(En Anbud365-kommentar) En stor kommune fikk først vedtatte innkjøpsrutiner i fjor. Er det mulig? Joda, det fremgår av en revisjonsrapport. Forvaltning av en stor del av pengebruken i ethvert budsjett, sammen med lov- og regellydighet, hadde åpenbart ikke toppledelsens øre. Merkelig nok. Nå er dette bare et eksempel. Men knapt noe enestående, selv om kommunen i norsk målestokk er stor. Heldigvis er det nå mange kommunale anskaffelses-spydspisser og flere blir det år om annet. Fortsatt er det imidlertid også en baktropp, nærmere 30 år etter at EØS-reglene kom. Nedslående. Heldigvis fins kommunerevisjoner.
Kommuner med mellom 20 000 og 30 000 innbyggere er i norsk målestokk store. Selv om det også i disse kommunene er knapt med ressurser til alle de gode formålene, er det vel naturlig å mene at så vel kompetanse som kapasitet i slike kommuner ligger bedre an enn f.eks. i en liten kommune med noen få tusen innbyggere.
Et særdeles godt formål er forvaltning av skattebetalernes penger – og øvrige inntekter, for den saks skyld. Innkjøp av varer og tjenester utgjør i mange tilfeller en klar majoritet av virksomhetens pengeforvaltning, og utgjør dermed en ikke liten del av ivaretakelse av et slikt ansvar. Med ledelsens årvåkne oppmerksomhet i ryggen. Vi vil tro at tilførsel av ressurser, kapasitet, kompetanse og orden i sysakene er fire av de vesentligste ingrediensene for å lykkes.
Revisjonsinnsats
I løpet av uken har Anbud365 fått mulighet til å omtale et par kommunerevisjoners innsats for å se om alt er ok med praktiseringen av penger og regler brukt til innkjøp. I begge tilfeller dreier det seg om store kommuner, slik vi innledningsvis definerte denslags. Og hva vi fant, var nedslående. Rett og slett.
I det ene tilfellet har utførelse av dokumentasjonskravet sviktet ved flere anledninger. Mangelfull dokumentasjon gjør det vanskelig å svare på hvordan kommunen har gjennomført de anskaffelsene som revisjonen har gjennomgått. Materialet som er gjennomgått, heter det, viser mange feil ved avrop på rammeavtaler, og en rekke ulovlige direkteanskaffelser. Kommunen har med få unntak brutt dokumentasjonskravet i anskaffelsesregelverket. Ikke før august i 2022 hadde kommunen hatt rutiner for anskaffelser.
Rammeavtale-svikt
Inntrykket av en blanding av mangel på orden, mangel på kompetanse og, ikke minst, mangel på ledelsesinteresse er det vanskelig å komme bort fra.
I de andre tilfellet skulle revisjonen se nærmere på tre rammeavtaler, men den ene viste seg ikke å være rammeavtale likevel. De to som var rammeavtaler, var begge ulovlige direkteanskaffelser, da de ikke var kunngjort slik reglene tilsier. Og det kunne ikke dokumenteres om kommunen følger med på om avropene, slik at ikke avtalenes verdi og utløpstidspunkt overskrides.
Igjen: Mangel på orden i sysakene, mangel på kompetanse og – fordi situasjonen er som den er – åpenbar manglende interesse fra ledelsens side.
Mot lysere fremtid
I denne sammenhengen er det ikke noe poeng å konsentrere sin oppmerksomhet alene mot de to kommunene vi har vist til her. Vi regner med at begge nå er ivrig opptatte med å glede seg over revisjonshjelpen de har fått, og at ledelsen virkelig tar grep. Det kan heller ikke være særlig artig for de ansvarlige politikerne å se at de passer så dårlig på de skatteinntektene de får fra sine velgere. Anbud365 ønsker lykke til med en lysere fremtid.
Samtidig er vi ganske overbevist om at de to kommunene ikke er de eneste med ikke god nok orden på sine anskaffelser, heller ikke blant de store virksomhetene. Allerede nå kan vi anbefale et nyttårsforsett (eller nyttårsønske herfra?): Hver offentlig virksomhet bør engasjere stedlige revisjon til å kikke grundig i deres anskaffelsespraksis. Følges lover og regler? Vi antar at mange her vil få et utmerket startpunkt i arbeidet med å rydde opp og bli bedre. Og få mye å gjøre i den forbindelse.
