Anbud365-kommentatorene (II): Enda bedre begrunnelser kan begrense strøm av innsynsbegjæringer 

– En god begrunnelse forklarer konkurransens utfall for de som er berørt, og setter leverandørene i stand til, på objektivt grunnlag, å vurdere om konkurransen har foregått i samsvar med anskaffelsesreglene, slik at eventuelle feil kan følges opp overfor oppdragsgiver. Gode begrunnelser gir videre leverandørene mulighet til å lære og utvikle seg, slik at de kan levere enda bedre tilbud neste gang, understreker Anbud365-kommentator Wenche Sædal, partner, og advokat Anita Stangeland Holen i Advokatfirmaet Thommessen.

Sammenhengen mellom kvaliteten på tildelingsbrevene og strømmen av innsynskrav reises i et intervju her på Anbud365 for noen dager siden. I et intervju med Roger Bang Eie hos oss gir Jeanette Berglund, Teamleder innkjøp i Trondheim Renholdsverk, uttrykk for følgende: Oppdragsgivere må jevnt over bli flinkere til å levere gode og utdypende tildelingsbrev, godt forankret iht. regelverket. Man ser for mange lettvinte løsninger, som jeg kan forstå at det bes om innsyn i.

Ut over anskaffelsesregelverkets krav

Anbud365 inviterte de som er med i vårt nyetablerte kommentatorkorps til å komme med synpunkter på dette. Sædal og Stangeland Holen peker på at leverandørene ofte bruker mye tid og ressurser på konkurransedeltagelse. Det er frustrerende å ikke nå opp, særlig dersom leverandøren ikke forstår eller er uenig i oppdragsgivers vurderinger. – Det kan derfor, fremholder hun, ofte være hensiktsmessig – og samlet sett ressursbesparende for oppdragsgiver – å gi begrunnelser som går ut over anskaffelsesregelverkets krav. Selv om det kan være nyttig at oppdragsgivere går lenger enn det regelverket tilsier, er ikke dette noe leverandørene kan kreve, og meningen med begrunnelsen er ikke å sette leverandørene i stand til å foreta en full overprøving av oppdragsgiver vurderinger.

– Vår erfaring er at konkrete og individuelle begrunnelser, som er knyttet godt opp mot tildelingskriteriene og eventuelle underkriterier, ofte begrenser omfanget av innsynsbegjæringer og klager. Særlig i tilfeller hvor det er lite som skiller leverandørene fra hverandre og/eller hvor tildelingskriteriene legger opp til en skjønnsmessig vurdering, vil grundige begrunnelser kunne virke konfliktdempende, poengter hun, og:

Klar sammenheng

– Det er helt klart en sammenheng mellom kvaliteten på begrunnelsen og strømmen av innsynskrav og klager. Dersom leverandørene sitter igjen som spørsmåltegn etter å ha lest tildelingsbrevet er sjansen selvsagt større for at det kommer inn en og to og tre innsynsbegjæringer og ikke minst krav om supplerende begrunnelse.

Sædal og Stangeland Holen påpeker at begjæring om innsyn utvilsomt skaper mye arbeid for oppdragsgiverne, for det er en gang slik at innsynskravene må vurdere konkret, og i mange tilfeller sladdes for forretningshemmeligheter mv. Dette er som kjent ingen enkel øvelse, slår hun fast. Anskaffelsesutvalget er på bakgrunn av dette oppfordret til å vurdere tiltak for å begrense oppdragsgivers ressursbruk knyttet til innsynsbegjæringer.

Det å legge ned mer arbeid i tildelingsbrevene er et godt tiltak for å begrense strømmen av innsynskrav noe, uten at det går på bekostning av tilliten til det offentlige. Sædal mener innsynsbegjæringer ikke er til å unngå, og det er heller ikke meningen. Innsynsretten er viktig for tillitten til avgjørelsene, og er i mange tilfeller nødvendig for at leverandørene skal kunne ta stilling til om en konkurranse har gått riktig for seg.

Men, fremholder hun, leverandørene kan også bidra til at innsynskrav håndteres på en effektiv måte, se tips nedenfor.

Tre leverandørtiltak

• For det første bør leverandørene være konkret på hva det ønskes innsyn i, og ha et bevisst forhold til omfanget av egen begjæring. Hvis du som leverandør først og fremst er interessert i å vite hvordan et konkret tildelingskriterium er besvart av en spesifikk tilbyder, er det eksempelvis ikke nødvendig å be om innsyn i tilbudene til alle tilbyderne. 

• Innsynsbegjæringer bør for det andre fremsettes kort tid etter tildeling har funnet sted, slik at oppdragsgiver har en reell mulighet til å behandle denne, og eventuelle oppfølgende klager, innenfor karensfristen. Selv om oppdragsgiver ideelt sett bør planlegge anskaffelsene sine slik at det er rom for å utvide karensfristen noe, er det ikke alltid dette lar seg gjøre i praksis. 

• For det tredje; En rekke leverandører ønsker også mest mulig innsyn i andres tilbud, samtidig som de ber om at store deler av eget tilbud sladdes. Dette bidrar til å øke ressurs- og tidsbruken hos oppdragsgiver fordi det tar lengre tid å få avklart hva som reelt sett er forretningshemmeligheter og som skal sladdes. Et godt tips er derfor å ikke sladde mer i eget tilbud enn det som reelt sett er forretningshemmeligheter.