Bruk av lov og forskrift ser ut til å være en viktig driver for digitalisering, og kan indikere at flere obligatoriske krav kan bidra til en raskere digitalisering. Dette er en av konkusjonene Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) trekker fra resultatene av året store anskaffelsesundersøkelse. Det viser seg at de fleste bruker digitale verktøy til elektronisk kommunikasjon i konkurransegjennomføringsfasen (92%) og til fakturahåndtering. Begge deler er lovpålagt. Flere opplever for øvrig at tid, ressurser og økonomisk handlingsrom er en barriere i 2022 enn i 2020.
Anskaffelsesprosessen skal være heldigital i løpet av 2024. Digitaliseringen synes å ha kommet omtrent like langt blant de ulike virksomhetstype, men størrelse synes å være en driver for digital modenhet, fremgår det av undersøkelses-rapporten. De fleste bruker digitale verktøy til elektronisk kommunikasjon i konkurransegjennomføringsfasen (92%) og til fakturahåndtering. Begge deler er lovpålagt. Det viser, skriver DFØ, at bruk av lov og forskrift ser ut til å være en viktig driver for digitalisering, og kan indikere at flere obligatoriske krav kan bidra til en raskere digitalisering. Av undersøkelsen synes det å være økt bruk av digitale verktøy siden 2020.
De største barrierene
De største barrierene for å oppnå en god eller bedre digital anskaffelsesprosess er tid og ressurser, kompetanse og opplæring, ledelsesforankring/-fokus og – prioritering – og funksjonalitet i tilgjengelige digitale verktøy. Alle virksomhetene, uavhengig av modenhetsnivå, oppgir de samme barrierene for bedre anskaffelsesprosess. Virksomheter med lavt modenhetsnivå på digitalisering oppgir at kompetanse og opplæring er den største barrieren for en god eller bedre digital anskaffelsesprosess. For de mest modne virksomhetene er funksjonalitet i tilgjengelig digitale verktøy en barriere, fremgår det av undersøkelsen.
Flere opplever at tid, ressurser og økonomisk handlingsrom er en barriere i 2022 enn i 2020. Dette gjelder både for kommuner, fylkeskommuner og statlige virksomheter. For de fleste av barrierene har kommunene og fylkeskommunene hatt en motsatt utvikling enn statlige virksomheter. Der statlige virksomheter i stor grad har hatt en økning i andelen som opplever barrierene som store, har kommunene og fylkeskommunene i de fleste tilfeller hatt en nedgang eller ingen endring.
I behovs- og planleggingsfasen
I anskaffelsesundersøkelsen oppgir ca. 20% av offentlige oppdragsgivere å bruke digitale verktøy i behovs- og planleggingsfasen. Samtidig bruker respondentene 40% av ressursene i behovs- og planleggingsfasen. Økt bruk av digitale verktøy i denne fasen utgjør derfor et potensial for gevinster.
For flere av de digitale verktøy var det merkbart mange som svarte vet ikke på spørsmål om funksjonalitet. Det var spesielt en høy andel som hadde svart vet ikke på spørsmål knyttet til innkjøpsplanleggingsverktøy (69%). Bare to av verktøyene hadde under 20% som svarte vet ikke på funksjonalitet. Dette var, heter det i rapporten, kontraktsadministrasjonsverktøy (15%) og konkurransegjennomføringsverktøy (8%). De resterende verktøyene hadde i snitt mellom 26– 31% som svarte vet ikke på hvilken funksjonalitet de brukte i verktøyet.
DFØ har foreløpig ikke identifisert hvorfor andelen vet ikke er så høy. En forklaring kan være at de som svarte på undersøkelsen ikke er de som bruker verktøyet til daglig, skriver DFØ i undersøkelsesrapporten.
Mer nyskapende funksjonalitet
Funksjonalitet som er mest nyskapende i forhold til tradisjonell (papirbasert) konkurransegjennomføring, og som krever størst endring i tilvante arbeidsprosesser, benyttes foreløpig i mindre grad, ifølge undersøkelsen til DFØ. Dette gjelder bruk av dynamisk innkjøpsordning (DPS), eBevis, evaluering og digital signering av kontrakter. Her skiller de største virksomhetene seg ut, og benytter denne type funksjonalitet i større grad.
Noe av funksjonaliteten har tilleggskostnader for at virksomhetene kan ta den i bruk. Eksempelvis er bruk av eBevis en betalbar tilleggstjeneste fra de fleste KGV-leverandører. Dette kan, heter det, forklare at bare rundt tre prosent av de minste virksomhetene benytter eBevis. Alternativet for mange ser ut til å være å fortsette å innhente dokumentasjonsbevisene eBevis-tjenesten kan tilby manuelt, selv om anskaffelsesregelverket tilsier at dokumentasjonsbevis skal innhentes elektronisk hvis dette er mulig. Det jobbes med å knytte flere informasjonskilder til eBevis, og det vil også jobbes for at oppdragsgivere bruker eBevis i sin kontraktsoppfølging, ikke bare til kvalifisering.
Bli den første til å kommentere på "DFØ-konklusjon: Flere obligatoriske krav kan bidra til en raskere digitalisering"