Fylkeskommunen har erfaringer med innovative anskaffelser, men mangler systematiske rutiner om innovasjonsmetodikk som sikrer etterlevelse og evaluering. Det slår Revisjon Midt-Norge SA fast i en rapport der de har sett nærmere på Trøndelag fylkeskommune og innovative anskaffelser. – Rutinene er viktig da feil i gjennomføringen av innovative anskaffelser kan føre til uforutsatte utgifter, som kan påvirke den øvrige tjenesteproduksjonen, heter det. Samtidig har fylkeskommunen nyttig informasjons- og erfaringsgrunnlag for å utarbeide egne rutiner.
Har Trøndelag fylkeskommune (TRFK) rigget organisasjonen for innovative anskaffelser? Det var hovedproblemstillingen i den forvaltningsrevisjonen som fylkeskommunens kontrollutvalg bestilte og som Revisjon Midt-Norge SA gjennomført i perioden desember 2022 til september 2023. Fire av fylkeskommunens ti gjennomførte innovative anskaffelser i perioden 2018-2022 lå til grunn for revisjonen.
Gjennomføring av innovative anskaffelser
Trøndelag fylkeskommunes system for gjennomføring av innovative anskaffelser har mangler knyttet til gjennomføring av innovative anskaffelser, konkluderer revisjonen. Det er lagt til rette for informasjon om innovasjonsmetodikk til ansatte og det er kompetanse knyttet til dette blant ansatte. Manglene knyttes til systematiske rutiner om innovasjonsmetodikk som sikrer etterlevelse og evaluering, noe kommunelovens internkontrollbestemmelser har krav til.
– Rutinene er viktig å etablere da feil i gjennomføringen av innovative anskaffelser kan medføre uforutsatte utgifter, som kan påvirker den øvrige tjenesteproduksjonen i fylkeskommunen, påpeker revisjonen og anbefaler fylkeskommunen å etablere rutiner for innovasjonsmetodikk som legger til rette for etterlevelse og evaluering.
Nyttig informasjonsgrunnlag
De fire utvalgte innovative anskaffelser fulgte i hovedsak relevant innovasjonsmetodikk fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring samt Leverandørutviklingsprogrammet. Det er ulikheter i gjennomføringen av innovasjonsmetodikk i de fire innovative anskaffelsene, konstaterer revisjonen, som mener dette er nyttig informasjons- og erfaringsgrunnlag som kan benyttes ved utarbeidelsen av fylkeskommunens egne rutiner.
I en spørreundersøkelse ble ansatte spurt om sine erfaringer. 80% (33 ansatte) svarte, 12% gav noen svar og 7% besvarte ikke undersøkelsen. Også gjennom intervjuer bidro ansatte med sine erfaringer med innovative anskaffelser. Revisjonen oppsummerer erfaringene slik:
Ansatte-erfaringer
Det stilles spørsmål om fylkeskommunen har:
• satset tilstrekkelig på innovasjonsmetoder,
• sikret tilstrekkelig prosjektorganisering med kompetanse og kapasitet samt sikre kontinuitet,
• tilstrekkelig kompetanse tilgjengelig internt,
• sett muligheten innovasjon gir, følge opp milepæler for å vurdere måloppnåelse, kontraktsbestemmelser og kontraktsmuligheter,
• avklart hvordan innovasjonsbegrepet defineres i TRFK.
Noen sier de har positive erfaringer med innovative anskaffelser, mens 10 ansatte sier de har liten eller ingen erfaring.
Bli den første til å kommentere på "Må få seg rutiner for å sikre etterlevelse og evaluering av innovative anskaffelser"