(Roger Bang Eie) Vi forventer åpenhet og rettferdig konkurranse, når det offentlige skal kjøpe inn tjenester. Det var først etter å ha klaget til Statsforvalteren, at Oslo kommune v. Bydel Nordstrand lyste ut konkurransen. Bydelen ville anskaffe en innbyggerapp, og i stedet for å konkurranse, endte det opp med direkteanskaffelse, fra samme leverandør Bydel Frogner har avtale med. Vi snakker om flere potensielle lovbrudd i en anskaffelsesprosess. Slik forklarer Kristian Aksnes, salgssjef avd Civis og Michael Tonheim, Business Development Manager– begge ansatt i Compilo.
Anbud365 har forelagt bydelene Nordstand og Frogner denne artikkelen, les kommentaren her.
I 2021 deltok Compilo i en konkurranse, invitert av Oslo kommune v/Bydel Frogner. Konkurransen gikk ut på å tilby en applikasjon for innbyggere i Frogner Bydel. Totalt mottok Oslo kommune v/Bydel Frogner to tilbud. Compilo tapte i konkurransen og slo seg til ro med det. – «Konkurranse er bra, der vi jobber hardt for å bli bedre ved neste runde, dessuten det var flere bydeler å sikte seg inn på».
Desember 2022 – nytilsatt Kristian Aksnes, Salgssjef Civis/Compilo får i oppgave å ta kontakt med ulike bydeler i Oslo for å informere om Compilos innbyggerapplikasjon. Ukene går der tilbakemeldinger fra de ulike bydeler er sprikende, det er vanskelig å få en oversikt på hva slags strategi Oslo kommune og den enkelte bydel har omkring denne type innkjøp.
Anbud365: Hva skjedde?
Aksnes: I denne forbindelse blir jeg oppmerksom på, gjennom en intern e-post; at Bydel Nordstrand har tatt i bruk samme app som Frogner. Appen har nå skiftet navn til «Min bydel» hvor en kan velge sin bydel fra meny. Leverandør er den samme som vant konkurransen i Frogner Bydel.
Anbud365: Hva tenkte dere da, når dere så appen markedsført i en annen bydel og med endret navn til «Min bydel»?
Tonheim: Dette opplevdes som underlig, konkurransen i bydel Frogner var annonsert å gjelde kun for denne bydel. Jeg valgte å be om innsyn i anskaffelsesprotokoll for bydel Nordstrand. Etter flere purringer får de svar fra Asgeir Grongstad Jurist II, Avdeling Utvikling og Organisasjon, Bydel Nordstrand.
Svar fra Grongstad, v/Bydel Nordstrand: «Det er ikke blitt utarbeidet noen anskaffelsesprotokoll siden anskaffelseskostnadene er lavere enn terskelverdien i anskaffelsesforskriften § 1-1».
Anbud365: Hva gjorde dere da?
Tonheim: Vi ba om innsyn i sladdet tilbud samt dokumentasjon på avtalens varighet. Etter et par purringer får vi opprettet dialog. Vi ber også om metadata, som vil kunne vise opprettelsesdato, endringsdato og sist lagret. Når vi mottar sladdet tilbud mangler det metadata, og vi ser at kontrakt mangler både signatur, dato og stempel.
I en e-post fra Grongstad blir vi fortalt: «det er avtalt at pris samlet sett er kr 100 000,- og at avtalen ikke løper lenger enn 12 måneder. Det vil også snarlig bli gjennomført en konkurranse iht til anskaffelsesforskriften del II».
Vi ber om kopi av møtereferat som kan vise til at det snarlig skal gjennomføres en konkurranse. Grongstad henviser til at ikke alle avgjørelser blir tatt i møter.
Anbud365: Ja, da var det vel bare å vente da?
Tonheim: Nei, ikke helt, vi takket for svaret og informerte kommunen at vi klager anskaffelsen inn til Statsforvalteren. Samtidig ba vi dem om at all fremdrift i prosjektet måtte opphøre, i påvente av svar fra Statsforvalteren. Vi hadde flere bekymringer som vi ønsket å belyse. Noen av dem var:
Brev til Statsforvalter – Bekymringsverdige forhold
- Anskaffelsen virker som et forsøk på å bevisst unngå konkurranse, ettersom tilbudene og kontrakten er utformet slik at bydelen kan gjennomføre en direkteanskaffelse.
