(En Anbud365-kommentar) Når krybben er tom, bites hestene er det noe som heter. Det kan være noe av forklaringen på at det rapporteres om en økende tendens til tilspisset leverandørpress underveis i en anskaffelsesprosess. Slikt er ubehagelig når det skjer. Og beklagelig. God dialog er på den annen side det ideelle – og det etterleves nok i de aller fleste tilfeller. Forutsetningen er tillit over grensene, forståelse og respekt for hverandres situasjon. Men, det dreier seg om mennesker – en stresset innkjøper og en tilbyder på tuppa underveis i en anskaffelsesprosess kan man jo se for seg. Anbud365 har villet vie disse problemstillingene oppmerksomhet, som et bidrag til den gode dialog.
De siste ukene har vi rettet søkelyset mot påvirkning underveis i en anskaffelsesprosess som kan føles ubehagelig. Det dreier seg ikke om noe ulovlig, men et fenomen som gjør seg gjeldende fordi offentlige kontrakter er svært ettertraktede for mange leverandører.
Når det er slik, er selvsagt kampen om å få kontrakten, ganske intens. Og i krig og kjærlighet skal jo alt være tillatt, er det noen som hevder. I en tid vi nå opplever, meldes det jevnlig om vanskeligheter i bedrifter, kanskje spesielt i bygg og anleggsbransjen. Man står på kanten av stupet, bedriften og arbeidsplassene ser i fare, og en offentlig kontrakt kan da være gull verd, i sin egentlige betydning. Da er overtenning rett under overflaten når man er med i en konkurranse under utvikling.
Sammenstøt kan skje
På den annen side sitter det innkjøpere som kan være presset på tid og arbeidsoppgaver. Det er fristen som skal nås, det er prosesser som skal gjennomføres, det er regler som skal holde sog tolkers riktig – vel vitende om at bak mange kontraktstildelinger kan både Kofa og domstol vente. I verste fall erstatningskrav, med fare for å bli felt.
Det er åpenbart at man kan tenke seg situasjoner der interesser under slike omstendigheter kan støte sammen, kanskje ikke alltid innenfor rammen av vanlig dialogetikette. Og, ettersom Anbud365 erfarer, virker det som om antall tilfeller av slikt er økende.
En god kontakt i Anbud365s nettverk sa engang at ”It’s not personal, it’s business”. Det er en god ledetråd. Men ordtaket er nok enklere i teori enn praksis når det virkelig stormer. Noen blant oss mennesker er lettantennelige, andre beholder sinnsroen tilsynelatende uansett. De som følger med i TV-serien «Makta», har også sett eksempler på en dialogform som kan få noen hver til å fyke i taket. Blant innkjøpere og leverandører – og deres talspersoner – finnes alle avskygninger av menneskeheten i så måte.
Ingen unnskyldning
Opp i alt dette kan det naturligvis være noen tilfeller der streken for lengst er overtrådt, der forståelse ikke lenger eksisterer. Å bevare besinnelsen kan i noen situasjoner nesten være å kreve det umenneskelige. Det skal ikke og må ikke være noen unnskyldning. Moralen er å kjempe for alt man evner for at dialog igjen skal finne et byggende spor. Men, altså, at slikt kan skje, er det greit å vite om. Det kan gi støtet til lærdom, slik at man i større grad husker på hvor viktig det er å kopiere.
Det sentrale poeng er å få etablert den gode dialog med leverandørmarkedet fra start til mål. For flere offentlige virksomheters vedkommende er det allerede en beskrivelse av forholdene slik de er. Man har jevnlige dialogmøter, markedsdialog forut for konkrete anskaffelser, legger konkurransegrunnlaget ut på høring, dialog i etterkant osv. osv. Intet av dette er selvsagt medisin mot ethvert tramp over streken, men gjennom en slik dialog etableres tillit. Og det er ikke å forakte verken for å unngå kjedelige situasjoner eller for å få et best mulig resultat av anskaffelsene.
