Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS
Behovsdekning er alle former for ressurser som må settes inn, eller anskaffes for å gjennomføre aktiviteter innenfor virksomhetens handlingsplan, som igjen er avledet av virksomhetens strategi, for å nå lovpålagte eller vedtatte mål. Hva er det som går galt når behovsdekningen i en anskaffelse blir mangelfull eller i verste fall uteblir?
Det kan være manglende ressurser for å gjennomføre nødvendige aktiviteter som skal sikre behovsdekning. Manglende ressurser svekker oppdragsgivers gjennomføringsevne. En rekke anskaffelser iverksettes uten nødvendig planlegging og ikke minst uten tilstrekkelig oversikt over de ressursene som er nødvendige og risikoene som kan oppstå i anskaffelsesprosessen. Dersom tilstrekkelig ressurser ikke allokeres i hele anskaffelsesprosessen vil det være fare for at uønskede hendelser inntreffer. Hendelser som vil ha konsekvenser både for behovsdekningen og kanskje lede til rettslige konflikter. Anbud365 har skrevet om en rekke offentlige prosjekter innenfor IT-anskaffelser og bygg- og anlegg som har gått galt, enten ved at behovet ikke blir dekket, eller i form av store kostnadsoverskridelser. Store kostnadsoverskridelser kan også bli en konsekvens av mangelfull behovsdekning fordi oppdragsgiver må gjøre tilleggsbestillinger for å sikre, et kanskje i utgangspunktet, dårlig definert og mangelfullt verifisert behov.
Behovshierarkiet er alt for sjelden utgangspunktet for en anskaffelse. Mange tar utgangspunktet i et antatt behov og unnlater dermed å vurdere hva som er nødvendig, eller hva som bør dekkes. Faren for å bomme på det reelle behovet er stor. Dette kan være en av årsakene til at offentlig sektor bruker mellom 2-5 prosent av anskaffelsesandelen til kjøp som ikke dekker noen behov eller fører til forbedringer. Når behovet er diskutert og definert skal det gjennomføres en behovsverifikasjon. Behovsverifikasjonen skal gjøre nødvendige og viktige avsjekk mot virksomhetens mål, strategi, handlingsplan og tilgjengelige ressurser. Ressursene skal relateres til virksomhetens vedtatte budsjett. Når behovsverifikasjonen er gjennomført utarbeides et beslutningsdokument som gir grunnlaget for en kontraktstrategi. Kontraktstrategien skal gi måloppnåelse i den enkelte anskaffelsen – mål som oppdragsgiver må formulere og aktivt arbeide for skal realiseres gjennom strategien. Mål som også er med å gi måloppnåelse i oppdragsgivers virksomhetsstrategi.
Dokumentasjon viktigere enn noen gang
Innkjøperrollen bærer i stadig større grad preg av å bli en administrator for kunnskapsledelse, hvor det å skape, frembringe, systematisere, dele, bruke, gjenbruke og optimalisere kunnskaps- og informasjonsflyten i organisasjonen, blir en viktig og kritisk faktor for å gjøre det gode innkjøpet. Dermed blir arbeidet med dokumentasjon viktigere enn noen gang. Dokumentasjon av det verifiserte behovet, dokumentasjon av risikovurderingene og dokumentasjon av tilgjengelige ressurser. Det er ikke mangel på kloke hoder, men det er i mange tilfeller etablert prosesser, rutiner, prosedyrer med mangelfull dokumentasjon, eller helt uten dokumentasjon. Det kan føre til at feil gjentas fra tidligere anskaffelsesprosesser ved at kontinuerlige forbedringer i innkjøpsfunksjonen hindres, nettopp med årsak i mangelfull dokumentasjon. Når mange anskaffelser heller ikke evalueres kan det også skyldes mangelfull dokumentasjon.
Mangelfull bruk av standarder kan også føre til mangelfull behovsdekning og unødvendige rettslige konflikter. Ifølge Standard Norge sikrer bruk av standarder, i alle ledd i en anskaffelse, gode, effektive og transparente prosesser, som sikrer forutsigbarhet, like konkurransevilkår, balanse i avtaleforholdene, samt en forsvarlig kontraktsoppfølging. Standardene er et uttrykk for et minste felles multiplum og beste praksis. Bruk av standarder sikrer også en god relasjonskvalitet mellom oppdragsgiver og leverandør. Standard Norge presiserer at ved bruk av standarder kan virksomheter forsikre seg om at produksjon og prosesser foregår i henhold til kontinuerlig oppdaterte forskningsresultater, beste praksis og annen relevant kunnskap og erfaring.