- Kravet om innsyn er ikke oppfylt, da viktig informasjon mangler.
- Avtalen er hverken signert, datert eller stemplet.
- Avtalens navn tolkes dithen at leverandøren og Bydel Nordstrand har til hensikt å gjøre tilpasninger i leveransen som vil påvirke avtalen totalverdi.
- Prosessen og anskaffelsen virker irrasjonell dersom bydelen har planer om å gjennomføre en konkurranse i henhold til del II av anskaffelsesforskriften innen ett år etter den initielle anskaffelsen. Bydelen ser ut til å bevisst unngå beste praksis av ukjente årsaker. Dette vekker betydelig bekymring.
- Å implementere en innbyggerapplikasjon for en befolkning på 52 000 innbyggere i opptil 12 måneder virker både irrasjonelt og i strid med beste praksis.
Konkurransegrunnlaget
Juni 2023 24/06, 8 dager etter siste dialog med Oslo kommune v.Bydel Nordstrand blir det sendt ut en invitasjon til å gi tilbud på en innbyggerapplikasjon, for Bydel Nordstrand. Invitasjonen blir sendt ut på en lørdag (red.anm) tilbudsfristen er kort og er satt til 07/07 som er ferietid.
Anbud365: Nå lå det vel til rette for å konkurrere om oppdraget?
Tonheim: Vi ble mildt sagt overrasket når vi leste konkurransegrunnlaget. Det var ikke oppgitt anskaffelsens totalverdi, men i stedet henvisninger til anskaffelsesforskriften del II.
Vi hadde flere forhold vi søkte å få avklart og som ble stilt til oppdragsgiver ved jurist Grongstad. Herunder: «Avtaleforholdet vil bli regulert av SSA-T. Hva er grunnen til at foretrukket avtaleverk skal være en utviklings -og tilpasningsavtale, og ikke SSA-K (kjøpsavtale)?»
Oppdragsgiver svar: «Vi har valgt en SSA-T, siden det vil være en del tilpasning til bydelens behov, selv om vi sikkert kunne brukt en SSA-K også.»
Slik vi så det; Kontrakten har ikke noen tidsbestemmelse, slik at nåværende leverandør gjennom eksisterende avtaleverk, kan hente inntekt ved siden av den summen de oppgir i konkurransen. De vil derfor kunne operere med svært lav pris i konkurransen.
Fristen var meget kort, vi var på vei inn i ferietid. Tidshorisonten og mange uavklarte spørsmål gjorde det krevende.
Vi så oss nødt til å kontakte et advokatfirma og be om hjelp. DLA Piper ble kontaktet for å bistå Compilo.
3/7 – 2023 – brev fra DLA Piper til Oslo kommune v/bydel Nordstrand
Det blir sendt et brev fra DLA Piper av advokat Oda Linneberg Uggen til Asgeir Grongstad, jurist for Oslo kommune v. Bydel Nordstrand. I brevet henvises det til en konkurranse som ikke angir anskaffelsens totalverdi, men i stedet inneholder henvisninger til bestemmelser i anskaffelsesforskriftens del II. Tilbudsfrist utløper 07. juli 2023.
Det informeres at oppdragsgiver i forberedelsen til konkurransen og gjennom konkurransens utforming, har begått en rekke potensielle brudd på anskaffelseslovgivningens bestemmelser – og står i fare for ytterligere alvorlige brudd på grunnleggende prinsipper i anskaffelsesretten, dersom oppdragsgiver velger å holde frem med konkurransen i sin nåværende form.
«På denne bakgrunn forventes det at oppdragsgiver retter forholdene, noe som bare kan skje gjennom avlysning av konkurransen og utlysning av ny konkurranse».
Anbud365: Fikk dette brevet noen konsekvens for anskaffelsen?
Aksnes: Ja, vi fikk forlenget tilbudsfristen til 28/07 med begrunnelse at kort tidsfrist kan favorisere leverandør som allerede har gitt et tilbud. Oppdragsgiver kom også frem til at verdi nå kunne settes til ca. 300 000,- for 48 måneder og med noen tilleggstjenester vil beløpet komme på ca. 450 000,-
Men vi fikk ikke noen avlysning av konkurransen og utlysning av ny, som vi hadde håpet på.
