Kontrakt med oppstartsbedrift gav kommunen rom for å flere i arbeid

Den svenske kommunen ville få flere av innbyggerne ut i arbeid, men stønadsarbeidet tok så mye av tiden deres at de ikke fikk nok tid til å følge opp arbeidssøkerne frem til varig sysselsetting. En anskaffelse som førte til kontrakt med den lille, innovative oppstartsbedriften gav løsningen. Et mykrobot-prosjekt ble satt i gang, der automatisering var stikkordet. Halvparten av sosialarbeidernes tid kan nå brukes til å få flere i arbeid, mens 85% av de som søker økonomisk støtte, gjør det nå digitalt i stedet.

Bakgrunnen for prosjektet var at kommunen (Strängnäs) hadde identifisert et behov for å få flere av innbyggerne i arbeid. Utenforskapet betød behov for økonomisk bistand, m.a.o. høye kostnader for skattebetalerne. Men for å få til en slik omdreining, var det nødvendig at medarbeiderne på sosialtjenesten hadde en aktiv rolle i hele prosessen frem til varig arbeid. Med tradisjonell saksbehandling var ikke dette mulig – man måtte forbedre måten man arbeidet på.

Gjennom erfaringsutveksling med andre kommuner kom man fram til at mye av prosessen med å yte økonomisk bistand kunne automatiseres. Et automatiseringsprosjekt med leverandøren Bitoreq ble løsningen. Da kontrakten ble inngått hadde bedriften eksistert i knapt tre år. Ifølge deres nettside er det i dag om lag et dusin medarbeidere der.

Lyttet først

Slik kommunen beskriver det, leverte ikke Bitoreq uten videre hva den bestilte. Leverandørens første steg var i stedet – før noen som helst leveranse – å sette seg inn i og forstå kommunens behov. Dermed ble løsningen utviklet hele veien frem til den siste utgaven ble implementert nærmere åtte måneder etter at prosjektet tok til.

I en artikkel på nettsiden til Sveriges Offentliga Inköpare beskrives prosjektet i detalj. Kommunen forteller at de ivret svært for å få prosjektet i mål så fort som mulig, men samtidig ville man unngå å havne i en klageprosess. Prosjektet ble forankret i alle ledd – politisk, administrativ toppledelse, sosialarbeiderne og til og med stønadssøkere.

Samarbeidsvillig leverandør

Behovet var å få tak i en teknisk dyktig, men også lydhør og samarbeidsvillig leverandør. Et nært og svært bra samarbeid med kommunens innkjøpsavdeling måtte til. Først gikk man ut i markedet for å sjekke hvordan det lå an – både små og store leverandører ble kontaktet. Så gjennomførte kommunen en to-stegs anskaffelsesprosess, og Bitoreq svarte best til kommunens behov.

Prosjektet, der såkalt mykroboter inngår, har eksistert fra februar i fjor, og kan nå rapportere at saksbehandlerne i sosialtjenesten har spart inn om lag 50% av sin arbeidstid. I tillegg søker 85% av brukerne om økonomisk støtte digitalt, via en ny e-tjeneste. Dette er den høyeste andelen i Sverige, heter det.