Revisjonsråd: Sørg for god kompetanse og for at anskaffelsesreglene blir fulgt

Kommunen må sørge for at ansatte med innkjøpsfullmakt har god nok kompetanse. Dessuten må det sikres at alle anskaffelser over kr 100 000 blir gjennomført og dokumentert i samsvar med gjeldende regelverk. Disse anbefalingene fremgår av en revisjonsrapport for Drangedal kommune. I fem av ti undersøkte anskaffelser fant revisjonen regelbrudd.

Drangedal kommune ligger i Telemark-delen av Vestfold og Telemark fylke og har litt over 4 000 innbyggere.

Det er Vestfold og Telemark Revisjon IKS som har sjekket om kommunen har internkontroll som sikrer at anskaffelsesregelverket blir fulgt. I tillegg ble selve regeletterlevelsen kontrollert for åtte enkeltanskaffelser i bygg-, eiendom- og kommunalteknikk-sektoren, samt to enkeltanskaffelser gjort av avdelingen for samfunn og strategiutviklinger.

Kjennskap til anskaffelsesreglene

Blant funnene er, ifølge en spørreundersøkelse revisjonen gjorde, at et flertall av de ansatte med attestasjons- og/eller anvisningsmyndighet oppgir at de bare i noen grad, i liten grad eller i svært liten grad kjenner til hovedtrekkene i anskaffelsesregelverket. Også behov for opplæring på dette området ble etterlyst av et flertall i undersøkelsen, heter det i rapporten. Kommunen bør sørge for at relevant opplæring blir gitt til ansatte med attestasjons- og/eller anvisningsmyndighet, anbefaler revisjonen.

I liten grad risikovurderinger

Kommunen har dessuten i for liten grad gjennomført risikovurderinger av innkjøpsarbeidet. Selv om det er forskjellig omfang og kompleksitet i anskaffelsene i de ulike sektorene, mener revisjonen at alle sektorer regelmessig bør foreta en risikovurdering av sin innkjøpspraksis, alternativ at dette gjøres overordnet for hele kommunen.

Undersøkelsen av kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket indikerer at regler, maler, sjekklister m.m. ikke er godt nok kjent og/eller ikke blir fulgt.

Mangelfull dokumentasjon

Når det gjelder etterlevelse, fant revisjonen at av ti undersøkte anskaffelser var fem var i tråd med regelverket, mens det i de øvrige fem var større eller mindre brudd på anskaffelsesreglene. Flere av bruddene gjaldt mangelfull dokumentasjon på anskaffelsesprosessen.

Revisjonen tar til orde for at kommune bør sikre at alle anskaffelser over NOK 100 000 blir gjennomført og dokumentert i samsvar med gjeldende regelverk, heter det.

Et enstemmig kommunestyre bad tidligere i år kommunedirektøren om å gi en tilbakemelding i det første møtet i 2023 om oppfølgingen av anbefalingene.