10/07 – juli 2023 – Konkurransen står i fare for å ikke være reell
Det utveksles korrespondanse mellom advokat Uggen, DLA Piper og Oslo kommunes representant for Bydel Nordstrand, jurist Grongstad. Det påpekes fra advokat Uggen flere bekymringsverdige forhold som gjør at konkurranse står i fare for å ikke være reel.
Et av punktene advokat Uggen påpeker er:
Det er særdeles uheldig der eksisterende leverandør etter alt å dømme ikke trenger å tolke, men kan lene seg på sin kunnskap og erfaring i et eksisterende kontraktsforhold. Samtidig som avgjørelsen av hvem som tildeles oppdraget avgjøres 50% basert på kvalitet, slik at nettopp tolkning vil kunne være utslagsgivende – der oppdragsgivers subjektive vurdering vil være tungtveiende.
Ny tilbudsfrist settes til 08/08, etter dialog mellom advokat og oppdragsgiver.
Forhandlinger august/september – 2023
Compilo inviteres til forhandlinger med Bydel Nordstrand. Compilo spør blant annet om det er mulig å få en tidsbestemmelse i kontrakten. Dette avvises av Bydelen. Det fremkommer også at Bydelen ikke har noe budsjett utover anskaffelseskostnaden, men at det skal finnes midler som foreløpig ikke er øremerket til dette.
Compilo legger merke til under forhandlinger at Bydelen viser interesse for en løsning for lag og foreninger. Compilo velger derfor å styrke denne delen i applikasjonen.
03/10 – Tildelingen
I tildelingsbrevet står det: «Bydelen vil inngå avtalen med «xxx». De er vurdert best på kriteriet pris og kvalitet, og har fått 10 av 10 mulige poeng.
Anbud365: Hva tenkte dere da?
Aksnes: Vi var selvfølgelig skuffet, men ikke veldig overrasket.
Tonheim: I anskaffelsesprotokollen er kontraktens verdi oppgitt til kr 200 000,- over 48 måneder med henvisning til FOA § 5-4 12. ledd bokstav b.Verdien fordelt på 4 år, blir da kr 50 000,- pr år.
Gjennom tidligere skriftlig korrespondanse med jurist Grongstad omkring direkteanskaffelsen som vi ba om innsyn i – og som ledet til denne konkurransen, ble det sagt: «Enhetspriser er unntatt, herunder hvilke kostnader som er knyttet til oppstart og hvilke kostnader som er knyttet til drift. Men prisen er samlet sett for kontraktsperioden på 12 måneder kr. 100 000,– «
Det er tydelig at eksisterende leverandør fra direkteanskaffelsen satt med en fordel og kunne legge seg lavt i pris her.
Vi kan vel si at vi ikke opplevde dennekonkurranse som reell.Vi nådde ikke frem med våre synspunkter, selv om DLA Piper henviste til potensielle lovbrudd. Nå er vi der at vi ønsker å stå frem med denne historien, slik at Oslo kommune forhåpentligvis kan rydde opp i denne ukulturen.
Min Bydel-app’en
Bydel Frogner har laget en app for alle innbyggere. – Appen skal være vår hovedinformasjonskanal. Vi har hatt utfordringer med å treffe innbyggerne gjennom nettsiden vår, og derfor utviklet vi denne gratis appen, sier kommunikasjonssjef i Bydel Frogner, Anette Dey. Dette er en superenkel måte å holde seg oppdatert på hva som skjer. Som innbygger velger du selv hvilke kategorier og emner du er interessert i, og du bestemmer dermed selv hva som kommer opp i din feed. Kilde: Oslo kommune v/Frogner Bydel nettside. Appen markedsføres i Appstore og Googleplay som offisiell innbygger app med benevnelse «Min bydel» og med Oslo kommunes kommuneskjold. Det er samme leverandør som nå skal utvikle Nordstrands bydels app (red.anm.)
Bli den første til å kommentere på "Leverandør: Flere potensielle lovbrudd i en anskaffelsesprosess"