Ser frem til å bruke de skjerpede miljøkravene i sine anskaffelser

(Roger Bang Eie) Vårt samfunnsansvar kan ikke settes bort. Som oppdragsgiver må vi vise vei ved å gå foran som en ansvarlig forbruker. Klima og miljø har prioritet i vår anskaffelsesstrategi, der vi ser frem til å ta i bruk den nye § 7-9 i anskaffelsesforskriften. Slik forklarer Arnt Ove Hol, innkjøpssjef og Trond Hammond Hanson, fagleder anskaffelser, ved Møre og Romsdal Fylkeskommune til Anbud365 – når vi ber om kommentarer til innspill, oversendt Anskaffelsesutvalget, som skal se på en forenkling av lovverket. 

Offentlige anskaffelser oppleves av mange som tungrodd, byråkratisk og tidkrevende. Forhold som går igjen: Frykt for å gjøre feil, misforhold mellom samfunnsmål og effektive innkjøp, mistillit til vurderingskriterier, m.m. Et enklere regelverk må til, regjering har gitt oppdraget til Anskaffelsesutvalget, som har bedt om innspill. Anbud365 har loddet stemningen hos ulike aktører ved anskaffelser. Dagens kandidater: Arnt Ove Hol, innkjøpssjef og Trond Hammond Hanson, fagleder offentlige anskaffelser – begge ansatt i Møre og Romsdal Fylkeskommune.

Arnt Ove Hol – Innkjøpssjef, Stab for juridiske og administrative tjenester. Har ansvar for utarbeidelse av anskaffelsesprosedyrer og rutiner iht til regelverk og vedtatt innkjøpsstrategi. Intern opplæring i anskaffelsesregelverket/anskaffelsesprosedyrer. Bistå organisasjonen ved konkurransegjennomføring og avtaleoppfølging. Ansvar for administrativ drift og vedlikehold av fylkeskommunens elektroniske konkurranse- og avtaleoppfølgingsverktøy (Mercell).

Trond Hammond Hanson – fagleder offentlige anskaffelser. Nåværende konst. seksjonsleder juridisk seksjon Stab for juridiske og administrative tjenester. Fagansvar for anskaffelsesområdet, med ansvar for: at Møre og Romsdal fylkeskommune gjennomfører anskaffelser iht. det til enhver tid gjeldende anskaffelsesregelverk. Anskaffelsesrettslig rådgivning, bistand i anskaffelser, konkurransegrunnlagsmaler, klagebehandling og intern opplæring.

Anbud365: Anskaffelsesutvalget oppfordres til å vurdere tiltak for å begrense oppdragsgivers ressursbruk knyttet til innsynsbegjæringer.  Er du enig, at i noen tilfeller, er ressursbruk i denne sammenheng misbruk av offentlige midler?

Hol & Hanson: Innsyn i anbudskonkurranser spesielt, er viktig for å bevare tilliten til systemet og sikre at anskaffelsesprosessen er rettferdig og i tråd med regelverket. Selv om innsynsbegjæringer i noen tilfelle kan være arbeidskrevende, mener vi at regelverket fungerer bra i dag. Eventuelle endringer bør ikke redusere de grunnleggende prinsipper dagens regelverk ivaretar.

Det er viktig for oss å gi gode begrunnelser i våre innstillinger, som viser hvordan evaluering har foregått. Vi håper med dette at leverandørene selv vil kunne se at innstilt kandidat er berettiget vinner.  

En kommentar til slutt: Statsforvalter er klageinstans for innsynsvedtak. Saker fra forvaltningspraksis er lite tilgjengelig, noe som gjør det utfordrende å skaffe seg et fullstendig bilde av praksis.

Anbud365: Nedre terskelverdi for lovens virkeområde er i dag NOK 100 000, en grense som har vært uendret siden 2006. Bør regelverket endres slik at beløpsgrensen f.eks. indeksreguleres?

Hol & Hanson: Vi imøteser gjerne en justering av innslagspunktet for anskaffelsesregelverkets virkeområde. Vi vil uansett presisere at i de tilfeller en anskaffelse er under kr. 100 000, følger det av våre rutiner at vi som utgangspunkt skal gjennomføre en konkurranse.

Dvs. at vi opptrer i henhold til anskaffelsesregelverkets grunnleggende prinsipper. Vi må selvsagt påse at ressursbruken står i samsvar med anskaffelsens størrelse (forholdsmessighetsprinsippet). Vurderingen vår bak dette er at vi på denne måten opptrer med integritet og sikrer allmennhetens tillitt til at våre anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte, også for anskaffelser under kr. 100 000.

Anskaffelser i beløpsområdet under kr 100.000, – kan gjennomføres ved en enkel «konkurranse» der man for eksempel sjekker pris i markedet:

1. Nettbutikk (bare pris som tildelingskriteriet):

• Undersøke pris (minimum 2-3 nettbutikker)
• Lavest pris velges

2. Forespørsel på e-post:

• E-post med enkel spesifisering av krav til produkt/tjeneste sendes til fortrinnsvis 3 leverandører
• Tilbud mottas på e-post
• Bestilling sendes til valgt leverandør (via E-handel)

Anbud365: Bør krav om samfunnsmål (miljø, klima, menneskerettigheter etc.) begrenses i offentlige anskaffelser, dersom det kan ivaretas på andre områder?

Hol & Hanson: En sentral og viktig del av vår anskaffelse strategi er å ta hensyn til samfunnsmålene/bærekraftsmålene. Vi skal være bevisst vårt samfunnsansvar ved å gå foran som en ansvarlig forbruker og etterspørre varer og tjenester etter høy etisk og sosial standard.

Fylkeskommunen skal stille krav i sine kontrakter gjennom Møre og Romsdal-modellen, for et seriøst arbeidsliv og regional utvikler. I vår anskaffelses strategi skal vi også prioritere klima- og miljø, som et virkemiddel i å bidra til det grønne skiftet. Med ansvar for kollektivtransporten i fylket, har vi krav til nullutslipp i anskaffelse av ferge og buss.  Dette er gode eksempler på klima- og miljøanskaffelser.

Ny § 7-9 i anskaffelsesforskriften vil bidra til et enda større fokus på klima- og miljøhensyn i våre anskaffelser. Vi ser med spenning mot å gjennomføre anskaffelser i tråd med ny § 7-9.

Anbud365: Er du positiv til at det offentlige i en anskaffelse ved tildeling av kontrakt – skal kunne ta hensyn til en leverandør basert på lokal nærhet?

Hol & Hanson: Utgangspunktet må være leverandørene skal kunne delta i en konkurranse uavhengig av leverandørers stedlige plassering. Et unntak fra dette bør i så fall begrunnes på bakgrunn av saklige og objektive forhold knyttet til leveransen.

Vi må alltid forholde oss til lovlige tildelingskriterium. Et eksempel kan være responstid, hvis den gir positiv uttelling til leveransen, kan dette gi poeng. Skulle det komme en regelendring som gir oppdragsgiver anledning til å ta hensyn til en leverandør basert på lokal nærhet, vil vi naturlig nok ta et slikt handlingsrom i betraktning ved planlegging av våre anskaffelser.