Av partner Ole Henrik Fjeld, Innkjøpskontoret
Alle som har jobbet med innkjøp har opplevd det: minuttet etter at du tildeler, kommer det melding med krav om innsyn i alle tilbud.
Det er til tider frustrerende å være offentlig innkjøper, men høyest på lista over uønskede oppgaver, ligger nok innsynsbehandling. Er du riktig uheldig, består tilbudene av flere hundre sider som alle må gjennomgås og sladdes for taushetsbelagte opplysninger. Som regel har du også et tidspress, siden Sivilombudsmannen (som formodentlig ikke har jobbet så mye praktisk med innsynsbehandling i en liten kommune) har sagt at man bør forvente å få svar i løpet av 1-3 virkedager, selv om forskriften sier fem.
Flott. Da er det jo bare å legge alle andre arbeidsoppgaver til side og sladde i vei.
Det er selvsagt både nødvendig og nyttig at samfunnet har denne innsynsmuligheten, men blir den misbrukt? Det er god grunn til å tro det. Mange sier rett ut at det å be om innsyn er en ren rutine – noe de har hørt på et kurs at det kan være smart gjøre, eller noe de bare har lagt seg til som vane.
Det hadde dessuten vært interessant å gjøre en test: hva om vi sendte det samme tilbudet til ti forskjellige innkjøpere og ba alle om å sladde det – ville alle sladdet de samme opplysningene?
Rom for tolkning
Sannsynligvis ikke. Det er ganske stort rom for tolkning når det eneste du har å forholde deg til er en altfor enkel setning i forvaltningsloven. Til syvende og sist handler det om din egen forståelse av markedssituasjonen og din analyse av hvordan konkurranseforholdet kan endre seg dersom bestemte opplysninger blir offentliggjort – her må vi altså inn med både juss, praktisk erfaring og teft for økonomi og markedsanalyse – en sjelden kombinasjon uansett.
Først og fremst handler det vel om din egen frykt for erstatningskrav hvis du tar feil – eller at en ung og lovende leverandør går konkurs fordi de blør forretningshemmeligheter til konkurrentene sine – uten å vite det en gang. Mange tør ikke ta sjansen på dette, og lar leverandørene sladde selv. Det kan jo også være tidsbesparende.
Så hva skjer da? Vel, en leverandør vil som regel ikke at konkurrentene skal se noe som helst av hva de har skrevet i tilbudet sitt og leverer dermed som regel et ganske helsvart tilbud. Også her er det store variasjoner, men det klare utgangspunktet er jo at man ikke vil gi mer enn nødvendig.
Det som lander på pulten din etter kanskje 2-3 virkedager er følgelig kanskje ikke optimalt. Men hva skal du som innkjøper gjøre? Teksten er jo låst, så du får ikke fjernet sladding du ikke mener er nødvendig (hvis du i det hele tatt tør). Dermed må du tilbake til leverandøren eller gjøre alt på nytt. I mellomtiden går tida – og Sivilombudsmannens forventninger til din evne til effektiv saksbehandling.
Dette er veldig langt fra optimalt, og også veldig langt fra anskaffelseslovens §1 og forventningen om effektiv ressursbruk.
Samme regler siden 2009
Reglene har vært uforandret i 14 år nå. Er det på tide å gjøre noe?
Universitetet i Bergen er en stor innkjøpsorganisasjon med relativt mange kunngjorte anskaffelser hvert år. Følgelig kjenner de også – som oss – godt til ressursutfordringene med å håndtere innsynskrav.
Nå har de kommet med noen konkrete forslag til hvordan vi kan gjøre hverdagen litt enklere for offentlige innkjøpere. De har lansert tre forslag til endringer i offentleglovas §23 og §8 (vår antagelse).
Kontraktsverdien bestemmer
Første forslag går ut på å sette en grense på hva du kan be om innsyn i, basert på kontraktens verdi. Her er det lett å tenke seg at grensen settes ved 1.3 millioner, for eksempel. Dermed kan man ikke be om innsyn i tilbud på mindre anskaffelser.
Forslaget vil nok neppe stå seg. For det første er det veldig mange små leverandører i Norge, og for disse vil en kontrakt på opptil 1.3 millioner kunne utgjøre en betydelig andel av årsomsetningen. Videre er det ikke nødvendigvis slik at konfliktnivået er lavere bare fordi kontraktsverdien er lavere.
Kun vinnende tilbud
Neste forslag handler om å begrense innsynsretten til vinnende tilbud.
Det er nok mange innkjøpere som tillater seg å spørre en ekstra gang om leverandøren virkelig trenger innsyn i alle 18 tilbudene, eller om det holder med vinners tilbud. Som regel er da svaret at det holder med vinners tilbud. Følgelig har heller ikke dette forslaget så stor effekt, siden mange allerede har forstått at det er overkill å be om alt. DFØ har jo dessuten gått ut med en anbefaling om å ikke be om innsyn i mer enn det som er nødvendig. Dermed er det spørsmål om en slik endring vil ha så stor praktisk betydning, og om den er verdt kampen – for det kommer til å bli en kamp. Journalistene kommer til å protestere høylytt på dette.
