Bedre begrunnelser – en mulig hjelp til å lette innsynsarbeidet

Anbud365: Bedre begrunnelser - en mulig hjelp til å lette innsynsarbeidetHenrik Bjørge, advokat/spesialrådgiver i NHO Service og Handel – medlem av kommentatorkorpset til Anbud365: Bedrifter må leve med at tilbudene kan bli offentlige, men formidlingen av kunnskapen om hva som er forretningshemmeligheter i de enkelte tilfeller må bli mer tilgjengelig.

Skriv ut artikkelen

Arbeidsbelastningen i forbindelse med innsynsbegjæringer øker. Kan det avhjelpe noe ved bedre begrunnelser, spør Henrik Bjørge, advokat/spesialrådgiver i NHO Service og Handel, oppdragsgivere tilbyr ikke alltid gode nok begrunnelser til at bedriftene opplever beslutningen som forståelig. Hjelp vil det også være om bedrifter opptrer mer konsekvent om hva som er berettiget hemmelighold. Tilsvarende må det offentlige leve med noe tidsbruk, uansett automatisering av en del av innholdet i tilbudsdokumenter.

Resultatene av Anbud365s questback-undersøkelse om arbeidsbelastningen og nytten av innsyns-instituttet er publisert i en serie artikler hos oss de siste par ukene. I den anledning inviterte vi vårt kommentatorkorps til å mene noe om det, eventuelt komme med konkrete forslag. Bjørge er en av dem.

Han peker i sin kommentar på at reell åpenhet ved offentlig innkjøp er grunnleggende i et demokrati. Over en fireårsperiode inngås kontrakter for ca 2 000 milliarder kroner. Praktisering av åpenhet vil alltid ha administrative kostnader.

Gå noen ekstra runder

– Innsynsretten er av grunnleggende verdi for å sikre at allmennheten selv kan få se hvilke dokumenter det offentlige baserer sine beslutninger på, fastslår Bjørge. Det handler om tillit til forvaltningen av felles ressurser, eventuelt motsatt: den samfunnsmessige kostnaden av mistillit. Samtidig er det en avveining for bedrifter om hvilken type bedriftsinformasjon man skal risikere ved å sende et tilbud til offentlige kunder. Mange konkurransegrunnlag krever også i overkant bedriftssensitiv informasjon uten at det strengt tatt er nødvendig for evaluering av tjenesten. Vurderingen av hva som er forretningshemmeligheter, er ofte en nødvendig tidstyv i arbeidet med innsyn. På en annen side kan problemet bli mindre omfattende om oppdragsgiver gikk noen ekstra runder med seg selv om hva som er nødvendig informasjon for å sammenligne tilbud.

Bjørges oppfatning er at bedrifter må leve med at tilbudene kan bli offentlige, men formidlingen av kunnskapen om hva som er forretningshemmeligheter i de enkelte tilfeller må bli mer tilgjengelig. Usikkerhet øker tidsbruk både for oppdragsgivere og bedrifter. Bedrifter kan hjelpe til ved å opptre mer konsekvent om hva som er berettiget hemmelighold i andres og eget tilbud. Tilsvarende må det offentlige leve med noe tidsbruk, uansett automatisering av en del av innholdet i tilbudsdokumenter.

Ikke gode nok begrunnelser?

– Et annet forhold som kan øke omfanget av tidsbruk, er at oppdragsgivere ikke tilbyr gode nok begrunnelser til at bedriftene opplever beslutningen som forståelig, konstaterer han. Møtes leverandører i tillegg med en viss arroganse i hele konkurranseprosessen og avspises med minimal begrunnelsesplikt – så er det bare ett alternativ igjen. Salderingen av den «gamle begrunnelsesplikten» i tidligere regelverk hvor man ved behov skulle begrunne den enkeltes tilbyders relative forskjeller med det vinnende tilbud, gjorde at mange leverandører droppet innsyn da de var tilfreds med håndteringen. De relative forskjellene er allerede utredet ved utvelgelsen av leverandøren, så den tidsbruken som man bruker for å formidle dette til de bedriftene som spør, trenger ikke å være omfattende.  I tillegg er det i dag en protokollføring på det stadiet da tilbyder er valgt – som er så intetsigende – at det er nærmest verdiløst å bare etterspørre denne.

På leverandørsiden bør tilbudet påtegnes tydelig der hvor det er sensitiv informasjon som skal unntas, mener Bjørge og legger til at tilsvarende bør man ha respekt for at forespørsler skal følges opp av andre og at den derfor er tilpasset det reelle behovet.

1 kommentar på "Bedre begrunnelser – en mulig hjelp til å lette innsynsarbeidet"

  1. Jon Einar Aandal | 2. mars 2018 på 10:59 | Svar

    Gode refleksjoner. Det er en kjent sannhet at tidene vi er inne i har gitt flere krav om innsyn av flere grunner. Det kan som det er nevnt være mangelfulle tilbakemeldinger på evaluering og tildeling, men det skyldes også ofte at leverandørene i større grad nå er mer interessert i å se sine konkurrenter i kortene av flere grunner. Jeg ville foreslå at det for fremtiden vil være et pålegg at leverandører som ønsker ytterligere innsyn må betale et beløp for nettopp dette. Da det er svært ressurskrevende og også tidkrevende for den som får innsynsbegjæringen. Og tid er vel noe de fleste av oss i mange tilfeller er i mangel av.

Legg inn kommentar

Epostadressen din vil ikke vises.


*