Kulturell egenart
Et annet poeng er gjensidig forståelse og respekt for hverandres kulturelle egenart. Innkjøpere flest gjør hva de kan for å etterleve stilte krav i en hektisk hverdag, tidvis med mistanke om at disse ute i næringslivet kan være noen riktig luringer. Og når en advokat på vegne av en leverandør melder seg underveis i en anskaffelsesprosess kan nok noen også få bange anelser i tillegg.
På leverandørsiden finnes det mange som er av den klare oppfatning av at i det offentlige har man det så altfor godt, mistanker om hoffleverandører o.l. er der. En form for mistillit overfor det som skulle være en samarbeidspartner er jo slett ikke av det gode. Oftest bunner slik mistillit i manglende kunnskap om offentlig forvaltnings egenart. At det f.eks. tar sin tid, kan irritere en næringsdrivende, men så er det da mange hensyn som må tas.
Kompetanse
La oss også ta med kompetanse. På den ene side leverandører som ønsker å få kontrakt og tolker regelverket til sin fordel. Eller har ikke den lovkunnskap i bunn som gjør at tolkningen treffer. Når det så dukker opp en advokat uten offentlige anskaffelser i fagkretsen … I Anbud365 som i pressen for øvrig får vi henvendelser fra leverandører som er sikre i sin sak om at den offentlige oppdragsgiver er på bærtur med alvorlige konsekvenser. Ingenting galt med slike henvendelser, man er i sin fulle rett til å ta i bruk mediene. Ofte blir imidlertid slike henvendelser senere å finne på stengrunn. Andre ganger bærer de frukter, i allefall på lengre sikt.
På den andre siden av bordet sitter det innkjøpere. De har ikke monopol på regel-sannheten, men de har i mange tilfeller god erfaring med anskaffelsesregler og – prosesser. På samme måte som leverandører som stadig er med i konkurranser. Men så er det slike som sjelden er med. Anbud365 antar at kunnskap og erfaring med regelverk og prosess i sistnevnte tilfeller kunne vært bedre. Og med det som utgangspunkt kan man øyne konfliktstoff.
Ord fra en innkjøper
Så kan man spørre når det tilsynelatende ikke er så enkelt alltid, hvem har ansvar, hvem bør ta grep for å sikre at dialogen blir god, til det beste for begge parter? Her har vi lyst til å sitere hva en innkjøper som har opplevet slikt leverandørpress Anbud365 tar for seg nå, svarte da hun ble spurt av oss:
«Jeg ser på det som et gjensidig ansvar, det er klart at som offentlig oppdragsgiver har man en stor del av ansvaret, spesielt for å legge til rette for god dialog, og ta henvendelser fra leverandører på alvor. Leverandørene på sin side har også et ansvar for å få til god dialog, ved å henvende seg på en slik måte at dialog blir mulig, samt ha en profesjonell, og saklig tilnærming i sine henvendelser.
Det er viktig for begge parter å ha med seg at man ved neste veiskille kanskje skal være i en kontraktssituasjon, og samarbeide, og da har vi et bedre utgangspunkt hvis vi tidligere har vist hverandre gjensidig respekt. Leverandørene møter ikke kun innkjøperne gjennom konkurranser og disse henvendelsene, men også fagpersoner som skal benytte avtalene.»
En slags kodeks
Kloke og byggende ord fra rådgiver Linda Lieberknecht i Enhet anskaffelser i Indre Østfold kommune. En slags kodeks. Til ettertanke og praktisering. Ikke alltid lett og enkelt, men det er lov å prøve og ha til hensikt. Kanskje lykkes man der man ellers ville ha plumpet uti, som det heter.
I dager der det slites på begge sider av bordet, kanskje hver på sin måte, som nå for tiden er det nok mer krevende å etterleve en slik kodeks til enhver tid. Det må vi ha respekt for, selv om det i gjerningsøyeblikket kan smerte.
Dette er en del av det profesjonelle livet der man aldri når 100%, uansett hver sterkt alle kan ønske det. Årsaken er å finne i dypet av det å være menneske. Det er likevel både ansvarsfullt og riktig å prøve. Å gjøre ting bedre driver samfunent videre. Et felles ansvar.
Bli den første til å kommentere på "Når god dialog fordufter"