Gebyr!
Så dermed kommer vi til det siste, og mest interessante forslaget fra UiB: gebyr.
Ideen er enkel: oppdragsgivere kan ta betalt for å gi innsyn. Universitetet foreslår riktignok at et slikt gebyr bare skal gjelde tilbud utover det første, men som nevnt: dette finnes det allerede midler for å håndtere.
Men bare smak litt på det: tenk deg et gebyr for å få innsyn, en sum per tilbud, per side eller time, for eksempel.
Hva vil skje hvis det koster penger å få innsyn?
Vel, basert på generell erfaring med gratistjenester, er det stor sannsynlighet for at antallet innsynskrav vil falle dramatisk – nesten uansett hvor mye eller lite det koster å få innsyn.
There’s no such thing as a free lunch
Slik er vi mennesker. Når noe er gratis, er terskelen lav for å benytte seg av det. Hvis det koster noe – uansett sum – så tenker vi oss om en ekstra gang. Det er bare å sette seg inn i prinsippet om gratis kollektivtransport, så forstår du sakskomplekset. Stikkord: Stavanger.
I mange sammenhenger vil et gebyr antageligvis være nok til å stoppe de som bare ber om innsyn av ren rutine. Det vil kanskje også stoppe de som ber om innsyn fordi de er sinte eller frustrerte – fordi de må tenke seg om. Da sitter vi igjen med de som faktisk mener at noe er galt. Vil en slik leverandør ha problemer med å betale et lite gebyr? Neppe. På en kontrakt i millionklassen, er et gebyr for innsyn en ren bagatell. Skal du klage til KOFA, koster det flere tusen, men det er ingen stor terskel for de som virkelig mener at noe er feil. For de som bare vil «prøve seg», er det kanskje nok til at man lar det være. Dermed reduseres arbeidsbyrden for KOFA.
Så hva skulle et slikt gebyr være? Det kan man nok diskutere lenge, men det er jo i seg selv en interessant diskusjon, siden mange offentlige oppdragsgivere mener at innsynsbehandling er tidkrevende.
Men la oss gjette på et tall? La oss si 1.000 kroner per tilbud? En slik sum vil ikke stoppe en seriøs leverandør som mener at noe er feil. Vurderer man KOFA-klage eller rettslige skritt er en tusenlapp en bagatell – det er knapt nok til å få en advokat til å spørre om du vil ha kaffe. Men hva med han som bare er nysgjerrig? Da sitter nok ikke pengene like løst.
Det er flott at Universitetet i Bergen tar opp denne problemstillingen. Den angår mange. Takk for det!
Innføringen av et slikt gebyr vil sannsynligvis redusere antall innsynskrav betraktelig. Dessuten vil gebyret kunne finansiere arbeidet som faktisk utføres, og kanskje til og med sette i gang en debatt som er vanskelig å få plass til i dagens kaotiske rettstilstand: hva er egentlig en forretningshemmelighet? Svarene er like mange som det finnes advokater, og slik kan vi ikke ha det. Det er det bare advokatene som tjener på. De og leverandøren som alltid ber om innsyn og som av og til får jackpot fordi han støter på en offentlig saksbehandler som ikke synes det er så viktig med forretningshemmeligheter.
Før 2009 var det vanskelig å få innsyn i tilbud. Etter 2009 ble det egentlig litt for lett. Er det på tide at pendelen svinger litt tilbake igjen?
Den som anskaffer, får se.
Først og fremst håper jeg inderlig at offentlige innkjøpere ikke opplever at å etterleve grunnleggende demokratiske prinsipper er en “uønsket” og “frustrerende” oppgave.
Videre er jeg helt sikker på at Sivilombudet (som endret navn til en kjønnsnøytral tittel 1. juli 2021) har jobbet mye med innsynsbehandling, og derfor innehar tilstrekkelig kompetanse og erfaring til å vite hvordan Offentleglova skal etterleves, selv i en liten kommune.
Ordlyden i dette innlegget oppleves ganske mistroisk til leverandørenes hensikter med innsynskrav. Det forekommer helt sikkert innsynskrav der det kan stilles spørsmål ved innsenderens motivasjon, men å legge til grunn at dette er noe som i stor grad misbrukes kan umulig forsvares.
Jeg har stor tillit til det offentlige Norge, i stor grad grunnet likebehandlingen, gjennomsiktigheten, forutberegneligheten og etterprøvbarheten som ligger til grunn for forvaltningen.
Det er dette demokratiet vårt bygger på, og jeg opplever at artikkelen ønsker å redusere grunnlovfestede rettigheter. Basert på argumentasjonsrekken og de påfølgende forslagene som fremmes i innlegget vil de negative konsekvensene for tilliten og samarbeidet mellom det private og det offentlige kunne være katastrofale.
Dersom Ole Henrik Fjeld ved firmaet Innkjøpskontoret AS representerer et syn som deles av offentlige innkjøpere i Norge har vi et betydelig større problem enn at offentlig ansatte må utføre sine plikter.
Det er ingen pendel som som skal svinge. Den skal henge i ro nøyaktig der den er.