Svensk rapport: Forankring, modenhet og kunnskap viktig i innovasjonsanskaffelser

Det holder ikke med lederforankring alene om man skal lykkes med en innovasjonsanskaffelse – også forankring «nedenfra og opp» er nødvendig. Det er en av seks observasjoner i en fersk svensk rapport. Et annet poeng er det at mange virksomheter ofte har behov for å styrke sin grunnleggende innovasjonsmodenhet og – kunnskap før de setter i gang.

Upphandlingsmyndigheten i Sverige har latt Oxford Research AB studere to innovasjonsanskaffelser – den ene i regi av tre kommuner i Skåne i samarbeid, den andre gjennomført av Region Östergötland. Lærdommene er sammenfattet i rapporten « Lärandestudie av två insatser för att främja innovationsupphandling».

Studien gir, utfra observasjoner i begge de to prosjektene sammenstilt med tidligere litteratur om innovasjonsanskaffelser, seks erfaringer – eller lærdommer:

• Innovasjonsanskaffelser er komplekse prosesser som krever mye ressurser og en samling ulik kompetanse. Det er en fordel om de kan drives som prosjekt med spesielt dedikert ressurser. Det gjelder spesielt for organisasjoner som ikke tidligere har arbeidet med slike anskaffelser.
• Forankring på ledelsesnivå fremholdes ofte som en suksessfaktor når det gjelder å arbeide med innovasjonsanskaffelser, men det gjelder også forankring «nedenfra og opp».
• Det kan være nyttig i en innovasjonsanskaffelse å legge til grunn en dialogbasert arbeidsmåte, både for å formulere behov og for å engasjere mulige leverandører. Det kan være en suksessfaktor å holde seg med prosjektleder-kompetanse for å samle og føre dialog med ulike parter og virksomheter.
• For å komme i gang med innovasjonsanskaffelser er det i mange virksomheter ofte behov for å styrke sin grunnleggende innovasjonsmodenhet og – kunnskap. I begge de to prosjektene som er studert, har støtteverktøyene fra Upphandlingsmyndigheten vært viktig for å møte kunnskapsbehovet.
• Forankring av innovasjonsanskaffelser som konsept krever ofte at man kan påvise eller i det minste sannsynliggjøre, en samfunnsmessig nytte. Dette er ofte vanskelig tidlig i prosessen. Engasjementet fra Upphandlingsmyndigheten har bidratt til å gi de to prosjektene legitimitet, hvilken igjen bidrar til forankring.
• Felles for de to prosjektene, og andre, er at det er nødvendig å ta hensyn til den spesifikke organisatoriske konteksten som innovasjonsanskaffelsen skal inngå i. Regioner og kommuner er i behov av organisasjonstilpassede arbeidsmåter og støtte.

Læringspunkter for Upphandlingsmyndigheten selv

Også Upphandlingsmyndigheten selv får med seg råd fra rapporten – på områder de kan vurdere å styrke seg, heter det:

• I større grad arbeide for prosjekter og utlysinger i lag med andre myndigheter eller finansieringskilder, og delta som kunnskapspartner sammen med finansierende myndigheter.
• Forsterk samordning og fora med kunnskapsutveksling, og tenk på å løfte fram og dele disse ut fra den spesielle organisasjonens utfordringer og muligheter.
• Fortsett med å utvikle kunnskap om hvorledes innovasjonsanskaffelser fungerer i ulike organisasjoner, også utenfor selve anskaffelsesfunksjonen, samt som del av virksomhetsutviklingen.
• Forsett med å være en driver i metodeutviklingen for å vise den samfunnsmessige nytten av innovasjonsanskaffelser og dernest utvikle og spre aktuelle verktøy videre.