Gjennom standardisering kan forskningsresultater gjøres tilgjengelig for så vel oppdragsgiver som leverandør, og kunnskapen blir delt blant mange på en meget effektiv og lite kostnadskrevende måte.
Kunnskapsproduksjon er ressurskrevende, spesielt for små virksomheter, og det er derfor både effektivt og forenklende å få tilgang til oppdatert kunnskap og beste praksis gjennom standarder. En godt forankret anskaffelsesfunksjon er basert på kunnskap, ferdigheter og beste praksis som kritiske suksessfaktorer. Derfor presiserer også Stortingsmelding 22, 2018-2019 Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser, behovet for standardisering som rammebetingelser for så vel effektivitet som profesjonalitet.
Rammeverk for digital samhandling
Det finnes om lag 3000 offentlige innkjøpere i Norge. Brorparten av disse tilhører små og mellomstore anskaffelsesfunksjoner med knapphet på ressurser. Når stortingsmelding 22 snakker om smartere innkjøp refereres det til å satse på kunnskap og ferdigheter gjennom standardisering, digitalisering og utvikling av beste praksis. Manglende kunnskap – og ferdighetsutvikling kan bidra både til mangelfull behovsdekning og unødvendige rettslige konflikter. Digitalisering er en viktig form for kunnskapsledelse og som i kombinasjon med standardisering vil gi svært gode effekter i anskaffelsesprosessen. Det kommer tydelig frem i Digitaliseringsdirektoratets, Digdir’s rammeverk for digitalisering i offentlig sektor. I følge Digdir er utgangspunktet for rammeverket at god samhandlingsevne er nødvendig for å nå virksomhetens mål. For å oppnå dette, er det viktig med god samhandlingsarkitektur som legger til rette for at virksomheter kan samhandle med og gjenbruke informasjon fra andre. Rammeverket for digital samhandling skal også bidra til at det offentlige fremstår mer enhetlig, og dermed mer gjenkjennelig mot leverandørmarkedet.
I digitaliseringen av offentlige tjenester må både fellesløsninger og data gjenbrukes i større grad enn i dag, dersom informasjonsflyten mellom etater skal bedres og gjøre det enklere å samhandle på tvers av virksomheter og sektorer. Gjenbruk er nok en gang en svært smart og ikke minst effektiv måte å håndtere offentlige anskaffelser på, enten det er snakk om gjenbruk av fellesløsninger, data, organisering av anskaffelsesfunksjonen, eller for å sikre bærekraftige anskaffelser. Rammeverket for digitalisering er et viktig verktøy for alle som jobber med digitalisering av offentlige tjenester. Spesielt for alle som jobber med ledelse, strategiutvikling, prosjekteiere, utviklere eller tilsvarende, slik offentlige oppdragsgivere og innkjøpere gjør i stor grad.
UiOs innkjøpsanalyse
I Stortingsmelding 22 (2018–2019) «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser», side 141 skrev DFØ, tidligere DIFI, som følger: «Universitetet i Oslo, UiO har jobbet med å forbedre sine anskaffelsesprosesser gjennom digitalisering i en årrekke. Med innføring av nytt rapportsystem hvor innkjøpsrapporter er tilgjengeliggjort for alle ansatte i tillegg til god risikostyring og systematisk arbeid med forbedringer, har UiO oppnådd betydelige resultater på å effektivisere hele anskaffelsesprosessen. UiO mener at endret atferd i organisasjonen har gitt kvantifiserbare besparelser på 182 millioner kroner i løpet av de siste seks årene, hvor 39 millioner er effektivisering i seksjon for innkjøp og 143 millioner i besparelser på bedre avtaler.» En viktig del av gevinstrealiseringen ved UiO skyldes den systematiske innkjøpsanalysen UiO har etablert og som har gitt avgjørende bidrag for en stadig bedre kontroll med den årlige innkjøpsporteføljen på 2,4 milliarder kroner. Innkjøpsanalysen har gjennom gjenbruk og tilgjengeliggjøring av data endret ansattes adferd i anskaffelsesprosessen til det bedre og ansporet til ytterligere effektivisering og kvalitetsstyring gjennom økt digitalisering.
Når det gjelder offentlige anskaffelser kan det bli skjebnesvangert å minimalisere ressursallokeringen og det kan bli både tid- og kostnadskrevende å bruke for lite tid i planleggingsfasen. Det kan i ytterste konsekvens føre til at anskaffelser hverken dekker nødvendige behov eller fører til viktige og forventede forbedringer.
Bli den første til å kommentere på "Behovsdekning er styrende for enhver anskaffelse"