Tankevekkende fra revisjonen
Anbud365 synes det er tankevekkende å lese mange revisjonsrapporter, samtidig som betydningen av å ha kommunerevisjoner trer klarere og klarere frem. Nå er det snart 30 år siden dagens anskaffelsessystem kom til Norge via EØS-avtalen. Det er vanskelig å tro at noen kommuner ikke har kjent til dette, enn si glemt det. En slik teori skrinlegger vi derfor med en gang. Ikke minst lokalpressens interesse for avgjørelser Kofa gjør i nedslagsfeltets kommuner er jo en påminnelse i seg selv.
Og årlige budsjettbehandlinger vil vise at det brukes mye penger til anskaffelser. Samlet, på landsbasis, er vi opp i godt 700 milliarder årlig. Og i noen kommuner andrar penger til anskaffelser opp i 80% av den årlige pengebruken. Likevel bommes det på spillereglene og mangel på orden i sysakene avdekkes. Utrolig.
Ledelsesansvar
Tilførsel av ressurser, kapasitet, kompetanse og orden i sysakene er fire av de vesentligste ingrediensene som må til for å lykkes, konstaterte vi innledningsvis. I sum kan dette oversettes med ledelsesansvar. Innbefattet både den administrative og den politiske. Å ha orden i sysakene når det gjelder alt som har med pengebruk og regeletterlevelse å gjøre, er så selvsagt at vi går ikke nærmere inn på det.
Et velbrukt forklaringsord er prioritering. Man må prioritere. Basta. Men prioriterer man slik at pengeforvaltningen er mest mulig effektiv og regeletterlevelsen upåklagelig? Revisjonsrapporter forteller at på anskaffelsesområdet er ikke det tilfelle overalt. I noen tilfeller skyldes det at kompetansen ikke er god nok. Dette og orden i sysakene er kjernen i et arbeid mot bedre tider når det gjelder forvaltningen av de store delene av kommunebudsjettene som anskaffelser utgjør.
Tillit og omdømme
Å sikre og vedlikeholde god kompetanse og lage dokumentasjons- og arkivordninger av god kvalitet er veien å gå. Det skaper tillit i velgerkorpset også. Samtidig som kommunens omdømme ikke først må få seg alvorlige riper i lakken gjennom oppslag i lokalpressen. Det er rett og slett underlig at ikke alle kommunene i løpet av disse snart 30 årene har fått alt på stell når det gjelder sine anskaffelser. Selv store kommuner avsløres. Og det gjelder store pengebeløp i kombinasjon med manglende etterlevelse av lover og regler.
Her er det på sin plass å ile med at det også er mange kommuner som yter en formidabel innsats på anskaffelsesområdet – alle sider og konsekvenser tatt i betraktning. Og det er ikke bare de største, langt ifra. Men så kommer det altså revisjonsrapporter som gir skår i denne gleden. Noen ledere tar åpenbart sitt ansvar alvorlig, andre tydelig i mindre grad når det gjelder de pengene de har fått tillit og ansvar å forvalte. Slik kan det ikke fortsette.
En ekstra stol ved lederbordet
I starten med de den gang nye anskaffelsesreglene var de selvsagt noe helt nytt. For flere kommuner avløste det systemer uten spesielle regler for kjøp. Omstilling tar tid. Men ikke nærmere 30 år.
Da EØS-reglene for anskaffelser kom, var innkjøp noe som noen i kommunen holdt på med. Toppledelsen så ikke disse ved sitt bord, annet enn gjennom en større eller mindre saksgang gjennom et hierarki opp til økonomisjef eller liknende. Dette er, så vidt vi kan se, ikke helt slutt ennå, men kan og bør avsluttes. Ikke minst alle samfunnshensynene som nå skal tas – i tillegg til ansvarlig pengeforvaltning, tilsier en stol til rundt lederbordet.
Baktroppen må vekkes
Men først og fremst er det viktig å vekke en del toppledere i det offentlige. De som leder kommuner som danner baktroppen langt bak de modne, avanserte anskaffelseskommunene. Anbud365 forstår at pengebingen ikke strekker til godt nok til alle tenkelig gode formål. Ressursmangel gir ikke nok kapasitet. Men der stopper vår forståelse.
Mangel på kompetanse kan nemlig rettes på der ledelsen er opptatt av å ha ting i orden, ikke minst på pengefronten. Eller i alle fall vise vilje til å ha det slik. Hvorfor virksomhetsledere ikke sørger for god nok innkjøpskompetanse er vanskelig å forstå. Men uansett hvor mye vi graver i mulige forklaringer, gjenstår forhold som kan oppsummeres i ordet «ledelsessvikt».
Nedslående.
Bli den første til å kommentere på "Fortsatt en kommunal anskaffelses-baktropp"