, bruker vi et elektronisk formular som fylles ut og legges ved tilbudene som dokumentasjon. Ved oppstart i bruk av et elektronisk innkjøpssystem opplevde vi en del motforestillinger i begynnelsen, spesielt internt, men dette har gått seg fint til over tid, fremhever hun.
Strømme trekker frem eksempelet ved bygging av ny barne- og ungdomsskole i 2016-2017. Her gikk all betaling og innkjøp gjennom deres e-handelsystem. Det fulgte med en betalingsplan som prosjektleder fulgte nøye opp. – Det var første gang med e-handelssystemet og vi må si oss veldig fornøyd, konstaterer hun. Våre leverandører må også læres opp i å bruke system for e-handel, blant annet for henvisning til utstedt ordre/PO – da går faktura rett gjennom og prosessen blir smidigere.
– Hvilke resultater har dette ført til?
Strømme forteller – engasjert: Bedre oversikt over hva vi bruker våre budsjettmidler på. Hvis noen slutter; «hvem gjorde hva?» – historikken ligger der automatisk og er lett å finne. Før var det mye e- poster som de måtte finne igjen og lagre som sporing.
– Vi har også oppnådd bedre priser, årlig får vi en oversikt på besparelse gjennom en rapport fra NII. Rapporten blir oversendt kommunestyret. Innkjøp har nok ikke alltid vært så interessant for mange, heller mer for de som jobber med det daglig – men nå med bedre oversikt på priser og besparelser, opplever jeg at flere viser interesse for innkjøpstjenesten internt, poengterer hun, og:
Tone at the top
– I 2014 var vår rådmann/kommunedirektør veldig klar på at kommunen måtte forplikte seg til å ta i bruk et nytt innkjøpssystem via rammeavtaler. Før var det flere som bestilte separat – ved å ta i bruk nytt verktøy for innkjøp oppnådde vi bedre struktur og bedre priser. Det var litt motstand i begynnelsen, men her var vår rådmann bestemt, alle måtte med. Samtidig for nyansatte ble det gitt god informasjon «slik gjør vi det her». Jeg tenker at det er viktig med «Tone at the top» der toppledelsen viser vei. Vi er et samarbeid med 10 kommuner som har ulik tilnærming til innkjøpsmetodikken. Her får vi gode tilbakemeldinger fra NII på at Smøla har god orden på sin innkjøpstjeneste – noe som krever god forankring i ledergruppen for å lykkes. Vi har selvsagt mer å gå på, men er godt underveis.
– Hva er fortsettelsen?
– For å komme videre må vi ha enda mer fokus på innkjøp, noe som er tidkrevende, vi har også pr nå litt redusert bemanning, slår hun fast. Mitt mål er minimum å holde oss på det nivå vi er nå, eller helst bli enda bedre. Godt samarbeid med NII som «innkjøpskontor» ved store prosjekter. Nyansatte må få rask opplæring, slik at bestillinger ikke skjer via e-post, men via korrekt bestillingsprosedyre. God onboarding er viktig!
Strømme forteller at de som er «innkjøpssjefer» i kommunesamarbeidet og styret i NII møtes to ganger pr år for innspill og læring. Tidligere jobbet hun som økonomirådgiver og hadde da mer direkte oppgaver omkring innkjøp. – Nå har jeg vært ansatt i ca. tre år som økonomisjef – jeg har fortsatt stor interesse for faget, men utfordringen er å få tiden til å strekke til. Anskaffelsen av vårt e-handelinnkjøpssystem gjør meg tryggere på at vi ivaretar god struktur over våre innkjøp, understreker Strømme .
Bli den første til å kommentere på "Styrket innkjøp med toppledelsen i ryggen gav bedre priser og økt intern interesse"